新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

任詠梅

摘 要：隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，已經(jīng)逐步的進(jìn)入到了信息化時(shí)代，新形勢(shì)下，檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是其基礎(chǔ)，檔案記錄了事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。隨著科技的發(fā)展，將信息化融入到事業(yè)單位檔案管理工作中去，不但能夠切實(shí)提高檔案管理的效率還能夠提高檔案管理的質(zhì)量。筆者主要分析了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了一些創(chuàng)新措施，希望能夠幫助事業(yè)單位做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;新形勢(shì)

隨著科技發(fā)展，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，在面臨機(jī)遇的同時(shí)也面臨著挑戰(zhàn)，以往的檔案管理模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，存在嚴(yán)重的滯后性，無(wú)法滿足當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需要。這便要求事業(yè)單位必須根據(jù)實(shí)際情況和需要改革創(chuàng)新檔案管理工作，轉(zhuǎn)變落后的思維，更新管理的手段，將信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來(lái)，切實(shí)提高檔案管理的效率，將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

1 檔案管理創(chuàng)新重要性分析

由于受到傳統(tǒng)思想影響，很多事業(yè)單位工作人員都認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的整理單位的事務(wù)，確保工作人員能夠很好的掌握相關(guān)的資料和信息。雖然，傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)工作是簡(jiǎn)單的處理和歸類(lèi)，但是這種方式已經(jīng)和事業(yè)單位發(fā)展不相符[1]。對(duì)于基層員工而言，檔案管理需要重復(fù)的進(jìn)行勞動(dòng)，甚至在整理以后也很難獲得收獲，這也會(huì)影響工作人員自信心。進(jìn)行檔案管理形式創(chuàng)新，要求相關(guān)工作人員必須考慮到當(dāng)前社會(huì)形式，合理的將新的管理形式運(yùn)用進(jìn)去，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念。但是就當(dāng)前而言，很多工作人員在檔案管理的時(shí)候，還是根據(jù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，沒(méi)有及時(shí)的更新管理形式，影響了檔案管理效率的提高。這便要求事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性，引進(jìn)創(chuàng)新性較強(qiáng)的員工，創(chuàng)新檔案管理的思想和形式，提高檔案管理工作開(kāi)展的效率，將檔案的作用真正的發(fā)揮出來(lái)。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性

很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)知，這也直接導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作比較滯后，很難滿足實(shí)際的需要[2]。上級(jí)部門(mén)也對(duì)檔案管理檢查不夠重視，沒(méi)有根據(jù)檔案管理制定硬性的指標(biāo)，這也導(dǎo)致了檔案管理工作效率很難真正的提高。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)占據(jù)職位但是并沒(méi)有將自己的工作職能發(fā)揮出來(lái)，在管理檔案的時(shí)候，無(wú)論是起草檔案、修改檔案還是引發(fā)檔案都是通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的，雖然這種方式能夠很好的存儲(chǔ)相關(guān)的數(shù)據(jù)，但是這會(huì)導(dǎo)致那些和基層員工有著直接關(guān)系的檔案數(shù)據(jù)丟失，從而導(dǎo)致法律效應(yīng)問(wèn)題的出現(xiàn)，甚至還可能產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)受到資金限制，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善的情況也比較明顯，這也直接影響了事業(yè)單位檔案管理的效率提高，檔案管理的實(shí)際效果較差。很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案保管的時(shí)候，條件比較差，甚至很多檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案室，管理的時(shí)候，防護(hù)設(shè)備和管理設(shè)備也不夠有效，這也會(huì)給檔案管理帶來(lái)較大的安全隱患，導(dǎo)致疏漏的出現(xiàn)，甚至信息可能會(huì)被不法分子利用[3]。

2.3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平比較滯后

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)普遍的運(yùn)用到了人們的工作生活學(xué)習(xí)中去，很多單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，也開(kāi)始將信息技術(shù)運(yùn)用了進(jìn)去，提高了信息化建設(shè)管理的水平。但是，現(xiàn)在很多事業(yè)單位信息建設(shè)的時(shí)候比較滯后，沒(méi)有引進(jìn)規(guī)范化的管理軟件來(lái)進(jìn)行檔案管理，信息建設(shè)的欠缺也直接導(dǎo)致了檔案管理工作很難完善，很多部門(mén)甚至沒(méi)有將現(xiàn)代化管理設(shè)備引入進(jìn)來(lái)。信息化建設(shè)對(duì)于行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)非常重要，不但是檔案管理創(chuàng)新的需要，也是事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力提高的重要途徑，但是現(xiàn)在很多事業(yè)單位檔案管理人員并沒(méi)有接觸過(guò)信息化檔案管理手段，這也導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)水平很難真正的提高。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的策略分析

3.1 認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性

事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，必須嚴(yán)格的根據(jù)《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行，特別是在對(duì)員工最基本的權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的時(shí)候，必須讓各個(gè)級(jí)別的人員都參與到檔案管理中來(lái)，盡量避免各種問(wèn)題的出現(xiàn)。管理部門(mén)需要進(jìn)行目標(biāo)管理機(jī)制的建立，監(jiān)管工作人員的相關(guān)行為，幫助工作人員明確其基礎(chǔ)工作目標(biāo)，避免在檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候受到較大的影響[4]。管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到人員管理的重要性，將激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入進(jìn)來(lái)，激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，讓其更加主動(dòng)積極的進(jìn)行檔案管理。在工作開(kāi)展的時(shí)候，必須提高控制觀念和管理理念，對(duì)于檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題必須重視，關(guān)注管理人員的相關(guān)行為，把檔案管理和人文關(guān)懷結(jié)合在一起，樹(shù)立正確的管理形式和意識(shí)，確保檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行。

3.2 重視管理軟件的研發(fā)

很多事業(yè)單位發(fā)展的時(shí)候，沒(méi)有及時(shí)的創(chuàng)新思想，在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候也存在畫(huà)地為牢的情況，為了滿足實(shí)際的需要，事業(yè)單位必須重視軟件的完善。在進(jìn)行管理軟件研發(fā)的時(shí)候，我們必須重視維護(hù)檔案信息，絕對(duì)不能夠出現(xiàn)顧此失彼的情況[5]。在進(jìn)行管理軟件研發(fā)的時(shí)候，需要有相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核和分析，做好各項(xiàng)工作的對(duì)接工作，切實(shí)提高資源數(shù)據(jù)的利用率。在研發(fā)管理軟件的時(shí)候，還需要從形式上出發(fā)來(lái)推陳出新，做好事業(yè)單位相關(guān)工作人員以及事務(wù)信息的記錄工作和管理工作，確保相關(guān)的信息能夠很好的呈現(xiàn)到檔案信息庫(kù)中去，達(dá)到事半功倍的效果。事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)行檔案信息中心的建設(shè)，重視相關(guān)網(wǎng)站的建立，完善信息化管理的程序，確保管理的規(guī)范性。

3.3 重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，對(duì)于相關(guān)人員的要求比較高，要求其不但專(zhuān)業(yè)能力出色，還必須能夠輔助其他工作人員開(kāi)展好業(yè)務(wù)方面的工作。檔案管理部門(mén)必須重視對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，確保其能夠在完善相關(guān)工作的同時(shí)提高自己的操作能力。檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，相關(guān)部門(mén)必須進(jìn)行檔案管理室的建設(shè)，確保工作人員能夠在自己的工作區(qū)域內(nèi)將自身職能發(fā)揮出來(lái)，盡量避免出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，重視管理手段的更新，學(xué)習(xí)新的管理方法。事業(yè)單位還必須提高檔案管理人員的待遇，激發(fā)其工作積極性，確保其能夠在工作開(kāi)展的時(shí)候提高自己的意識(shí)和能力，全面的提高事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際水平。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)科技的發(fā)展，事業(yè)單位想要更好的發(fā)展便必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提高檔案管理的力度。在檔案管理的過(guò)程中，事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性，循序漸進(jìn)的進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案管理的實(shí)際效果。此外，事業(yè)單位還必須考慮到社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)，根據(jù)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的形式來(lái)創(chuàng)新，完善檔案工作，將檔案的作用真正的發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙亮.新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].科技風(fēng)，2020（15）：275.

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[5]閆晨煜.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：118.