新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

梁志芬

◆摘? 要：事業(yè)單位的檔案管理工作對于優(yōu)化事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)而言，具有十分重要的推動作用。在新形勢下，為了進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，務(wù)必要確保檔案管理工作順應(yīng)時代潮流，實現(xiàn)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化配置，促進(jìn)檔案管理朝著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，這樣能夠提高檔案管理工作效率?；诖?，本文主要針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式展開討論，旨在能夠為相關(guān)工作人員和研究人員的實際工作提供一些新的思路和想法。

◆關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;創(chuàng)新;事業(yè)單位

在新形勢下事業(yè)單位發(fā)展過程中，其檔案管理工作占據(jù)了極其重要的地位，但是當(dāng)前事業(yè)單位深受傳統(tǒng)的檔案管理理念與檔案管理模式的影響，這在很大程度上造成了現(xiàn)有的檔案管理模式不能及時更新，也無法適應(yīng)當(dāng)前的各項工作要求和標(biāo)準(zhǔn)。在這樣的大環(huán)境之中，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究對于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展而言就十分有必要了。

1事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式存在的問題

1.1檔案管理的地位和作用受限

事業(yè)單位的檔案記載著其改革發(fā)展的全部過程，因此相關(guān)檔案管理工作人員務(wù)必要投入更多的時間和精力，將其進(jìn)行妥善保管，確保后期查閱、便捷。當(dāng)前許多事業(yè)單位并沒有真正地意識到檔案管理工作的地位和作用，也沒有意識到其存在的有效價值，甚至可能在實際管理工作中忽視了檔案管理這個環(huán)節(jié)。比如，在事業(yè)單位的實際工作開展過程中，即使做了部分工作，但是沒有將其詳盡地記錄下來，從而使得檔案管理工作失去了其本質(zhì)意義;與此同時，由于沒有充分地將檔案管理工作放在事業(yè)單位管理的重要位置，因此在實際工作開展過程中也沒有及時進(jìn)行相關(guān)檔案處理，其信息處理也比較雜亂，數(shù)據(jù)信息不全，真實性有待考證現(xiàn)象層出不窮，而需要調(diào)取檔案的時候，又不能夠及時準(zhǔn)確地查找到，進(jìn)而影響到事業(yè)單位的部分決策，同時也會影響其工作效率和工作質(zhì)量，不利于事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

1.2檔案收集、整理失范

檔案收集和檔案整理工作的質(zhì)量對于檔案管理工作而言具有十分關(guān)鍵的作用，同時也會影響事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。在實際工作開展過程中，許多事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的工作人員行為不規(guī)范，進(jìn)而使得檔案整理和檔案收集工作失去規(guī)范性，進(jìn)一步影響檔案管理工作的效率。在實際工作開展過程中，許多事業(yè)單位沒有對檔案管理的收集和整理工作予以高度重視，并且沒有安排相應(yīng)的管理人員對檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)和監(jiān)督，這樣很容易導(dǎo)致檔案管理工作不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，從而使得檔案的整理效果也不能達(dá)到很高的標(biāo)準(zhǔn)，很容易造成檔案信息雜亂、數(shù)據(jù)來源不清晰等嚴(yán)重的工作現(xiàn)象。

1.3檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入信息時代，但是仍然有部分工作人員保有傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理理念，對信息化檔案管理了解不夠深入，而且比較安于現(xiàn)狀，不愿意接受新知識，這勢必會影響工作的效率。另外，當(dāng)前的一部分檔案信息管理工作人員即使具備一些計算機(jī)基礎(chǔ)，但也僅限于對檔案管理軟件的機(jī)械性使用，也不能真正地應(yīng)對計算機(jī)出現(xiàn)的故障，也就是說一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障，檔案管理工作人員的工作就無從下手，甚至很有可能使得檔案信息丟失，為事業(yè)單位帶來更大的損失。

2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革策略

2.1建設(shè)數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式

數(shù)字檔案館的建立是在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)之上，為用戶提供信息服務(wù)，其質(zhì)量的高低會直接影響到用戶對數(shù)字檔案館的評價。在數(shù)字檔案館的發(fā)展過程中，不同建設(shè)階段的建設(shè)目標(biāo)和建設(shè)內(nèi)容不同，其服務(wù)要求也不同，需要建設(shè)不同的信息服務(wù)模式來為其服務(wù)。這種檔案管理模式在很大程度上體現(xiàn)了我國檔案管理工作步入了一個新的臺階，同時也對傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)，這一理念的有效實踐能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息服務(wù)工作在網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域、數(shù)字領(lǐng)域的延伸，并且能夠?qū)崿F(xiàn)資源的充分利用，為事業(yè)單位提高檔案管理效率提供信息化手段支持。

2.2嵌入性理論在事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用

嵌入式理論是檔案管理工作的有效應(yīng)用，可以促進(jìn)構(gòu)建嵌入式檔案管理制度，使檔案管理工作與社會環(huán)境形成有效融合，充分地發(fā)揮檔案管理部門與社會各個領(lǐng)域之間的溝通交流與協(xié)調(diào)功能，共同促進(jìn)檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量發(fā)展。嵌入式理論在當(dāng)前的檔案管理工作與服務(wù)中的應(yīng)用，不僅能夠促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理理念和管理模式的革新，更會以一種新的檔案管理模式和檔案服務(wù)模式對社會空間，技術(shù)空間，業(yè)務(wù)空間等進(jìn)行嵌入，促進(jìn)我國事業(yè)單位的檔案管理工作健康可持續(xù)發(fā)展，同時能夠為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2.3切實提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在新形勢下，事業(yè)單位制定的檔案管理方案需要應(yīng)用先進(jìn)的管理意識，如此才能取得更好的工作效果。因此，各個事業(yè)單位應(yīng)該要逐漸地提高內(nèi)部工作人員的檔案管理意識，要將檔案管理工作的理念滲透到日常工作過程當(dāng)中，使得各個工作人員能夠更加深刻地理解到和認(rèn)識到檔案管理工作對于事業(yè)單位的未來發(fā)展而言具有的重要作用和意義。另外，要進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部宣傳和組織工作的有效開展，一方面是要對事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，需要他們以身作則，從思想層面上對檔案管理工作予以高度重視;另一方面是要將檔案管理工作分配到每一個部門，每一個崗位，將檔案管理責(zé)任落實到每一個員工個人身上，使得全員都能夠有效地參與到檔案管理工作過程中。

3結(jié)束語

綜上所述，新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作對其進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展而言具有至關(guān)重要的推動作用，為此相關(guān)檔案管理人員以及事業(yè)單位的經(jīng)營管理人員應(yīng)該要對檔案管理工作予以高度重視，確保檔案管理工作開展的高效性和有效性，為提高檔案管理工作的效率以及事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]索巖.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（09）：89-9.