淺析房產(chǎn)交易檔案管理

王向東

摘要：本文主要對房產(chǎn)交易檔案管理進行解析，結(jié)合其管理情況提出了加強檔案管理信息化建設(shè)、提高管理人員的管理意識等建議，希望可以提高房產(chǎn)交易檔案管理質(zhì)量和水平，促進相關(guān)工作的進行。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)交易檔案管理;管理意識;信息化建設(shè)

房產(chǎn)交易檔案的管理是房產(chǎn)最終歸屬的主要依據(jù)，可以有效解決相關(guān)人員在房產(chǎn)歸屬上的糾紛，可以有效減少社會矛盾。所以，需要相關(guān)部門和房產(chǎn)交易檔案管理人員以法律為前提進行合理管理，避免在管理工作中出現(xiàn)失誤。

1.提高管理人員的管理意識

現(xiàn)階段，我國部分房產(chǎn)交易檔案管理的管理人員對其管理的認識不夠，不重視對房產(chǎn)交易檔案的管理，使相關(guān)房產(chǎn)在交易后的工作流暢度受到影響。對此，需要提高房產(chǎn)交易檔案管理人員的管理意識。首先，需要使其認識到房產(chǎn)交易檔案管理的重要性，樹立依法管理的觀念。我國在房產(chǎn)交易檔案管理上的法律政策有很多，例如，《中華人民共和國檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等都涉及到其交易檔案管理的要求。管理人員需要用法律作為管理依據(jù)，不斷加強自身的管理意識，保證在房產(chǎn)交易檔案的管理工作中不會出現(xiàn)問題。

其次，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對于房產(chǎn)交易檔案的管理需要認真，具有強烈的責(zé)任心，認識到如果管理不妥當(dāng)會造成的一系列麻煩，從而規(guī)范管理行為，保證房產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟效益，在一定程度上合理的房產(chǎn)交易檔案管理也會提升其自身企業(yè)在社會上的口碑。最后，房產(chǎn)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也要加強對房產(chǎn)交易檔案管理人員的管理，定期進行考查，制定相關(guān)的考核體系，引起管理人員的注意，進而使其重視房產(chǎn)交易檔案的管理工作。例如，企業(yè)可以針對管理人員的日常表現(xiàn)有針對性地制定房產(chǎn)交易檔案管理準則，如果管理人員的管理行為沒有按照準則進行，給予適當(dāng)?shù)奶幜P。

2.加強檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前社會快節(jié)奏的發(fā)展對房產(chǎn)交易檔案管理提出了更高的要求，房產(chǎn)交易檔案管理應(yīng)該充分利用當(dāng)前的信息技術(shù)，加強其信息化建設(shè)，實現(xiàn)房產(chǎn)交易檔案的數(shù)字化管理。聘用信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)的人才，構(gòu)建房產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的房產(chǎn)交易檔案管理平臺，每次進行交易之后都可以將相關(guān)信息及時地錄入到平臺上，讓管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行管理，提高管理的效率和水平，減少傳統(tǒng)管理形式中出現(xiàn)的不必要的麻煩，使其管理可以與時俱進，更加符合社會發(fā)展的需求。同時，在這個環(huán)節(jié)中需要重視培養(yǎng)管理人員的計算機水平，保證其可以正確使用計算機熟練進行相關(guān)操作[1]。

除此之外，加強房產(chǎn)交易檔案信息化建設(shè)時需要注意保證信息的網(wǎng)絡(luò)安全，防止信息外泄。一方面，做好網(wǎng)絡(luò)平臺的安全建設(shè)，積極學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，及時對相關(guān)殺毒軟件和防火墻進行更新，定期檢查相關(guān)設(shè)備的運行情況，做好預(yù)防措施。另一方面，對重要房產(chǎn)交易檔案進行加密并且在電腦上設(shè)置權(quán)限，非管理人員不可以進行查看和操作，密碼只流傳在管理人員內(nèi)部，防止信息丟失。通過線上線下的聯(lián)合防護，保證其在信息化建設(shè)中的安全性，推動房產(chǎn)交易檔案管理早日實現(xiàn)全面數(shù)字化。

3.優(yōu)化創(chuàng)新管理方式

房產(chǎn)交易管理方式目前還比較落后，管理手段科學(xué)性有待提升，需要進行具體的優(yōu)化調(diào)整。首先，需要建立健全統(tǒng)一的管理標(biāo)準，加強管理人員內(nèi)部的協(xié)作能力。房產(chǎn)企業(yè)可以將管理人員按具體的區(qū)域或者交易特點劃分小組，并根據(jù)實際情況統(tǒng)一管理標(biāo)準。增強管理人員內(nèi)部的良性競爭，使其可以在競爭中得到發(fā)展，提升房產(chǎn)交易檔案的管理水平。管理人員自身也應(yīng)該注意結(jié)合社會現(xiàn)狀和企業(yè)情況來調(diào)整管理方式，做到有效管理。

其次，增強與國內(nèi)外行業(yè)間的交流，在不涉及到具體檔案信息的前提下，交流彼此的管理方式和管理理念，對先進的方式適當(dāng)?shù)剡M行引進。其中需要注意在引用借鑒的基礎(chǔ)上進行適合自身管理工作進行的調(diào)整、創(chuàng)新，不可以完全照搬，切實做好房產(chǎn)交易檔案管理工作。最后，房產(chǎn)交易檔案管理方式的創(chuàng)新需要多方面的配合，需要管理人員對內(nèi)、對外都保持良好的溝通。例如，在管理方式發(fā)生改變之前通過電話等途徑及時和相關(guān)人員進行溝通，在其理解的基礎(chǔ)上進行改變，防止由于房產(chǎn)交易檔案管理信息不同步造成后續(xù)不必要的糾紛，促進相關(guān)工作的順利開展。

4.完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前，部分房產(chǎn)企業(yè)過于重視具體的運營環(huán)節(jié)，在經(jīng)營過程中往往由于過于重視實際售賣等直接涉及到企業(yè)經(jīng)濟效益的環(huán)節(jié)，而忽視交易檔案的管理，從而導(dǎo)致檔案室的建設(shè)不完善，缺少人力、物力等相關(guān)資源的支持，沒有足夠的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，不利于房產(chǎn)交易檔案管理。對此，需要企業(yè)加強檔案室的建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施。首先，加大對檔案室建設(shè)的資金投入，保證其在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的環(huán)節(jié)有足夠的資金作為保障。定期對相關(guān)設(shè)備進行調(diào)換，尤其是全面發(fā)展數(shù)字化房產(chǎn)交易檔案管理的企業(yè)更需要將電子設(shè)備及時進行更新?lián)Q代[2]。

其次，結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況調(diào)整檔案室的面積。檔案室內(nèi)部需要做好防火、防潮、防光，其在建設(shè)過程中盡量避免使用木質(zhì)的建筑材料并增加厚窗簾進行防光，保證門、窗和檔案柜的材料都是鐵質(zhì)的。相關(guān)企業(yè)要針對其檔案室的現(xiàn)狀結(jié)合規(guī)范檔案室建設(shè)標(biāo)準進行調(diào)整。最后，房產(chǎn)交易檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不局限于具體的檔案室內(nèi)部，還涉及到房產(chǎn)企業(yè)運營的各個部門。所以，需要對企業(yè)內(nèi)部的整體基礎(chǔ)設(shè)施都進行完善，促進房產(chǎn)企業(yè)的整體發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，在房產(chǎn)交易量不斷上升的新時期背景下，需要通過各種方式做好房產(chǎn)交易檔案的管理工作。相關(guān)部門需要規(guī)范管理行為，充分結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)將其在原有的管理手段上進行調(diào)整，提高房產(chǎn)交易檔案管理的質(zhì)量，與時俱進地推動社會整體發(fā)展。

參考文獻：

[1]王軍.房產(chǎn)交易檔案管理與新時期電子信息技術(shù)結(jié)合研究[J].中國住宅設(shè)施，2018（12）：54-55.

[2]紀明鴻.從不動產(chǎn)統(tǒng)一登記到房產(chǎn)檔案歸屬問題引發(fā)的思考——以太原市為例[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2018（12）：20-21.