新時期檔案管理工作存在的問題及對策

徐騰

摘? 要：本文闡述了檔案管理信息化的內(nèi)涵，探討和分析信息化條件下檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的策略。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;問題及對策

為提高服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)將檔案管理與信息化條件相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化，建立起主動服務(wù)的意識，強(qiáng)調(diào)大膽創(chuàng)新，提升我國信息化條件下的檔案管理水平。

一、信息化背景下加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的重大意義

當(dāng)今時代，計算機(jī)技術(shù)成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術(shù)逐漸成熟，已經(jīng)對人們生活的方方面面產(chǎn)生了重要的影響，同時人們也在逐漸步入信息化時代。信息化條件下的檔案管理工作主要通過對互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)對大量信息資源的快速采集、總結(jié)和利用。在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過先進(jìn)的電子化方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，同時以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助，讓用戶所享受的服務(wù)質(zhì)量更高。當(dāng)今時代，信息化條件下的檔案管理工作面臨著更加艱難的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)識到檔案管理工作信息化的重要意義，加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，嚴(yán)格監(jiān)控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案系統(tǒng)具有良好的安全穩(wěn)定性，保障電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。在信息化條件下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從根本上認(rèn)識到檔案信息化管理的重要作用，建立起正確的檔案信息化管理的理念，要認(rèn)識到檔案信息化管理工作的完成不僅需要依靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時還要依靠許多相關(guān)部門之間的協(xié)作和交流。信息化條件下管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要注意對工作的反思和總結(jié)，從而能夠獲得寶貴的經(jīng)驗，幫助從事檔案管理工作人員建立起正確的信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，使信息化管理工作的機(jī)制更加完善，使檔案管理工作人員具備更高的從業(yè)素質(zhì)，確保人們能夠得到優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作服務(wù)。

二、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案工作方面

由于檔案工作對專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進(jìn)行分類統(tǒng)計。傳統(tǒng)的檔案歸檔和記錄大多以紙質(zhì)和人工的方式進(jìn)行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進(jìn)行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質(zhì)量不理想，對信息系統(tǒng)軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，一些檔案館和檔案室僅實(shí)現(xiàn)半信息化的管理，這對全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有一定程度上的制約。綜上，檔案工作方面存在的問題束縛了信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化特點(diǎn)

信息化技術(shù)的發(fā)展速度較快，因此在檔案管理工作方面，常遇到信息化管理技術(shù)滯后的問題。大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結(jié)合檔案管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和信息技術(shù)的特點(diǎn)，大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，這種方式存在許多不足，使得檔案管理工作難以跟上現(xiàn)代化高速發(fā)展的步伐。

（三）檔案信息系統(tǒng)

在信息化條件下，旨在將檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀的目錄檔案系統(tǒng)。當(dāng)下我國的檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達(dá)不到檔案信息管理系統(tǒng)對規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。

三、信息化背景下加強(qiáng)檔案管理的對策

（一）數(shù)字信息的檔案管理

數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當(dāng)中的時候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，因為數(shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過程中缺失，導(dǎo)致電子文件在檔案管理過程中缺失。因此，為了解決數(shù)字信息的檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，可以采用“雙套制”策略。雙套制策略指的是對檔案信息用兩種不同的方式記錄并保存。電子檔案所占空間小、信息儲存量較大且能夠快速查找，但是由于電子檔案的特殊記錄形式，導(dǎo)致電子檔案的安全性和穩(wěn)定性存在一定的問題，例如會出現(xiàn)原稿被改動或者格式問題無法識別的情況;而紙質(zhì)檔案因為以紙質(zhì)的方式進(jìn)行記錄，所以會占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也較有限，同時查找起信息來也較麻煩，但是紙質(zhì)檔案記錄的信息真實(shí)可靠，能夠保存較久。因此充分考慮到電子檔案和紙質(zhì)檔案均為優(yōu)缺點(diǎn)并存的記錄方式，“雙套制”的檔案管理方式較符合現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的要求。

（二）電子檔案的管理與存儲

信息化時代的到來，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對非文本數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動量，同時提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來了極大的便捷，但是，檔案管理的電子文件真實(shí)性、存儲時期和規(guī)范性還需進(jìn)一步加強(qiáng)。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，要利用法規(guī)對電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時應(yīng)當(dāng)對電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)，收集一些不必要的信息。

四、結(jié)束語

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當(dāng)借鑒國外較先進(jìn)的檔案信息化管理工作體系，同時結(jié)合自身需求，建設(shè)出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學(xué)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享，為人們提供更好的服務(wù)。