檔案數(shù)字化建設(shè)研究

邢洪蕾

摘要：隨著時代發(fā)展，圖書館檔案管理也出現(xiàn)變革，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案邁進(jìn)。在數(shù)字化時代，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化是符合時代發(fā)展要求的一項重要舉措，對于圖書館與現(xiàn)代接軌有重要意義。基于此，本文提出圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)的價值，就如何進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)提出一些建議。

關(guān)鍵詞：圖書館;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的推廣與應(yīng)用給我國傳統(tǒng)行業(yè)的管理模式帶來了全新的挑戰(zhàn)與機遇。其中，各圖書館積極借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改善傳統(tǒng)數(shù)據(jù)交流處理方式，以確保海量數(shù)據(jù)資源得以實現(xiàn)互動共享與整合處理。依據(jù)當(dāng)前發(fā)展趨勢，圖書館檔案管理必須邁向數(shù)字化。

1檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化主要是指利用掃描技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)字錄像技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)字記錄技術(shù)，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。它主要以大數(shù)據(jù)的形式存儲，以Internet的形式連接在一起，由計算機系統(tǒng)統(tǒng)一管理，從而形成一個標(biāo)準(zhǔn)化、有序的系統(tǒng)文件信息庫，能夠快速為人們提供準(zhǔn)確的檔案信息，實現(xiàn)真正意義上的資源共享?，F(xiàn)如今，檔案管理邁向數(shù)字化是大勢所趨，圖書館具有特殊的存在價值，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理方法難以體現(xiàn)價值，迫切需要跟上時代，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

2檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

在數(shù)字化時代的背景下，我國很多圖書館已經(jīng)認(rèn)識到了信息化技術(shù)的重要意義。圖書館的檔案管理，主要分為圖書管理、信息查詢，流通作業(yè)以及系統(tǒng)維護(hù)四個板塊。檔案管理工作中融入信息技術(shù)，可以簡化檔案管理工作流程，節(jié)省人工與時間成本。圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠提高圖書館資源的共享價值，將大量的檔案資料以數(shù)字化的形式，上傳到圖書館的一些網(wǎng)絡(luò)平臺上，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和服務(wù)的檢索，改變管理人員被動的管理方式。同時，使更多的讀者能夠使用電子檔案，不僅達(dá)到了資源的共享，還方便了讀者的查閱，在一定程度上提升了圖書館的社會影響力。

3檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

為進(jìn)一步確保檔案數(shù)字化建設(shè)得以準(zhǔn)確貫徹與落實，圖書館檔案管理人員應(yīng)該從多個方面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與科學(xué)部署，以促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理工作得以盡早實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

3.1加強對數(shù)字化建設(shè)的重視程度

檔案管理工作作為圖書館管理體系的重要內(nèi)容，圖書館檔案管理人員應(yīng)該肩負(fù)起自身的管理重責(zé)，從多個方面收集與整理檔案資料，做好詳細(xì)記錄工作，以確保檔案得以長期保存。正式工作過程中，圖書館應(yīng)該適當(dāng)加強對設(shè)備資金的投入力度，健全與完善設(shè)備采購、維護(hù)計劃，確保數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容得以貫徹與落實。需要注意的是，在管理過程中工作人員應(yīng)該重點針對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與分析，并以數(shù)字化檔案方式進(jìn)行妥善保存與記錄。

3.2增強管理人員的工作素質(zhì)

為了確保檔案數(shù)字化建設(shè)的有效，需要更多高素質(zhì)和能力的人員加入。圖書館檔案數(shù)字化，需要具備計算機技術(shù)的人才、管理專業(yè)的人才。在崗的圖書館的檔案管理人員，應(yīng)該要積極主動的更新專業(yè)的知識和技能，加強在工作中的服務(wù)意識，提升工作的實效性。圖書館的管理者應(yīng)加大對人員的教育培訓(xùn)力度，聘請具有豐富經(jīng)驗的專家，通過講座等培訓(xùn)方式提高在崗人員能力。可以選派較優(yōu)秀的員工外出學(xué)習(xí)，借鑒外界管理方式和技巧，促進(jìn)管理人員專業(yè)技能提升，使管理人員具備數(shù)字化和信息化素養(yǎng)，推動檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.3建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要建立完善數(shù)字化管理制度，對具體的工作做出規(guī)范化要求，促使管理人員能夠按照相關(guān)的制度工作。要保證檔案管理工作的有法可依，來促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定開展。要充分的結(jié)合社會形勢的變化，對制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與改進(jìn)，保障各個檔案管理工作的有效進(jìn)行，避免一些不必要的問題發(fā)生，不斷增強檔案數(shù)字化管理的工作效果。另外，應(yīng)該針對檔案管理工作制度，制定出科學(xué)合理的獎懲制度以及監(jiān)管制度，檔案管理人員的工作職責(zé)明確到個人，調(diào)動管理人員的工作積極性和自覺性，提高對檔案信息存儲、整理等工作的質(zhì)量，從而使圖書館檔案數(shù)字化管理得到真正的落實。

3.4結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源

雖然圖書館的檔案管理工作在向著數(shù)字化和信息化發(fā)展，但管理者要充分的認(rèn)識到紙質(zhì)化檔案的重要性。紙質(zhì)化檔案是館藏資源的主要形式，所具備一定的法律效力，在短期內(nèi)依然是無法代替的。所以，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要有效結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源，全面增強圖書館的整體運營效果。首先，圖書館可以利用紙質(zhì)化檔案資源，作為信息化檔案的補充。因為部分圖書館會受到某種因素的制約，數(shù)字化建設(shè)也并非一蹴而就，是一個逐步完善的過程，所以難免會遇到數(shù)字化技術(shù)設(shè)備不足等問題。對于此類的圖書館來說，紙質(zhì)化檔案依舊占有重要的地位，所以，讓紙質(zhì)化檔案資源作為有力的補充，是圖書館檔案信息化建設(shè)的一部分。其次，信息化的檔案是通過專業(yè)設(shè)備，對紙質(zhì)化檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換為電子的形式，在固定和存儲在特定的載體中，盡管具有一定的便捷性，但必須需要計算機才能讀取出來，而紙質(zhì)化檔案資源則不受此類限制，并且紙質(zhì)介質(zhì)保存也具有一定的優(yōu)勢。

3.5積極運用云計算技術(shù)

云計算技術(shù)作為數(shù)字化時代中的先進(jìn)技術(shù)，將其運用到檔案數(shù)字化建設(shè)中，能夠有效增強檔案管理質(zhì)量。首先，云計算技術(shù)，可以為讀者帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實現(xiàn)對某一個區(qū)域的服務(wù)平臺構(gòu)建，為圖書館的數(shù)字化資源提供了助力，促進(jìn)了區(qū)域檔案信息資源的整合，從而打造出了一個統(tǒng)一的資源共享平臺。其次，云計算技術(shù)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行合理的規(guī)劃，能夠在極大的程度上，減少圖書館檔案管理信息化建設(shè)的時間，為讀者更好的提供全方位的檔案信息服務(wù)，推動檔案管理的信息化發(fā)展。

3.6規(guī)范、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容

實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理目標(biāo)的關(guān)鍵之處在于促使檔案管理工作不斷趨向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化方向發(fā)展。針對于此，建議圖書館在做好硬件設(shè)施建設(shè)工作的同時，需要統(tǒng)一與規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)存儲格式問題，以確保圖書館檔案讀取過程順利無誤。除此之外，根據(jù)實際情況構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理制度。重點針對數(shù)字化檔案管理問題進(jìn)行研究與分析，為數(shù)字化檔案管理內(nèi)容的貫徹與落實奠定基礎(chǔ)。

3.7重視圖書館數(shù)字化檔管理的安全性問題

針對圖書館數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲過程面臨的不確定因素，如網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放性特點引發(fā)的數(shù)據(jù)資源丟失或者遺漏等問題，圖書館檔案管理人員必須按照安全管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的真實性與完整性。在數(shù)據(jù)信息安全管理方面，可以優(yōu)先采取加密技術(shù)確保電子數(shù)據(jù)存儲安全。同時，數(shù)字化信息檔案存儲過程需要嚴(yán)格確保計算機系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性要求，防止信息數(shù)據(jù)存儲與傳輸過程出現(xiàn)風(fēng)險問題。除此之外，建議從事于圖書館數(shù)字化檔案管理的工作人員應(yīng)該強化自身的職業(yè)素養(yǎng)。舉例而言，圖書館領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動，讓人員明確數(shù)字化檔案管理的重難點內(nèi)容，以期可以夯實工作人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)束語

數(shù)字化檔案管理方式與紙質(zhì)檔案管理方式相比更加方便存儲與管理。圖書館作為我國建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，理應(yīng)結(jié)合數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，從管理模式與建設(shè)機制方面進(jìn)行重點改進(jìn)與創(chuàng)新。

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