白蟻防治工程檔案管理初探

【摘 ?要】 隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展、人民對美好生活的向往，新建、改建、擴(kuò)建、裝飾裝修的房屋施工面積日益增大，白蟻防治工程任務(wù)日趨繁重。加強(qiáng)白蟻防治工程檔案管理，保證城市房屋安全。本文主要對白蟻防治工程檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，找出其問題出現(xiàn)的原因，提出有針對性的解決措施。

【關(guān)鍵詞】防治工程;檔案管理;問題分析

1.前言

目前，隨著城市化進(jìn)程的加快，白蟻防治工作的重點(diǎn)已由老舊小區(qū)的蟻害滅治轉(zhuǎn)向工程防治上來。隨之而來的白蟻預(yù)防工程檔案也就日益增多，預(yù)防工程檔案對工程竣工后的白蟻綜合治理就顯得尤為重要。就拿南通市白蟻防治中心來講，2020年就辦理新建房屋白蟻預(yù)防公共服務(wù)受理單188份，涉及新建房屋1794幢，白蟻預(yù)防面積共計(jì)990.45萬平方米，完成竣工房屋白蟻預(yù)防工程面積801萬余平方米，需要?dú)w檔立卷的預(yù)防工程項(xiàng)目40余項(xiàng)。

2.白蟻防治工程檔案管理存在問題分析

2.1檔案管理意識(shí)十分淡薄。

在當(dāng)前的白蟻防治工程中，管理部門比較注重防治施工實(shí)體，輕視防治工程軟件資料;比較注重防治用藥的管理，忽視了對防治施工資料的歸檔管理。認(rèn)為只要對工程項(xiàng)目進(jìn)行了預(yù)防，并出具了白蟻防治合格證明就算完工，并不注重防治的設(shè)計(jì)方案、施工合同、用藥、回訪、驗(yàn)收記錄等工程檔案資料的齊全與否，忘記了防治工程檔案是確保白蟻防治期限不低于15年的重要依據(jù)，是白蟻防治事業(yè)發(fā)展的潛在生命力。

2.2對檔案工作缺乏正確認(rèn)識(shí)。

白蟻防治工程檔案管理不是一項(xiàng)孤立的工作，也不是檔案管理員一個(gè)人的事情，是整個(gè)單位管理的一個(gè)重要組成部分。白蟻防治工程檔案的收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確，資料是否齊全、真實(shí)，圖樣是否清晰、整潔，主要在于整個(gè)單位的工作人員對檔案工作的重視程度和認(rèn)識(shí)是否到位。如果中心各業(yè)務(wù)科室在防治合同簽訂、施工方案設(shè)計(jì)及藥物使用等環(huán)節(jié)時(shí)，不夠注意檔案規(guī)范要求，在防治任務(wù)完成后不及時(shí)將相應(yīng)資料歸檔，勢必會(huì)造成后期回訪難度增大，檔案組卷不完整、不規(guī)范。

2.3防治工程檔案歸檔制度不夠完善。

有的防治單位在制定內(nèi)部管理規(guī)章制度時(shí)，并未把預(yù)防工程檔案資料歸檔列入其中，使得一些防治工程項(xiàng)目驗(yàn)收后檔案管理員未及時(shí)參與;工程科在驗(yàn)收合格后，沒有專人負(fù)責(zé)，也不及時(shí)將工程圖紙、設(shè)計(jì)方案、用藥記錄等交給檔案部門。因?yàn)檎麄€(gè)檔案管理制度不健全，特別是歸檔制度不明確到科室、到專人的話，就會(huì)使整個(gè)施工過程資料散落各業(yè)務(wù)科室，造成歸檔資料不齊全、歸檔不及時(shí)，工程資料管理混亂。

2.4防治工程項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行不力。

有的單位雖然制定了一系列白蟻防治工程檔案管理制度，但流于形式，執(zhí)行不力。往往業(yè)務(wù)部門忙于業(yè)務(wù)工作，無視檔案管理制度的存在，也不關(guān)注自己部門產(chǎn)生的檔案資料，有的對工程圖紙亂圖亂劃，有的應(yīng)屬于歸檔資料就隨處亂放，也不及時(shí)交給檔案管理員。有的檔案管理員崗位責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為業(yè)務(wù)部門歸檔多少資料，就立卷多少，能少立卷就少立卷。容易出現(xiàn)制度“掛在墻上”、“寫在紙上”，落實(shí)不到行動(dòng)上。

2.5防治檔案管理流程未閉環(huán)

檔案管理是一個(gè)部門是否能夠整體協(xié)調(diào)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的流程管理的體現(xiàn)。在白蟻防治工程檔案管理流程中，往往會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門、施工部門、質(zhì)檢部門和檔案部門之間配合不緊密，歸檔過程脫節(jié)。如業(yè)務(wù)部門只管接收防治任務(wù)清單，對已簽訂的防治合同、設(shè)計(jì)方案等資料不能及時(shí)完整的整理好交給工程部門;工程部門只注重施工，對在防治施工產(chǎn)生的工程圖紙、用藥記錄等資料不能及時(shí)整理交給質(zhì)檢部門;質(zhì)檢部門只注重質(zhì)量管理，對那些現(xiàn)場檢查驗(yàn)收的資料不能及時(shí)整理交給檔案管理部門。

3.加強(qiáng)白蟻防治工程檔案管理的對策措施

3.1增強(qiáng)白蟻防治檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知度和重視度決定了一個(gè)單位檔案管理水平。隨著新建建筑物的增加，新技術(shù)、新材料、新裝備的運(yùn)用，使得白蟻防治工程項(xiàng)目日趨繁重復(fù)雜，工程檔案管理難度不斷加大。新形勢新任務(wù)就要求我們領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理，在人員配備、資金投入、設(shè)備保障等方面予以支持，列入單位工作議事日程。

3.2完善白蟻防治檔案管理制度

要結(jié)合《城市房屋白蟻防治管理規(guī)定》（建設(shè)部令第72號(hào)）和《江蘇省實(shí)施城市房屋白蟻防治管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》（蘇建房（2000）466號(hào)）對防治檔案管理要求和工作實(shí)際，建立健全各項(xiàng)工程防治檔案管理制度，并明確工程檔案歸檔范圍、要求、時(shí)間和職責(zé)。在明確各自工作職責(zé)后，要將存檔任務(wù)分解到各個(gè)業(yè)務(wù)科室和具體人員的日常工作中，并將歸檔的內(nèi)容、資料等制度化。業(yè)務(wù)科室要做到簽訂工程防治合同時(shí)與工程資料歸檔責(zé)任書一同簽訂，質(zhì)檢科出具竣工驗(yàn)收證明與竣工檔案移交同步實(shí)施。

3.3嚴(yán)格白蟻防治檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

檔案的質(zhì)量決定了檔案的歷史價(jià)值和利用價(jià)值，在檔案工作中起到了至關(guān)重要的作用。因此我們一定要嚴(yán)格檔案質(zhì)量。堅(jiān)持只要是檔案管理制度規(guī)定了的，與白蟻防治工程相關(guān)的所有資料都要?dú)w檔，做到：工程文件的內(nèi)容必須符合國家有關(guān)白蟻防治工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程;工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合;工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備;工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

3.4加強(qiáng)白蟻防治檔案流程閉環(huán)管理

嚴(yán)格檔案管理流程，按照白蟻防治業(yè)務(wù)規(guī)范要求，對每個(gè)業(yè)務(wù)科室和防治工程的每個(gè)環(huán)節(jié)歸檔內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)予以明確。在受理白蟻防治工程項(xiàng)目時(shí)，檔案部門應(yīng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)科室協(xié)商，把防治工程歸檔工作列入至其中;防治施工部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同施工，收集過程資料，對發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行及時(shí)處理，做到工程施工過程的紙質(zhì)資料、電子資料與施工現(xiàn)場信息真實(shí)一致，保證歸檔資料的真實(shí)性和有效性;質(zhì)檢部門在進(jìn)行竣工驗(yàn)收時(shí)要嚴(yán)格歸檔時(shí)限，及時(shí)對工程資料進(jìn)行審核整理，做到一工程一卷宗，無未了事項(xiàng)，確保工程資料的完整性;檔案管理部門在接收歸檔資料時(shí)應(yīng)逐一進(jìn)行核對，確保卷宗內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

結(jié)束語

總之，白蟻防治工程檔案管理是對白蟻防治過程的真實(shí)記錄，是日后回訪和復(fù)查的重要依據(jù)。所以，我們在白蟻防治工程管理過程中，一定要嚴(yán)格落實(shí)各環(huán)節(jié)的檔案管理，建立完善相應(yīng)檔案管理制度，加大資金投入，以保證檔案工作的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

作者簡介：

張麗梅，1969.9，女，籍貫：江蘇南通，漢族，職稱：館員，學(xué)歷：大學(xué)，從事專業(yè)：檔案管理。