數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用分析

林惠珍

摘要：時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)的開展也取得了很大的進(jìn)步，在社會(huì)上各個(gè)部門有了極為廣泛的的應(yīng)用。眾所周知，在事業(yè)單位中檔案管理是一件極其繁瑣復(fù)雜的事情，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)今企業(yè)的需求。數(shù)字化技術(shù)的開展解決了這一問題，提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)質(zhì)量也有了一定程度的提高。本文在事業(yè)單位中檔案管理方面具體論述數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)重要性以及存在的問題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用分析

前言：

檔案管理作為事業(yè)單位工作任務(wù)的重要環(huán)節(jié)，要求其高效性和高質(zhì)量是必要的，但隨著事業(yè)單位的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法存在著很大的問題，例如檢索資料費(fèi)時(shí)低效、管理整體框架較為落后。因此找到一種方式解決這一問題迫在眉睫，數(shù)字化技術(shù)很大程度上解決了這一問題。文章對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理進(jìn)行了分析探討，同時(shí)指出了數(shù)字化技術(shù)存在的一些問題以及應(yīng)對(duì)措施。

一、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要作用

1.1更新企業(yè)檔案中的各類資源

隨著當(dāng)今的數(shù)字化時(shí)代飛速的發(fā)展，同時(shí)也不斷的產(chǎn)生了很多的老舊資源，如果企業(yè)繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在面對(duì)如此之多的檔案信息，必然會(huì)出現(xiàn)很多的問題。即使做到認(rèn)真細(xì)心的去管理，任務(wù)的繁瑣也是不可避免的。因此引入數(shù)字化信息技術(shù)講可以提高信息檢索的效率，資金量更新的速率，大量的節(jié)省了人力物力，進(jìn)而更快的更新檔案中的資源。

1.2提高工作人員工作效率

檔案管理的工作中大致包含紙質(zhì)檔案管理、查閱檔案、檔案的變更調(diào)動(dòng)。檔案管理人員面對(duì)很多的信息檔案不僅耗費(fèi)時(shí)間同學(xué)也拖慢了公司的整體工作效率。不僅如此，在檔案信息的收集整理階段，需要耗費(fèi)大量的人力去進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的收集與核對(duì)，規(guī)模較小的企業(yè)較為容易，當(dāng)規(guī)模較大的企業(yè)做這項(xiàng)工作時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)問題[1]。所以應(yīng)用數(shù)字技術(shù)可以用最少的人最短的時(shí)間最高的效率來解決檔案信息的收集整理，提高了檔案收集的質(zhì)量與效率。

二、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1硬件設(shè)施不完善，缺少現(xiàn)代化設(shè)備

先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐必須有現(xiàn)代化的設(shè)備作為運(yùn)營(yíng)的載體，但是就目前我國(guó)的事業(yè)單位的硬件現(xiàn)代化設(shè)施還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)標(biāo)。盡管在努力的進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，但由于設(shè)備的引用不合適或者設(shè)備的引用不夠先進(jìn)，造成了技術(shù)與設(shè)備不配套，不僅沒有提高工作效率，反而增加了更多的麻煩，造成了比傳統(tǒng)檔案管理方法更多的財(cái)力人力的損耗，得不償失。所以為了真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，硬件的設(shè)施一定要積極投資進(jìn)行合適的搭配，并根據(jù)需求的不同進(jìn)行更換與更新，使使數(shù)字化技術(shù)真正的帶來方便，而不是工作的負(fù)擔(dān)。

2.2信息檔案管理人員的素質(zhì)仍然達(dá)不到水準(zhǔn)

傳統(tǒng)的文檔信息管理很大程度依靠的是人力來進(jìn)行，檔案的查閱、處理、更新大部分也是紙質(zhì)版，無論是查閱還是其他工作都耗時(shí)耗力，但工作能力的要求較為簡(jiǎn)單。與之相反，數(shù)字化信息檔案管理則要求工作人員擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)與工作能力。就目前而言，很多的企業(yè)事業(yè)單位檔案信息管理人員無論是辦公軟件的熟練程度還是對(duì)于新技術(shù)的適應(yīng)能力大部分仍處于一個(gè)較低的水平[2]。另外，硬件設(shè)備需要定期的進(jìn)行保養(yǎng)及測(cè)定運(yùn)行狀態(tài)，絕大多數(shù)事業(yè)單位缺少這樣的專業(yè)對(duì)口人才，這就很可能造成設(shè)備的提前老化，不僅影響日常工作也浪費(fèi)了很多的資金損失。

二、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案存在的問題解決方案

3.1構(gòu)建數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位間的連鎖網(wǎng)絡(luò)

作為新興的數(shù)字化技術(shù)，還沒有過多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，可能會(huì)存在不可預(yù)知的問題，要解決這一問題就需要構(gòu)建數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位間的連鎖網(wǎng)絡(luò)。事業(yè)單位間相互交流使用體驗(yàn)，共同交流解決問題，形成合作共贏的局面。這不僅有利于數(shù)字化技術(shù)更快的應(yīng)用，也可以加大事業(yè)單位間的合作關(guān)系，營(yíng)造良好的企業(yè)發(fā)展氛圍。

3.2大力引進(jìn)現(xiàn)代化硬件配套設(shè)備

無論是新設(shè)備的引進(jìn)還是舊設(shè)備的更新，都需要事業(yè)單位積極地去對(duì)待這件事情，保證數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)單位的使用效果。同時(shí)，事業(yè)單位也要積極地進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)與修復(fù)，例如可以定期的檢查設(shè)備是否出現(xiàn)問題，對(duì)于檔案的管理自動(dòng)化是否出現(xiàn)不精準(zhǔn)錯(cuò)位查閱等情況進(jìn)行核查。在進(jìn)行設(shè)備的引進(jìn)時(shí)可以與當(dāng)?shù)卣〉寐?lián)系，統(tǒng)一設(shè)備的引進(jìn)成本，保證設(shè)備價(jià)格的統(tǒng)一性，最大化的方便新技術(shù)的應(yīng)用。也可以政府設(shè)立一個(gè)統(tǒng)一的設(shè)備采購(gòu)平臺(tái)，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保購(gòu)買與出售的信任度在一個(gè)較高的水平。

3.3對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)

硬件設(shè)備的支持是一方面，但專業(yè)人才的培養(yǎng)也是不可忽視的方面。只有有了專業(yè)人員熟練地操作現(xiàn)代化設(shè)備，才可以將設(shè)備的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到極致。因此，事業(yè)單位要積極的對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使之能夠掌握設(shè)備的操作與專業(yè)知識(shí)。不僅如此，多方面人才的培養(yǎng)也是至關(guān)重要的，工作人員不僅可以操控現(xiàn)代化設(shè)備，也可以對(duì)設(shè)備的性能進(jìn)行核查并及時(shí)的反饋給上層領(lǐng)導(dǎo)，在更新設(shè)備的時(shí)候有了更加清晰的目標(biāo)。最后也要加大對(duì)工作人員自主學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，信息化社會(huì)的資源更新是很迅速的，如果工作人員僅僅停留在舊的專業(yè)知識(shí)，當(dāng)遇到更加新穎的設(shè)備時(shí)便會(huì)一籌莫展[3]。因此專業(yè)人員要學(xué)會(huì)自主學(xué)習(xí)，積極查看新設(shè)備的更新，完善并更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備。

結(jié)語：

總而言之，相對(duì)于傳統(tǒng)信息檔案管理辦法，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能夠最大程度的提高工作效率與質(zhì)量。但是數(shù)字化技術(shù)作為新時(shí)代的產(chǎn)物，仍具有很多的問題與缺陷，比如現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)，工作人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足等，這都是需要解決的問題。無論事業(yè)單位的大小，數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)時(shí)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，是未來解決檔案信息管理繁瑣復(fù)雜的必然方案，所以企業(yè)要積極的應(yīng)用這一方案，與當(dāng)?shù)卣M(jìn)行多方面的溝通，盡早將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐，提高工作效率與質(zhì)量。

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