新形勢下文書檔案數(shù)字化管理的策略研究

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，文書檔案管理模式得到了改進(jìn)完善。對文書檔案的文件進(jìn)行整理與收集，采取數(shù)字化的管理方式，是現(xiàn)階段開展文書檔案管理工作的關(guān)鍵。所謂文書檔案管理的數(shù)字化管理模式，在開展相關(guān)工作時應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，通過文字識別技術(shù)獲取圖片文件，利用先進(jìn)的存儲管理將圖片儲存與數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理。本文首先分析文書檔案數(shù)字化管理模式的意義，針對其中存在的不足提出時效性解決措施，提高文書檔案的利用率。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化管理;創(chuàng)新策略

1 文書檔案數(shù)字化管理模式的意義

1.1 提高檔案信息的利用率

在當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)背景下，文書檔案的重要性由此得到凸顯。因各個領(lǐng)域之間的交流越發(fā)密切，應(yīng)選擇方便快捷獲得方式取各種文書檔案信息。因此，為滿足相關(guān)需求，可建立科學(xué)合理、高效便捷的文書檔案數(shù)字化管理模式。在日常的工作與生活當(dāng)中，運用相關(guān)管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)各個部門文書檔案信息共享。提高數(shù)字化技術(shù)水平，并應(yīng)用到不同領(lǐng)域當(dāng)中，將文書檔案存在的價值和優(yōu)勢充分凸顯出來。加強文書檔案的數(shù)字化管理，是文書檔案信息資源管理的重要因素。

1.2 滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求

在當(dāng)前的大環(huán)境中，為將文書檔案的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，應(yīng)結(jié)合實際發(fā)展情況采取措施，最大限度提高文書檔案管理的利用效率，合理運用數(shù)字化管理模式。在現(xiàn)代檔案管理中，數(shù)字化管理屬于一種較為重要的方式，所謂數(shù)字化管理模式，主要利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等，通過對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案資料的利用與要求。

1.3 實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

在現(xiàn)代社會的各個領(lǐng)域當(dāng)中，應(yīng)對文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)用數(shù)字化管理方式，是文書檔案今后發(fā)展的主要方向。不斷完善文書檔案數(shù)字化管理模式，是現(xiàn)代檔案管理的重要措施，為保證數(shù)字化管理模式能夠取得良好的應(yīng)用效果，相關(guān)工作人員應(yīng)在思想層面上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的要求。另外，選擇相對開放且先進(jìn)的數(shù)字化管理模式，提高文書檔案管理的科學(xué)性與合理性。完善文書檔案管理模式，為社會創(chuàng)造更多價值，向著更好的方向發(fā)展。

1.4 保證文書檔案的安全性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，并取得了不錯成效。但凡事有利就有弊，在當(dāng)前的管理過程中，檔案信息安全問題成為一項重要內(nèi)容，應(yīng)引起社會各界的高度關(guān)注。因此，相關(guān)工作人員在開展各項工作時，將檔案信息的安全管理放在首要位置，加強文書檔案數(shù)字化管理工作，保證文書檔案信息的安全性，逐漸成為現(xiàn)代信息管理的關(guān)鍵。

2 現(xiàn)階段文書檔案數(shù)字化管理的不足

2.1 整理儲存困難

縱觀現(xiàn)階段的發(fā)展情況，各部門的文書檔案形式多種多樣，內(nèi)容較為繁瑣，延續(xù)傳統(tǒng)的工作方式開展檔案管理工作，對其進(jìn)行分門別類的管理，流程復(fù)雜卻難以取得最佳的效果，開展各項工作時，需要檔案管理人員花費大量的時間與精力，對眾多的文書檔案進(jìn)行管理，難以提高文書檔案管理水平。因傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式存在一定缺陷，大量的檔案會占據(jù)較大的空間，若文書檔案的儲存環(huán)境不佳，極易導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)不同程度的損壞，尚未將數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

2.2 缺乏安全管理

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，為文書檔案信息管理工作的開展提供了較大的便利，但依舊存在許多安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文書檔案信息保密性與安全性相對較低。受相關(guān)工作人員自身因素的影響，尚未形成較強的安全防范意識與保密意識，操作人員缺乏完備的計算機安全與網(wǎng)絡(luò)安全等知識，在具體的管理操作中尚未完全根據(jù)規(guī)范的程序進(jìn)行，也沒有對各項數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份。另外，網(wǎng)絡(luò)的虛擬性為一些黑客攻擊信息管理系統(tǒng)提供便利，為文書檔案管理工作的開展帶來不同程度的威脅。

3 完善文書檔案數(shù)字化管理的對策

3.1 建立網(wǎng)絡(luò)化平臺

在開展文書檔案管理的過程中，為提高文書檔案數(shù)字化管理效率，相關(guān)工作人員應(yīng)建立文書檔案數(shù)字化管理平臺，提高數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用水平。第一，技術(shù)人員應(yīng)構(gòu)建數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全性。第二，工作人員對數(shù)字化文書檔案管理的工作模式進(jìn)行調(diào)整，保證文書檔案管理工作的科學(xué)性與時效性。加強與各個部門之間的交流互動，對文書檔案信息的閱讀方式與使用方式進(jìn)行優(yōu)化。第三，注重信息資源共享，在檢測與傳播文書檔案信息的過程中，利用信息化技術(shù)，提高數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效率。

3.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思想

在政府機關(guān)發(fā)展的過程中，內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員，應(yīng)從思想層面上明確文書檔案數(shù)字化管理的重要性，營造良好的工作環(huán)境，滿足文書檔案信息化管理工作開展的需求。在條件允許的情況下，可將文書檔案數(shù)字化管理，納入單位的整體規(guī)劃中。在單位內(nèi)部的財務(wù)預(yù)算中，將文書檔案數(shù)字化建設(shè)所使用的費用計劃到其中。借助先進(jìn)的技術(shù)處理各項文檔資料，還應(yīng)投入大量的人力與物力，購買現(xiàn)代信息設(shè)備、計算機等，滿足文書檔案數(shù)字化管理工作開展的需求。

3.3 完善檔案管理制度

選擇數(shù)字化管理模式開展文書檔案管理工作，相關(guān)管理部門應(yīng)制定完善的管理制度，提高工作質(zhì)量與工作效率。首先，管理人員應(yīng)構(gòu)建信息管理制度，要求工作人員積極運用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)開展各項管理工作。其次，結(jié)合各項工作的需求，重視綜合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提高文書檔案管理水平。最后，定期開展培訓(xùn)工作，提高工作人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，制定完善的崗位培訓(xùn)制度，使其了解先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，并進(jìn)行專業(yè)的崗位訓(xùn)練，掌握各項技術(shù)提高工作效率。

4 結(jié)語

總而言之，對于行政機關(guān)而言，文書檔案管理工作起到了重要作用，甚至影響到單位的發(fā)展與進(jìn)步。在當(dāng)前的大環(huán)境下，文書檔案管理工作能夠從側(cè)面反映出單位內(nèi)的管理水平，內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者與相關(guān)工作人員應(yīng)給予這項工作高度重視。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為傳統(tǒng)的文書檔案管理模式帶來了全新機遇，文書檔案管理模式逐漸向著數(shù)字化方向過渡，真正提高文書檔案管理質(zhì)量，更好地將數(shù)字化檔案管理服務(wù)于社會。

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作者簡介

苑超（1985-），女，漢族，天津人，科員，初級經(jīng)濟(jì)師，本科，研究方向：檔案管理。