淺析檔案管理信息化建設(shè)的有效性

楊香花

摘 要：新形勢(shì)下，以大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等為標(biāo)志的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，使我國(guó)各行各業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，尤其在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理作為提升事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，更能全面提高事業(yè)單位的管理水平。因此，如何推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)便捷高效的檔案信息化管理，使其充分適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)快速轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;對(duì)策建議

信息時(shí)代的到來(lái)，使傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，急需積極應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，突破原有的檔案管理工作模式。因此，必須充分利用事業(yè)單位檔案管理的信息資源，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備的投入，強(qiáng)化電子檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用水平，全面提升檔案管理的工作效率。本文以事業(yè)單位檔案管理為主題，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性進(jìn)行分析，并根據(jù)實(shí)際檔案管理工作所出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策建議，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性分析

在事業(yè)單位開展檔案管理工作信息化建設(shè)的實(shí)際過(guò)程中，應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)工作模式，加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。首先，開展檔案信息化建設(shè)，有利于為事業(yè)單位樹立良好的公共形象。以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為主要方式的傳統(tǒng)檔案管理工作，給信息的采集、錄入以及查找等帶來(lái)了諸多的不便。而檔案管理信息化能從本質(zhì)上改變檔案管理的工作模式，有效解決存儲(chǔ)、查找等等工作環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的問(wèn)題，全面提升檔案信息的利用率，同時(shí)也能在網(wǎng)站上對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)公布，便于公眾查找以及核查信息，提升業(yè)務(wù)辦理的透明度，進(jìn)而為事業(yè)單位樹立了良好的公共形象;其次，開展檔案信息化建設(shè)，有利于最大限度地提高檔案的利用效率。在事業(yè)單位的管理過(guò)程中，檔案管理信息化建設(shè)能進(jìn)一步地對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行挖掘，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，能更好地為事業(yè)單位管理水平提升奠定良好的基礎(chǔ)，并為其發(fā)展提供服務(wù);最后，開展檔案管理信息化，有利于提高事業(yè)單位的工作效率，有效解決紙質(zhì)化檔案管理所帶來(lái)的一系列弊端，簡(jiǎn)化檔案管理的工作流程，提高檔案查詢和使用效率，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

2.1 重視程度不高，人員素質(zhì)有待提升

信息時(shí)代下，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，必須積極借助信息化技術(shù)，提高管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而可以開展檔案管理信息化建設(shè)培訓(xùn)工作。但在實(shí)際的檔案管理工作開展過(guò)程中，仍存在不少問(wèn)題。當(dāng)前，事業(yè)單位管理人員地對(duì)檔案管理信息化建設(shè)了解程度不深，缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)，難以形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)可有可無(wú)，對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)無(wú)益，而開展檔案管理信息化建設(shè)更被認(rèn)為是白白浪費(fèi)金錢和時(shí)間，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有力的財(cái)力支撐，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)開展進(jìn)程造成嚴(yán)重影響。此外，人員素質(zhì)和能力不高也是檔案管理工作存在的主要問(wèn)題，歸根到底是由于管理人員對(duì)其重視程度不高?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作人員大多是年齡較大的員工，對(duì)信息化建設(shè)了解甚少，缺乏專業(yè)的技術(shù)水平，導(dǎo)致檔案管理工作開展缺乏科學(xué)性，難以滿足信息化建設(shè)的需求，大大降低了管理質(zhì)量。

2.2 工作效率較低，信息化程度有待加強(qiáng)

信息時(shí)代下，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，應(yīng)強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用水平。但由于現(xiàn)實(shí)方面的種種原因，導(dǎo)致在具體工作階段，檔案信息化建設(shè)仍缺乏強(qiáng)有力的支持，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，使檔案管理工作更新不便，降低了檔案管理工作的效率，影響了整個(gè)檔案信息的處理和資源共享，阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的正常開展。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議

3.1 提高重視程度，加強(qiáng)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)

新形勢(shì)下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)提高重視程度，加強(qiáng)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，應(yīng)提高管理人員的重視程度。事業(yè)單位應(yīng)開展相關(guān)培訓(xùn)，使管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高管理人員開展檔案管理工作的積極性，為信息化建設(shè)提供有力的財(cái)政支持;其次，應(yīng)提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)開展與檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，努力培養(yǎng)出一支工作能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理工作隊(duì)伍;最后，應(yīng)建立員工考核制度，注重對(duì)檔案管理工作人員的各項(xiàng)工作能力進(jìn)行考查，與員工的經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，激發(fā)員工參與工作的積極性，對(duì)于培訓(xùn)過(guò)程中表現(xiàn)良好的工作人員進(jìn)行相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，如評(píng)優(yōu)評(píng)先時(shí)優(yōu)先考慮等，這樣做有利于加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

3.2 推動(dòng)信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率

新形勢(shì)下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)推動(dòng)信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率。首先，應(yīng)強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)。近年來(lái)，檔案管理工作內(nèi)容繁多，增長(zhǎng)速度較快，耗費(fèi)的人力物力資源也越來(lái)越多。因此，為更好地提升事業(yè)單位檔案信息化工作效率和水平，應(yīng)加大對(duì)其信息化建設(shè)的投入力度，合理地將紙質(zhì)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，保證其能夠成為電子文檔，同時(shí)還應(yīng)確保檔案信息的完整性和規(guī)范性;其次，應(yīng)強(qiáng)化電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。為了有效地提升電子檔案信息化的工作效率，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)積極應(yīng)用電子化設(shè)備，搭建網(wǎng)絡(luò)收集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，統(tǒng)一進(jìn)行管理，使廣大用戶不再受時(shí)間和空間的限制，促進(jìn)資源共享;最后，應(yīng)健全相關(guān)制度體系，確保檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。當(dāng)前，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中仍缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和輸入格式，各部門獨(dú)立運(yùn)行，缺乏相應(yīng)的溝通和交流，導(dǎo)致電子檔案在各自的環(huán)境中運(yùn)行良好，但在調(diào)動(dòng)和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中常常出現(xiàn)不兼容的問(wèn)題。因此，在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際過(guò)程中，應(yīng)建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案信息化工作的順利開展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理作為其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，發(fā)揮的作用尤為重要。事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)，有利于提高檔案的利用效率，全面挖掘檔案的利用價(jià)值，簡(jiǎn)化檔案管理的工作流程，進(jìn)而可以為事業(yè)單位樹立良好的公眾形象。但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中仍存在不少問(wèn)題，如管理人員重視程度不高、員工工作能力不強(qiáng)以及信息化應(yīng)用水平較低等。因此，事業(yè)單位在開展檔案管理信息化的實(shí)際過(guò)程中，應(yīng)積極開展檔案管理信息化建設(shè)的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)事業(yè)單位的人才隊(duì)伍建設(shè)，提升員工的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，完善相關(guān)制度體系，規(guī)范員工行為，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位在可持續(xù)發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)。

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