辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公流程運(yùn)轉(zhuǎn)淺析

摘 ?要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的到來(lái)，物聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療信息化、智能物流等戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展不斷推動(dòng)著社會(huì)各行業(yè)的信息化建設(shè)。當(dāng)前，信息化、數(shù)字化校園的部署已然成為各大高校的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)以辦公室寬帶網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)平臺(tái)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與日常辦公程序進(jìn)行融合，使得辦公方式更加低碳、智能、準(zhǔn)確且科學(xué)，提高辦公效率的同時(shí)，極大程度地解放了人力資源、降低了經(jīng)營(yíng)成本。相比于傳統(tǒng)辦公模式，自動(dòng)化辦公更加開(kāi)放、高效、嚴(yán)密。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;流程圖;流程表單

目前，仍有部分教職工及社會(huì)人士對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的認(rèn)知度不高，不了解其使用方法和運(yùn)轉(zhuǎn)原理，有抵觸心理，對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)和發(fā)展無(wú)疑是一種阻礙。本文在分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，分析了其諸多優(yōu)點(diǎn)，并通過(guò)示例從根本上詳細(xì)描述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中綜合辦公流程的具體流程的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

同其他信息化系統(tǒng)一樣，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中不可或缺的是硬件和軟件資源。其專(zhuān)用軟件有設(shè)備管理軟件、整理管理軟件等。通用軟件有圖形處理軟件、文字處理軟件等。利用軟硬件資源建立以業(yè)務(wù)流程處理為主要內(nèi)容的協(xié)同工作系統(tǒng);建立以公文收發(fā)管理為主要內(nèi)容的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng);建立已有審批流的統(tǒng)計(jì)表單處理為主要內(nèi)容的表單應(yīng)用系統(tǒng);建立以個(gè)人事務(wù)處理為主要內(nèi)容的個(gè)人辦公系統(tǒng);實(shí)現(xiàn)與辦公有關(guān)的輔助性功能。以實(shí)現(xiàn)內(nèi)容信息網(wǎng)絡(luò)化;公文流轉(zhuǎn)無(wú)紙化;工作流程自動(dòng)化;日常辦公移動(dòng)電子化。

同時(shí)，最大限度地滿(mǎn)足學(xué)校的個(gè)性化管理要求，內(nèi)部的個(gè)性化設(shè)置和二次開(kāi)發(fā)相互獨(dú)立，方便管理員的管理和維護(hù)，減少運(yùn)行成本;記錄、查看所有用戶(hù)（包括普通用戶(hù)、系統(tǒng)管理員、安全管理員）的所有登錄日志和操作日志，形成符合安全審計(jì)要求的日志。

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)一般采用教育部信息標(biāo)準(zhǔn)《GB T 29808-2013 高等學(xué)院管理信息》進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)工具需支持Sql server、Oraclellg 等主流數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)基于J2EE構(gòu)架的多層B/S架構(gòu)，技術(shù)構(gòu)建跨平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)，基于XML的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，基于 web services技術(shù)的數(shù)據(jù)交換。

二、綜合辦公流程運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程分析

系統(tǒng)部署過(guò)程中，最為核心也最為復(fù)雜的兩個(gè)步驟：一是人員信息精細(xì)化，系統(tǒng)建設(shè)前期，明確并細(xì)化學(xué)校的機(jī)構(gòu)組織架構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、人員信息以及每位教職工的權(quán)限級(jí)別是系統(tǒng)部署的重要前提條件。二是辦公流程科學(xué)化，就是在系統(tǒng)建設(shè)工程中，經(jīng)過(guò)詳細(xì)調(diào)研，對(duì)各部門(mén)各院系已有的每一條辦公流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化、完善;對(duì)尚未形成具體流程又可以線(xiàn)上完成的工作進(jìn)行有效溝通、協(xié)調(diào)，以形成具體的制式表單及對(duì)應(yīng)的工作流，使得所有可以線(xiàn)上辦理的流程準(zhǔn)確并科學(xué)化。這兩個(gè)步驟是系統(tǒng)建設(shè)部署的重中之重，所占系統(tǒng)部署總時(shí)長(zhǎng)的比例也最大。

從系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)際出發(fā)，綜合辦公流程（包括公文流轉(zhuǎn)、收文管理、發(fā)文管理、二級(jí)部門(mén)收發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、信訪(fǎng)管理、會(huì)議管理、會(huì)議紀(jì)要、電子簽章簽名、各部門(mén)業(yè)務(wù)流、手寫(xiě)批注、公文統(tǒng)計(jì)等）是使用率最高也最為重要的一個(gè)模塊，以發(fā)文流程為示例，對(duì)此模塊的運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)闡述。

1.流程圖解析

系統(tǒng)中每一條辦公流程都是由表單和所對(duì)應(yīng)的具體流轉(zhuǎn)流程兩個(gè)主要部分來(lái)體現(xiàn)的。通過(guò)圖形化設(shè)計(jì)器實(shí)現(xiàn)流程定制功能，流程的定制必須與組織架構(gòu)綁定，因?yàn)榱鞒讨忻總€(gè)節(jié)點(diǎn)操作者都是組織架構(gòu)中的某個(gè)或某幾個(gè)具體的人。同時(shí)，支持子流程嵌套以及流程腳本語(yǔ)言編寫(xiě)。下圖1所示為某一流程圖示例，不同形狀的綠色圖標(biāo)框表示不同的流程節(jié)點(diǎn)。圓形的圖標(biāo)框有兩個(gè)，一個(gè)在開(kāi)頭表示流程創(chuàng)建者節(jié)點(diǎn)，另一個(gè)在最后，表示流程歸檔節(jié)點(diǎn);菱形框是判斷框，一般在流程圖的中間部分，可以向后提交也可退回;長(zhǎng)方形框表示執(zhí)行者節(jié)點(diǎn)，其沒(méi)有權(quán)利退回，只能執(zhí)行操作并向后提交。箭頭則表示提交或者退回方向，每個(gè)箭頭上都必須設(shè)置條件，比如部門(mén)負(fù)責(zé)人節(jié)點(diǎn)有三個(gè)方向：一是提交至分管校領(lǐng)導(dǎo)，二是選擇會(huì)簽處室進(jìn)行會(huì)簽事宜，三是覺(jué)得表單內(nèi)容有不妥之處退回給流程創(chuàng)建者（一般都設(shè)置退回給創(chuàng)建者，因?yàn)樗薷膬?nèi)容仍需其他已通過(guò)節(jié)點(diǎn)再次審批，某些特殊節(jié)點(diǎn)則設(shè)置可退回給任意節(jié)點(diǎn)）。除了表示提交方向外，每個(gè)箭頭上可以增設(shè)與表單中具體字段相對(duì)應(yīng)的提交條件，比如合同簽批流程中一些與合同金額對(duì)應(yīng)的提交條件的設(shè)置。

2.流程流轉(zhuǎn)過(guò)程解析

如圖2所示，一旦流程被發(fā)起，流程圖中的表示流轉(zhuǎn)方向的箭頭會(huì)有兩種顏色，分別是灰色和紅色，紅色箭頭方向是流程的整體走向，灰色則是沒(méi)涉及到或還未到達(dá)的流向。從圖中可以看出，流程由擬稿人劉某創(chuàng)建，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人趙某審核，再經(jīng)過(guò)分管校領(lǐng)導(dǎo)王某審批，再到黨政辦主任張某審核后到達(dá)校長(zhǎng)李某處，文件待李某審批處理。不同流程節(jié)點(diǎn)的顏色也是不同的。藍(lán)色節(jié)點(diǎn)是已經(jīng)通過(guò)的節(jié)點(diǎn)，橙色節(jié)點(diǎn)是流程所到達(dá)并停留在此的節(jié)點(diǎn)，綠色節(jié)點(diǎn)是尚未涉及到或者還未到達(dá)的節(jié)點(diǎn)。如圖所示，流程已經(jīng)達(dá)到校長(zhǎng)處待審批，在這之前的會(huì)簽處室節(jié)點(diǎn)呈綠色，說(shuō)明此文件未涉及到會(huì)簽，部門(mén)負(fù)責(zé)人直接提交給了分管校領(lǐng)導(dǎo);在橙色節(jié)點(diǎn)之后的黨政辦主任.、編號(hào)套紅、蓋章等也是綠色的，說(shuō)明還沒(méi)流轉(zhuǎn)到這些節(jié)點(diǎn)。

3.流程對(duì)應(yīng)的流程表單解析

流程對(duì)應(yīng)的表單主要由字段和流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的簽字意見(jiàn)構(gòu)成，字段包括但不限于單行文本（文本、證書(shū)、浮點(diǎn)數(shù)、金額轉(zhuǎn)換等）、多行文本、瀏覽按鈕（通過(guò)瀏覽按鈕可以調(diào)用系統(tǒng)中其他各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)，如日期，組織人員信息等）、選擇框（選擇框中的內(nèi)容用戶(hù)可以自定義，共使用人員點(diǎn)選）和支持附件上傳等;每個(gè)字段有自身不同的屬性，包括數(shù)據(jù)庫(kù)字段名稱(chēng)、字段顯示名、字段位置（主表、副表）、表達(dá)形式等。

流程中每個(gè)操作節(jié)點(diǎn)所顯示的表單是不盡相同的。例如上圖2中部門(mén)負(fù)責(zé)人的表單就會(huì)有提交方向的選擇項(xiàng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容需要，可選擇提交會(huì)簽處室審批后再提交分管校領(lǐng)導(dǎo)，也可選擇直接提交分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。黨委書(shū)記和校長(zhǎng)兩個(gè)節(jié)點(diǎn)操作者就不存在選擇性，覺(jué)得合理合規(guī)沒(méi)有不妥之處就直接批準(zhǔn)，有不妥之處便退回即可。而分發(fā)節(jié)點(diǎn)操作者的表單肯定有分發(fā)對(duì)象的選擇項(xiàng)，要在選擇分發(fā)對(duì)象后才可提交。

四、結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化線(xiàn)下辦公模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的部署不僅提高了行政管理水平，還能夠推動(dòng)行政化管理的不斷革新和完善。希望本文對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中辦公流程模塊的詳細(xì)闡述，對(duì)辦公自動(dòng)化的推廣、發(fā)展和革新有一定的推動(dòng)作用。

作者簡(jiǎn)介：

山杜娟（1990年3月——），女，漢族，陜西西安人，碩士，助理工程師，西安體育學(xué)院，從事網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、光電子學(xué)研究。