會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題探究

徐冬梅

【摘 要】會計(jì)檔案管理作為加強(qiáng)會計(jì)工作水平的關(guān)鍵，對于企業(yè)和事業(yè)單位而言都具有重要的推動作用，特別是隨著電算化會計(jì)系統(tǒng)的誕生，使得會計(jì)檔案管理工作變得更加便利和高效，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，一方面提高了檔案管理水平，另一方面也促進(jìn)了會計(jì)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。論文重點(diǎn)就會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題與解決對策進(jìn)行研究分析，以供參考和借鑒。

【Abstract】As the key to strengthen the level of accounting work， the management of accounting archives plays an important role in promoting the development of both enterprises and institutions， especially with the birth of computerized accounting system， the management of accounting archives has become more convenient and efficient. The transformation of traditional paper archives into electronic archives has improved the level of archives management on the one hand， and promoted the smooth development of the related work of accounting on the other hand. This paper mainly researches and analyzes the problems of accounting archives management and the solutions under the condition of computerized accountancy， for reference.

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化；會計(jì)檔案管理；解決對策

【Keywords】computerized accountancy ；accounting archives management； solutions

【中圖分類號】F232 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）07-0076-02

1 引言

隨著我國會計(jì)制度的不斷革新，給企業(yè)財會工作水平的提升創(chuàng)造了便利條件，加之計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得會計(jì)電算化得以誕生，更大程度地推動了企業(yè)的發(fā)展。但是對于企業(yè)會計(jì)檔案管理工作而言，會計(jì)電算化的應(yīng)用還存在一些缺陷，極大地影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，如何有效解決這些問題，成為當(dāng)下企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要思考的一大難題，需要給予足夠重視。

2 會計(jì)電算化檔案管理概述

2.1 電算化會計(jì)檔案介紹

會計(jì)電算化條件下的檔案管理主要是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行會計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集、存儲和處理，其中包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和報表等，這些會計(jì)核算相關(guān)檔案信息都是以計(jì)算機(jī)硬件和軟件為基礎(chǔ)進(jìn)行管理的，這也是電算化會計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的區(qū)別，同時對于電算化會計(jì)檔案管理而言，復(fù)雜程度相對較高，所以實(shí)際的檔案管理過程中，需要加強(qiáng)重視力度，提高管理水平，確保電算化會計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施。

2.2 會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)分析

相對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理而言，會計(jì)電算化條件下檔案管理具有以下幾方面特點(diǎn)：第一，信息承載力增強(qiáng)。對于電算化會計(jì)檔案管理而言，不僅包括了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，而且還包括電子檔案形式，所以在檔案資源存儲方面得到了進(jìn)一步加強(qiáng)和優(yōu)化，給檔案管理效率的提升創(chuàng)造了條件。第二，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然管理效率和水平方面存在局限性，但其具有可視化特點(diǎn)，管理效果更加直觀可靠。然而對于電算化會計(jì)檔案管理而言，其必須要有計(jì)算機(jī)硬件和軟件作為支撐，否則達(dá)不到預(yù)期的管理效果。第三，檔案數(shù)據(jù)信息查詢便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅效率低，而且由于存儲空間大，使得在進(jìn)行信息查詢時困難重重。而電算化會計(jì)檔案管理主要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為技術(shù)支撐，檔案信息存儲的空間較小，并且可以快速準(zhǔn)確地進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)查詢，為人們提供巨大便利。[2]

3 會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題探究

3.1 相關(guān)認(rèn)識不到位

首先，由于思想方面太過于保守，使得人們對于電算化會計(jì)檔案管理認(rèn)知相對較少，沒有掌握到其高效性和便捷性，同時在企業(yè)財會管理工作中，普遍存在“重核算，輕管理”的問題，這使得電算化會計(jì)檔案管理的應(yīng)用和實(shí)施受到較為嚴(yán)重的影響，最終阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。另外，對于會計(jì)電算化條件下的檔案管理工作而言，需要有健全完善的制度進(jìn)行約束，但是目前我國部分企業(yè)沒有對其給予足夠重視，導(dǎo)致電算化會計(jì)檔案管理工作極度混亂，同時電算化會計(jì)檔案收集、存儲和利用等工作還依然沿用傳統(tǒng)的管理手段，這導(dǎo)致電算化會計(jì)檔案管理流于形式，達(dá)不到預(yù)期的管理效果。

3.2 人員素質(zhì)水平有待提高

在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理工作中，大都是通過財務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和整理，這對于財務(wù)人員素質(zhì)要求并不是特別高。但是隨著會計(jì)電算化的出現(xiàn)，會計(jì)檔案管理難度得到提升，相應(yīng)地對于財務(wù)人員素質(zhì)要求也不斷提高，除了要掌握相應(yīng)財務(wù)會計(jì)經(jīng)驗(yàn)和能力外，還需要具備計(jì)算機(jī)信息方面的技能，這是確保電算化會計(jì)檔案管理水平提升的關(guān)鍵。但是就目前而言，很多企業(yè)財務(wù)人員并不能滿足這一要求和規(guī)范，他們雖然是財務(wù)會計(jì)管理方面的專業(yè)人才，但是對于信息化技術(shù)的掌握不足，仍然無法滿足社會發(fā)展對于會計(jì)檔案管理的需求，同時也給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響[3]。

4 會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題的解決對策

4.1 加強(qiáng)重視力度

要想確保電算化會計(jì)檔案管理工作切實(shí)發(fā)揮出其實(shí)質(zhì)性效果，首先要做的就是加強(qiáng)重視，提高思想意識，詳細(xì)如下：第一，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要認(rèn)識到電算化會計(jì)檔案管理的重要性和復(fù)雜性，同時加強(qiáng)宣傳和培養(yǎng)，讓企業(yè)相關(guān)人員也意識到電算化會計(jì)檔案管理的意義，這樣對于企業(yè)和人員自身的發(fā)展都有著重要作用；第二，企業(yè)負(fù)責(zé)人不僅要提高重視力度，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)在該方面的投入，對于電算化會計(jì)檔案管理硬件和軟件進(jìn)行投入，確保設(shè)備、技術(shù)和人才符合電算化會計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，最終為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件；第三，建立健全企業(yè)電算化會計(jì)檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，分析和總結(jié)以往會計(jì)檔案管理工作的局限，制定出科學(xué)合理的會計(jì)檔案管理方法，并以此為依據(jù)進(jìn)行制度的建立，用制度去約束電算化會計(jì)檔案管理工作有條不紊進(jìn)行。

4.2 強(qiáng)化相應(yīng)法制建設(shè)

現(xiàn)階段，我國大部分企業(yè)會計(jì)檔案管理缺乏完整性，這也給電算化會計(jì)檔案管理工作的實(shí)施造成困擾，其原因主要是檔案管理缺乏相應(yīng)的法制理念作為支撐，所以要想提高電算化會計(jì)檔案管理的完整性，就必須強(qiáng)化相應(yīng)的法制建設(shè)，詳細(xì)做到以下幾方面內(nèi)容：第一，企業(yè)需要在國家政策的前提下，結(jié)合自身的實(shí)際情況，對電算化會計(jì)檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行分析，同時建立一系列管理制度，并且將制度與法律進(jìn)行結(jié)合，以達(dá)到提高檔案管理完整性的最終目標(biāo)；第二，強(qiáng)化法律宣傳教育，重點(diǎn)組織內(nèi)部財務(wù)會計(jì)管理人員進(jìn)行再教育，讓他們切實(shí)提高法律意識，避免篡改檔案資源信息問題的發(fā)生，提高會計(jì)檔案管理的完整性；第三，加強(qiáng)企業(yè)負(fù)責(zé)人的引導(dǎo)作用。企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人要深入到基層，有效發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，與基層會計(jì)檔案管理人員保持緊密的關(guān)系，共同完成檔案資源信息的管理工作，為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.3 提高財務(wù)會計(jì)人員相關(guān)素質(zhì)水平

人力資源是企業(yè)內(nèi)部一筆隱形的財富，如果能夠充分利用，對企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提升都會發(fā)揮出巨大的幫助。因此，企業(yè)應(yīng)該有意識地為會計(jì)電算化部門引進(jìn)綜合性人才，讓綜合性人才來負(fù)責(zé)會計(jì)電子檔案管理工作，在引進(jìn)人才的時候不僅重視人才的會計(jì)知識能力，也要重視會計(jì)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)知識能力，充分考慮企業(yè)自身的經(jīng)營特點(diǎn)，定期對引進(jìn)的人才進(jìn)行再次培養(yǎng)，確保人才能夠與時俱進(jìn)，能夠確保單一的“核算人才”朝著“智能人才”方向轉(zhuǎn)變[1]。

5 結(jié)語

綜上所述，電算化會計(jì)檔案作為企業(yè)會計(jì)檔案管理的重點(diǎn)，同時也是信息技術(shù)發(fā)展的主要趨勢。相對比傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理而言，電算化會計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量更高，更加符合當(dāng)下企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求。但是由于一些客觀因素的存在，使得企業(yè)電算化會計(jì)檔案管理存在很多問題，制約了企業(yè)財務(wù)會計(jì)工作的有效實(shí)施，所以企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要引起重視，結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過提高思想意識和法制建設(shè)，同時引進(jìn)高素質(zhì)的信息化技術(shù)人才，最終提高企業(yè)電算化會計(jì)檔案管理水平，為企業(yè)自身的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】容穎紅.事業(yè)單位會計(jì)電算化條件下會計(jì)檔案管理問題[J].時代金融，2017（32）：227+233.

【2】張惠霞.探析會計(jì)電算化條件下的企業(yè)財務(wù)檔案管理[J].財會研究，2012（21）：51-53.

【3】徐艷輝，李東方.淺談如何做好電算化會計(jì)檔案管理工作[J]. 中國集體經(jīng)濟(jì)，2012（03）：62-64.