檔案館檔案信息服務(wù)模式研究

摘要：隨著當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，我國檔案館的檔案管理過程中已經(jīng)逐漸的擺脫了傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式，從而在檔案信息服務(wù)模式中應(yīng)用了數(shù)字化的管理系統(tǒng)，來對檔案館的檔案信息服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而實現(xiàn)檔案信息管理中的管理規(guī)范化、資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等特點，這樣就可以更好的為社會提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。本文中主要研究了檔案館檔案信息服務(wù)模式，文中首先分析了現(xiàn)階段檔案館檔案信息服務(wù)模式及特點。然后給結(jié)合實際情況，對現(xiàn)階段檔案館檔案信息服務(wù)模式的創(chuàng)新途徑進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案館;檔案信息;服務(wù)模式;創(chuàng)新途徑

一、現(xiàn)階段檔案館檔案信息服務(wù)模式及特點

（1）檔案館將傳統(tǒng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐岳谜邽橹行?/p>

我國檔案館在傳統(tǒng)的服務(wù)模式中往往只是通過手工的方式來記錄檔案，在這一過程中檔案館中的信息利用者便會處于被動的地位。當(dāng)信息利用者提交自身的需求后，只能等待檔案館工作人員給予其的答復(fù)，但是在等待的過程中信息利用者是否可以得到信息還是一個不確定的因素?，F(xiàn)階段，檔案館將傳統(tǒng)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的服務(wù)模式，這樣信息利用者在檔案館中進(jìn)行檔案尋找的過程中，檔案館中的工作人員便可以為利用者提供高效便捷的服務(wù)需求。同時信息利用者也可以根據(jù)自身的實際情況與檔案館中的內(nèi)部檔案信息進(jìn)行資源上的實時互動，從而尋找到自己所需要的信息_[1]。

（2）檔案館信息內(nèi)容和形式大為豐富

傳統(tǒng)的檔案館在信息管理的過程中通常只是文字類的信息進(jìn)行記錄和存儲，在進(jìn)行檔案信息服務(wù)的過程中一般也指向信息利用者提供文字類的信息。但是現(xiàn)階段檔案館通過融入了數(shù)字化的管理模式，信息利用者在檔案館內(nèi)可以尋找到多種多樣的數(shù)據(jù)資源，而這些數(shù)據(jù)資源就包括文字信息、圖像信息、音頻信息、視頻信息等。信息利用者通過在檔案館中查閱資料不僅可以滿足自身的需求，還可以進(jìn)一步的接收豐富的知識，從而提高自身的綜合素質(zhì)。

（3）檔案館信息服務(wù)模式中融入了智能化系統(tǒng)

我國檔案館傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式主要是通過對檔案管理中的信息進(jìn)行按照目錄、卷宗、案卷、文件等4個層次組織成樹狀的結(jié)構(gòu)，通過這種方法對信息進(jìn)行儲存和管理，雖然具有內(nèi)容上的一定邏輯性和連續(xù)性。但是在信息的具體查找過程中，當(dāng)然管理人員只能通過相似的內(nèi)容進(jìn)行大概的尋找。現(xiàn)階段通過在檔案信息服務(wù)模式中融入了智能化的系統(tǒng)，就可以在檔案館中建立起數(shù)字化的信息管理模式，從而將檔案館中的內(nèi)部信息文件建立成多種連接，將每一份文件中的信息節(jié)點形成多元化的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，這樣文件與文件之間便會產(chǎn)生內(nèi)容上的近似連接，而可以在排序的過程中有序地將檔案管理的信息進(jìn)行排列。

（4）檔案館檔案管理中實現(xiàn)一體化管理

傳統(tǒng)檔案館用戶在查閱檔案信息的過程中，需要由檔案管理人員在場提供相應(yīng)的紙質(zhì)資料。但是現(xiàn)階段通過在檔案管理中實現(xiàn)一體化的管理，檔案館在文件管理過程中并可以每一個文件將每一個文件的形成進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放和歸檔，同時通過PDM系統(tǒng)或是OA系統(tǒng)就可以將檔案館內(nèi)部的所有檔案信息進(jìn)行集成，然后完成歸檔發(fā)放功能，從而實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理。

二、現(xiàn)階段檔案館檔案信息服務(wù)模式的創(chuàng)新途徑

（1）對檔案信息服務(wù)模式的服務(wù)觀念創(chuàng)新

現(xiàn)階段檔案館在對檔案信息服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新的過程中將傳統(tǒng)的服務(wù)觀念進(jìn)行創(chuàng)新，通過當(dāng)前的知識化管理對檔案信息服務(wù)的功能進(jìn)行開發(fā)和利用。這樣便可以讓檔案館在對檔案信息資源進(jìn)行管理的過程中，通過建立強(qiáng)大的知識庫，從而將檔案信息中的相關(guān)知識點信息進(jìn)行全面的覆蓋，這樣就可以幫助用戶在進(jìn)行信息查詢的過程中享受到寬大的知識覆蓋面，從而可以實現(xiàn)對檔案信息知識和傳播共享的作用。都是檔案館在對檔案信息進(jìn)行管理的過程中還可以利用OA、PDM等類似的軟件系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行保管，這些系統(tǒng)便可以將檔案館內(nèi)的部分的信息由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管形式轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)化的管理模式，通過將所有的檔案數(shù)據(jù)信息儲存在相應(yīng)的知識庫管理平臺中，并可以將答案中的各種信息知識進(jìn)行提煉和整合，從而實現(xiàn)信息知識的實時共享，這樣就可以將檔案信息資源轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的知識提供給需要的人群_[2]。

（2）對檔案信息服務(wù)模式的服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

檔案館在發(fā)展過程中最重要的便是對自身數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，只有檔案館對自身數(shù)據(jù)庫進(jìn)行不斷的豐富和建設(shè)，可以更好的對當(dāng)前檔案信息服務(wù)模式的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。

這就需要檔案館對內(nèi)部的存量檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還需要通過建立相應(yīng)的文案檔案、設(shè)備檔案、談檔案等，然后通過特制的掃描儀器將文案檔案中的紙質(zhì)文件進(jìn)行全數(shù)字化的處理，通過將紙質(zhì)文件形成pdf的格式后儲存在數(shù)據(jù)庫中，便可以形成房管內(nèi)部的全文數(shù)據(jù)資源庫。同時對于檔案館內(nèi)部的光盤內(nèi)的電子文件，工作人員需要將光盤內(nèi)電子文件中的相應(yīng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成規(guī)范性的格式，然后將轉(zhuǎn)化完畢的數(shù)據(jù)根據(jù)一定的組織方式存入到檔案全文數(shù)據(jù)庫中。

（3）對檔案管信息管理中的人才和組織管理創(chuàng)新

檔案館在發(fā)展的過程中，還需要對檔案信息管理中的人才和組織管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。這就需要檔案館首先需要對自身進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等相應(yīng)的工作，然后便是對檔案館內(nèi)部的工作人員實施統(tǒng)一的培訓(xùn)方案，并制定嚴(yán)格的績效考核制度對檔案館內(nèi)部的工作人員進(jìn)行績效管理。同時對于兼職檔案管理人員，檔案館還需要對這些人員進(jìn)行錄用前的相應(yīng)培訓(xùn)，讓這些兼職人員學(xué)會如何利用檔案館中的數(shù)字化軟件對檔案館內(nèi)部的信息進(jìn)行合理的管理。

三、結(jié)束語

現(xiàn)階段我國大部分檔案管在信息服務(wù)中都應(yīng)用了數(shù)字化的服務(wù)模式，因此現(xiàn)階段檔案館在發(fā)展的過程中館藏檔案的多少和檔案館的規(guī)模的大小已經(jīng)不再是該行業(yè)中的競爭優(yōu)勢。只有檔案館在發(fā)展的過程中開創(chuàng)根據(jù)獨特的信息服務(wù)模式，才可以更好的促進(jìn)檔案館的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳慕潔.論企業(yè)數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)模式研究[J].智能城市， 2016（11）：276-277.

[2]倪佳.數(shù)字檔案館環(huán)境下的檔案信息服務(wù)模式研究[J].黑龍江檔案， 2014， （002）：12-13.

作者簡介：任道志（1969.11-），男，漢族，籍貫河北省陽原縣。內(nèi)蒙古錫林郭勒盟烏蘭牧騎文秘、檔案員，中級館員，大專學(xué)歷，研究方向是檔案管理。