社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理淺析

徐濱清

摘 要：信息技術(shù)促進(jìn)了社會(huì)保險(xiǎn)無紙化時(shí)代的到來，社會(huì)保險(xiǎn)作為我國社會(huì)保障政策中的一項(xiàng)重要組成元素，對(duì)于社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展起著不可替代的作用。而社會(huì)保險(xiǎn)的正常運(yùn)行，在很大程度上取決于社保檔案的管理效率。所以，在新時(shí)期，相關(guān)部門應(yīng)該從社保檔案管理現(xiàn)狀入手，分析社保檔案信息化管理的重要性，并就如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行深入研討及思考。

關(guān)鍵詞：社保檔案;信息化管理;策略

近年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不可避免的遇到各種意外災(zāi)害事故，讓很多老百姓需要在事故后承擔(dān)龐大的手術(shù)費(fèi)及醫(yī)療費(fèi)。這就在提高人們投保意識(shí)的同時(shí)，促進(jìn)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這一過程中，產(chǎn)生的社保檔案也在不斷增多，不僅增加了檔案管理人員的工作量，同時(shí)，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式也很容易出現(xiàn)紕漏。因此，為了充分發(fā)揮社保檔案的積極作用，應(yīng)該將先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，從而為社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。

1、當(dāng)前實(shí)行社保檔案信息化管理的重要意義

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，脫離原本的以紙質(zhì)、光盤以及磁盤等為介質(zhì)的管理模式，逐漸向以計(jì)算機(jī)為技術(shù)扶持的現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。其中，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理的優(yōu)勢如下：

1.1減輕管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率

在我國，檔案管理事業(yè)發(fā)展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是傳統(tǒng)的管理模式在檔案的收集、整理、檢索等工序，總會(huì)花去檔案管理人員大量的時(shí)間以及精力，特別是在檔案檢索環(huán)節(jié)，管理人員需要對(duì)照紙質(zhì)目錄在大量的紙質(zhì)檔案中抽調(diào)出所需檔案，其效率十分低下。然而在新形勢下計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用，相關(guān)管理人員可以在掌握必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上，依靠相關(guān)程序自動(dòng)生成檔案信息，將這些信息匯總起來共同形成社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。管理人員只要在輸入關(guān)鍵詞就可以快速而準(zhǔn)確地抽調(diào)出需要的檔案信息，極大降低了管理人員的工作強(qiáng)度。

1.2紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，節(jié)約檔案管理成本

以往傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案通常為紙質(zhì)材料，不僅成本較高，同時(shí)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、管理及檢索方面都會(huì)存在一定難度，這就在一定程度上增加了檔案管理人員的工作量，且管理效率也不理想，而在當(dāng)前形勢下，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)迅速覆蓋至人們生活工作的方方面面。相較于其他存儲(chǔ)、傳遞模式，成本低廉以及方便快捷等特點(diǎn)也讓計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用優(yōu)勢大大提高。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用讓紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，這一方面降低了檔案本向的制作成本，節(jié)省檔案存放占地空間，另一方面也節(jié)省了大量的人力資源。

1.3信息化管理有助于社保檔案永久、安全地保存

以往傳統(tǒng)的社保檔案由于以紙質(zhì)為主，受自然因素以及人為因素的影響，很多檔案信息并不能得到永久、安全的保存，特別是那些年代較為久遠(yuǎn)的檔案，有時(shí)會(huì)因?yàn)槿藶槭韬龌蛘呤艹?、灰塵等因素而遭到不同程度的破損，當(dāng)使用時(shí)就會(huì)出現(xiàn)檔案信息缺失或字跡模糊等現(xiàn)象，給社保檔案的利用造成困難。信息化管理則不同，它可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文字、圖片、音頻等電子形式，在很大程度減少了檔案信息丟失或者字跡模糊等現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，由于電子版檔案可進(jìn)行多次備份，就算計(jì)算機(jī)硬件本身出現(xiàn)問題，相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也不會(huì)就此崩潰，利用其它硬件依然可以恢復(fù)或者重建，進(jìn)而保證了社保檔案的完整性。

2、新時(shí)期加強(qiáng)社保檔案信息化管理的有效策略

2.1加大宣傳，提高大眾對(duì)社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)

在無紙化檔案推行的一段時(shí)間里，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員通過掃描儀、相機(jī)等工具收集檔案資料，在工作的過程中提高了公眾對(duì)社保檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)，并對(duì)其有一個(gè)深入理解以及支持。提高公眾的認(rèn)識(shí)不僅僅是因?yàn)樯绫n案的信息化是一項(xiàng)技術(shù)手段的革命，更重要的是一場生活方式、管理方式及思想觀念的革命。目前，我國的社保檔案事業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，我們需要抓住機(jī)遇，積極開拓進(jìn)取，制定和執(zhí)行科學(xué)的戰(zhàn)略方針，來為今后社保檔案事業(yè)創(chuàng)造新的契機(jī)。另外，作為社保檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)者也需要深入了解檔案信息化的內(nèi)涵、目標(biāo)及目的，并且對(duì)社保檔案信息化的內(nèi)容以及具體實(shí)現(xiàn)過程等有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。意識(shí)決定行為，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，進(jìn)一步加大對(duì)社保檔案信息化建設(shè)的投入力度，從而為實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理提供必要的設(shè)備以及人才支持。

2.2構(gòu)建一個(gè)完善的社保檔案信息化管理配套體系

第一，加強(qiáng)設(shè)備部門、系統(tǒng)開發(fā)部門以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門之間的交流、合作，且社保單位應(yīng)該對(duì)自己的發(fā)展要求有一個(gè)充分掌握，并將信息化管理作為發(fā)展載體，依照相關(guān)發(fā)展需求研發(fā)符合自身需求且運(yùn)行穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)。

第二，就目前來看，我國多地社保單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，各省、市自行開發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，而且也沒有構(gòu)建以檔案信息化管理為基礎(chǔ)的發(fā)展格局，需要進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)模塊在業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)中的功能。

第三，建立健全信息化檔案管理制度。無紙化檔案的施行，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的依賴極強(qiáng)，可以說，網(wǎng)絡(luò)在檔案在，網(wǎng)絡(luò)壞檔案無。因此，建立健全網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行加強(qiáng)管理，以保證檔案資料能隨時(shí)隨需提供有效服務(wù)。

2.3提高社保檔案信息化管理水平

第一，各社保單位需要設(shè)立人才培養(yǎng)的專項(xiàng)資金，積極加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員信息化技能以及職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)。根據(jù)本單位的信息化管理建設(shè)實(shí)際，定期或不定期地組織檔案管理人員進(jìn)行必要的集中訓(xùn)練和日常教育，將其培訓(xùn)成符合本單位發(fā)展要求的復(fù)合型人才，這也是保證檔案信息化管理效率的前提。

第二，不斷擴(kuò)展和延伸社保檔案的功能。根據(jù)社保發(fā)展的基本要求，對(duì)社保檔案信息化管理中所包含的信息進(jìn)行深入分析研究，分析信息的變化趨勢，積極解決其中存在問題，并提出建設(shè)性的改進(jìn)措施。

2.4規(guī)范檔案經(jīng)辦隊(duì)伍，提高檔案的準(zhǔn)確性、完整性

在以往的社保檔案信息化管理中，由于當(dāng)時(shí)操作人員錄入信息的不規(guī)范，使得有部分參保人的信息錄入不準(zhǔn)確，給檔案查詢帶來了困難，或者查不到，或者查到的信息是不完整的，給當(dāng)事人帶來了不便。因此，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和檔案管理人員要加強(qiáng)檔案的信息化管理的責(zé)任心，在錄入時(shí)由兩人互相審校，以減少出錯(cuò)率。要正視社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人的重要意義，加大工作力度，提高建檔水平，構(gòu)建一個(gè)完整、安全、現(xiàn)代、高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案的歷史憑證作用。

3 結(jié)語

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案作為我國檔案管理事業(yè)中的重要組成部分，其能否實(shí)現(xiàn)信息化管理，不僅體現(xiàn)著相關(guān)社保單位管理水平以及能力，同時(shí)也在很大影響著廣大參保人員的切身利益。所以，相關(guān)社保單位要加強(qiáng)社保檔案的信息化管理，加大資金、技術(shù)、人力投入，切實(shí)把檔案信息化管理工作做好，從而有效提升社保檔案的管理以及服務(wù)質(zhì)量。

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