事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探析

吳凡媛

【摘 要】當(dāng)前社會發(fā)展變化很快，信息化和數(shù)字化在事業(yè)單位的工作中成為常態(tài)，便于檔案管理工作管理效率的提高，促進檔案管理工作流程的優(yōu)化。但目前視野單位的檔案管理中還存在許多問題，需要探索有效的對策加以干預(yù)。本文以事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理為切入點，加以分析，提高有效的對策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，數(shù)字化已成為事業(yè)單位檔案管理的重要方向。但是由于時代的迅速革新，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀并不樂觀，存在諸多亟需解決的問題，制約著事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的進一步發(fā)展。因此，為了更好的促進事業(yè)單位檔案管理的順利進行，需要對其現(xiàn)狀進行深入的分析，提出針對性的解決對策，將數(shù)字化的最大效果發(fā)揮出來。

1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)低

當(dāng)前在事業(yè)單位的檔案管理工作中，一些管理人員是非專業(yè)出身，素質(zhì)不高，對于相關(guān)的法律法律不是十分了解，不僅降低檔案管理的效率。此外一些檔案管理單位根本沒有管理檔案的專門人員，對檔案管理的重要性不是很重視。一些檔案管理部門工作人員在進行交接時不明確，而且人員調(diào)動頻發(fā)，導(dǎo)致檔案的保密性存在問題，且容易出現(xiàn)丟失的情況。

1.2檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前科技發(fā)展十分迅速，在工作中和生活中科技的應(yīng)用已十分普遍，但是我國大多數(shù)事業(yè)單位在實際工作中仍無法適應(yīng)時代的需求，大多數(shù)仍采用傳統(tǒng)的工作方法，因此在工作中效果不高[1]。這主要是因為很多基層領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，檔案室的環(huán)境和條件十分差，缺乏必要的保護措施，導(dǎo)致很多年代久遠的檔案字跡模糊，發(fā)霉變質(zhì)。此外一些工作人員在收集檔案資料仍然靠人工手段查閱錄入，使工作的繁瑣性大大增加。

1.3檔案管理制度不規(guī)范

當(dāng)前我國的大多數(shù)基層檔案管理人員素質(zhì)低、態(tài)度散漫、工作混亂、效率低，而主要是原因是缺乏規(guī)范合理的管理制度。如果管理制度不健全，就無法在檔案管理工作中明確各種程序和職責(zé)范圍，導(dǎo)致互相推諉，甚至出現(xiàn)檔案泄密丟失等問題，一些管理人員可能為自身牟利，對當(dāng)前隨意篡改，損害檔案的真實性和有效性，加大后續(xù)的工作難度。

2事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的應(yīng)對措施

2.1合理增加檔案管理預(yù)算

與傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式相比，數(shù)字化管理可能需要更高的經(jīng)濟預(yù)算。因此為了有效的解決其中存在的問題，需要適當(dāng)?shù)脑黾宇A(yù)算。相關(guān)的預(yù)算人員在編制在整體預(yù)算時，需要嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)章制度，提高資金的投入力度，將其應(yīng)用于數(shù)字化技術(shù)的開發(fā)上，配備先進的設(shè)備。此外相關(guān)的預(yù)算人員應(yīng)該結(jié)合實際的財務(wù)情況及時調(diào)節(jié)數(shù)字化檔案管理狀況，不但可提高預(yù)算管理力度，還可以做到有法可依，提高整體管理質(zhì)量高。

2.2強化管理人員的素質(zhì)和水平

事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)高低直接影響檔案管理的質(zhì)量，因此需要切實的做好檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強其專業(yè)技能的培訓(xùn)，建設(shè)一支高質(zhì)量的數(shù)字化管理隊伍。為了促進管理工作數(shù)字化的發(fā)展，充分發(fā)揮出管理系統(tǒng)的特征和優(yōu)勢，需要緊跟時代發(fā)展的步伐，增強工作人員信息技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)力度，在日常的工作中，重視自身信息技術(shù)操作能力的提高，培養(yǎng)出高精尖的檔案管理人才。

2.3構(gòu)建完善的管理制度

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)和實現(xiàn)，需要相應(yīng)的制度來支撐。在實際的工作過程中，這種管理制度將會使檔案管理形成一種成熟化的運行機制[1]。在開展檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合單位的實際情況，促進檔案管理制度的完善。由于管理工作類型的不同，因此相應(yīng)的管理制度應(yīng)當(dāng)側(cè)重點也不同，把握管理工作的特征和差異，根據(jù)相關(guān)要求構(gòu)建相關(guān)的規(guī)范。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于檔案類型眾多，而且資料數(shù)量巨大，在加上工作人員工作水平高低不一，因此進行相關(guān)制度建設(shè)，需要將檔案提交的合理性和規(guī)范性作為首要的標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的檔案資料格式樣式，提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

2.4完善檔案管理保密制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多檔案資料都屬于需要嚴(yán)格保密的文件，因此對于檔案的保密性有很高的的要求。如果沒有適當(dāng)?shù)谋Ｃ苤贫葘?dǎo)致檔案信息泄露，被不法分子加以利用，可能造成巨大的損失，甚至給人民的生命財產(chǎn)造成危害。因此需要重視保密制度的建立和完善，根據(jù)檔案類型的不同，進行保密級別劃分，同時建立與之相對的管理和使用權(quán)限，確保相關(guān)資料的安全。同時重視對相關(guān)工作人員的保密教育，使其提高保密意識，注意拒絕無關(guān)人士對相關(guān)資料的咨詢，定期對檔案管理辦公設(shè)備進行檢查和維護，及時將存在的安全隱患排除，確保檔案資料的安全[3]。

2.5擴展開發(fā)利用范圍

當(dāng)前通過信息的應(yīng)用，可以在網(wǎng)絡(luò)媒介的幫助上，盡快實現(xiàn)檔案資料的信息化，完善我國檔案公眾信息網(wǎng)，進而使檔案管理的開發(fā)利用范圍可以進一步擴展，加快與外部信息之間的交流，提高檔案信息的傳播深度以及傳播力度。當(dāng)前我國正在推動建設(shè)檔案局域網(wǎng)，這可以促進檔案管理信息化進程，同時這也是我國檔案編研工作的終極目標(biāo)。當(dāng)前我國在檔案管理范圍的開發(fā)應(yīng)用應(yīng)用中已經(jīng)取得了一定的程度，如《清會典》已經(jīng)實現(xiàn)了全文數(shù)字化，這可以為廣大人民群眾查閱提供變比，為其提供豐富的文化知識盛宴[4]。此外通過遠程網(wǎng)絡(luò)促進檔案編研工作的開展，將相關(guān)的檔案資料與網(wǎng)絡(luò)傳播結(jié)合，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息傳輸效果值得飛躍。

綜上所述，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理需要提高認(rèn)識，增強對其相關(guān)工作的重視，并且提高管理工作的水準(zhǔn)，將檔案的價值可以充分的發(fā)揮出來。但是由于諸多因素的影響，我國目前的實際管理工作仍存在諸多問題，需要對其進行深入的分析研究，以便提出有效的解決對策，提供檔案管理效果，為百姓進行更好的服務(wù)。

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