檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

畢彩妍

【摘? 要】伴隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)成為了一種具有一定實(shí)踐價值的技術(shù)應(yīng)用，在各個行業(yè)之中都有著合理地應(yīng)用，并取得了不錯的效果。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，也可以采取這一技術(shù)的應(yīng)用，以此實(shí)現(xiàn)整體工作過程的信息化管理，本文便從這一角度對現(xiàn)階段檔案整理信息化管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并指出了一定的解決方法。

【關(guān)鍵詞】檔案整理;信息化管理;信息技術(shù)

引言

檔案管理是現(xiàn)階段審計的重要工作之一，這即使關(guān)系到審計過去數(shù)據(jù)、信息的保存，也關(guān)系到了審計未來的發(fā)展和進(jìn)步，所以為了進(jìn)一步提升工作效率，開始將信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)整體的檔案管理工作中，并具備了一定的規(guī)模。但這仍舊不能掩飾這一工作中存在的問題，如果對此缺乏注意，勢必會影響整體的檔案管理工作。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中信息化管理所存在的問題

（一）信息化安全問題

傳統(tǒng)審計檔案管理工作的核心都是為了在有需要的時候可以迅速地幫助審計找到所需要的檔案信息，使其可以幫助審計進(jìn)行決策，最終體現(xiàn)出檔案的價值，而這些都需要建立在一個重要的前提上，那就是需要確保審計檔案信息的安全，確保其不會出現(xiàn)丟失、遺失、破損的問題。而伴隨著檔案信息化管理的開展，這些安全問題也開始有了新的變化。

首先，現(xiàn)階段得的信息化檔案管理工作中，很多的檔案信息都以圖片、視頻、電子信息的形式進(jìn)行保存，通過一系列的安全手段來保證信息的安全。這些保密手段在具體的工作中確實(shí)可以起到一定的作用，但這并不意味著這些手段是萬無一失的，正因?yàn)槠渥陨淼目萍夹院捅憬菪裕瑢?dǎo)致了很多時候一些不法分子將會通過科技手段對檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，無形之中增加了檔案管理的風(fēng)險，同時這一部分的安全問題也是整體信息化管理中存在的重要問題，直接關(guān)系到了整體工作的成功與否。

其次，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程之中，所應(yīng)用的到的設(shè)備都是高新技術(shù)設(shè)備，這些設(shè)備本身就具有一定的脆弱性，一旦監(jiān)管不嚴(yán)，就很有可能導(dǎo)致設(shè)備損毀、資料損毀等問題的發(fā)展，最終影響整體工作的開展和進(jìn)步。

（二）信息化檔案管理人員意識問題

盡管在現(xiàn)階段的審計信息化檔案管理工作中發(fā)揮具體工作能力的是各類信息化設(shè)備和信息化技術(shù)，但也需要重視管理員在這一類工作中的主導(dǎo)作用，充分意識到人員意識對于整體信息化檔案管理工作的意義。但在現(xiàn)階段的信息化檔案工作中，卻出現(xiàn)了一系列的人員意識問題，這些問題在一定的角度上影響著具體的工作開展。

首先，部分檔案管理人員的技術(shù)更新意識不強(qiáng)。這一部分主要體現(xiàn)在部分從傳統(tǒng)檔案管理中轉(zhuǎn)換到信息化檔案管理中的工作人員身上，因?yàn)槠湟呀?jīng)通過傳統(tǒng)的檔案管理模式工作了多年，其思想已經(jīng)固化，很有可能出現(xiàn)不愿接觸新技術(shù)、不愿應(yīng)用新技術(shù)的問題，這就會導(dǎo)致整體信息化檔案管理工作的發(fā)展困難，最終制約整體行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

其次，部分檔案管理人員的創(chuàng)新意識也存在問題。信息化檔案管理并不是一蹴而就的，是需要通過一次次的更迭來不斷進(jìn)行自身完善的，最終依托于合理地信息化改造來為審計創(chuàng)造更多的利益。與此同時，針對于已經(jīng)應(yīng)用了這一技術(shù)的審計，也需要其內(nèi)部的檔案管理工作人員從實(shí)際出發(fā)，不斷對所應(yīng)用的技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行分析提出具有實(shí)踐價值的建議，促進(jìn)整體系統(tǒng)的創(chuàng)新。但部分的檔案管理人員卻出現(xiàn)了這一意識缺失的問題，這就使得信息化檔案管理工作無法從實(shí)踐出發(fā)進(jìn)行自身的完善和進(jìn)步，最終導(dǎo)致整體工作出現(xiàn)了發(fā)展困難的問題。

二、現(xiàn)階段檔案信息化管理中存在問題的解決措施

（一）完善信息技術(shù)，提升安全質(zhì)量

針對于現(xiàn)階段檔案信息化管理中存在的安全問題，最為有效的方法就是從實(shí)際出發(fā)，將所遇到的問題進(jìn)行總結(jié)，并通過發(fā)達(dá)的信息技術(shù)來進(jìn)行改變，這一部分的解決方法主要有兩種，一種是從硬件的角度出發(fā)，進(jìn)行設(shè)備的安全保障，另一種是從軟件的角度出發(fā)，將可能發(fā)生問題的安全隱患進(jìn)行排除。

首先，需要審計從自身實(shí)際出發(fā)，選擇符合自身使用條件的設(shè)備。針對于信息化檔案管理工作環(huán)境的特殊性，可以在搭建相關(guān)電子設(shè)備的時候應(yīng)用防護(hù)等級更高的安全設(shè)備，如防干擾插頭、防干擾顯示器等等，通過這些設(shè)備的應(yīng)用可以極大地提升整體檔案信息化管理的硬件水平，確保其本身出現(xiàn)安全問題的幾率下降。

其次，可以借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打造合理的安全系統(tǒng)。盡管檔案信息化管理系統(tǒng)存在著被攻擊、竊取的風(fēng)險，但作為檔案所有者的審計檔案管理人員并非束手無策，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對其內(nèi)部所有的電子檔案進(jìn)行追蹤，一旦發(fā)生問題就可以迅速完成追責(zé)，最大程度的減少審計的損失，從而提升整體工作的安全程度。

（二）強(qiáng)化人員意識，優(yōu)化人員技能

針對于現(xiàn)階段審計檔案信息化管理中的人員意識問題，最為有效的結(jié)局方法就是從人員本身出發(fā)，對其綜合素養(yǎng)、工作意識、技術(shù)能力進(jìn)行全方位的培養(yǎng)，同時依托于審計的力量，打造出符合審計發(fā)展需求的專業(yè)型檔案管理人才。

首先，需要審計發(fā)揮自身作用，定期開展具有實(shí)踐意義的培訓(xùn)活動，一方面對檔案管理人員的工作意識、安全意識、創(chuàng)新意識進(jìn)行培養(yǎng)，使其明確進(jìn)行檔案信息化管理的意義，從而更為認(rèn)真的投入到具體的工作中。這一具體的培訓(xùn)活動形式有很多，較為常見的包括了培訓(xùn)班、培訓(xùn)大會、座談會等等，審計也可以從自身出發(fā)，對其進(jìn)行合理地個性化發(fā)展。

其次，需要審計定期對檔案信息化管理工作人員進(jìn)行考核。對于已經(jīng)具有了工作意識、創(chuàng)新意識的檔案管理人員而言，需要保證其個人能力的始終如一，這也就代表了審計要發(fā)揮自身的監(jiān)督促進(jìn)作為，定期對員工進(jìn)行工作意識的考核，并將成績與其工作內(nèi)容進(jìn)行聯(lián)系，確保員工正視此類考核，最終提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段的審計檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)已經(jīng)成為了一種時代必然，值得就此展開思考，而在一些已經(jīng)應(yīng)用了這一技術(shù)的審計中，需要正視檔案信息化管理中存在的問題，并根據(jù)具體問題的不同采取不同的解決措施，確保最終整體工作的進(jìn)步，以此為審計的發(fā)展保駕護(hù)航。

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