新形勢下如何做好檔案規(guī)范化管理工作

柴常廷 劉愛華

摘 要：檔案規(guī)范化是近年來各單位檔案管理工作所追求的目標(biāo)，其能夠直接體現(xiàn)單位信息資料管理的效率和質(zhì)量。新形勢下，做好檔案規(guī)范化管理工作，減輕檔案管理壓力和管理成本，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展刻不容緩。本文探討了檔案規(guī)范化管理的必要性，分析當(dāng)前檔案管理中存在的突出問題，立足于規(guī)范化的視角提出相應(yīng)的建議，希望能夠幫助檔案管理人員理清檔案管理思路、理順檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息高效利用。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;檔案;必要性;對(duì)策;問題

一、檔案規(guī)范化管理的必要性

（一）保障檔案真實(shí)性、完整性的必然要求

當(dāng)前，無論是紙質(zhì)類檔案還是電子類檔案，其種類和數(shù)量都較之以往有明顯的增加，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在這種環(huán)境下，如果不能很好地對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理過程中存在漏洞，影響檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不僅不利于單位相關(guān)決策的擬定，而且會(huì)影響檔案本身的價(jià)值。因此，必須要重視檔案規(guī)范化管理，進(jìn)一步完善檔案管理流程，細(xì)化檔案管理內(nèi)容，避免檔案在記錄、運(yùn)輸、交接、借閱過程中出現(xiàn)紕漏[1]。除此之外，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理體現(xiàn)了源頭控制的思想，能夠?yàn)楹笃跈n案補(bǔ)充、檔案更新工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)“一次處理，高效管理”的目標(biāo)。

（二）確保檢索效率和檢索質(zhì)量的內(nèi)在要求

檔案是單位各項(xiàng)工作的憑證，詳細(xì)記錄了單位某項(xiàng)具體的事務(wù)。推動(dòng)檔案規(guī)范化管理，避免檔案管理“無序化”，能夠確保檢索效率和檢索質(zhì)量。一方面，立卷固定工作的規(guī)范化能夠避免檔案內(nèi)容缺失，為后期檢索工作提供幫助，確保檔案資源隨時(shí)可供使用。另一方面，利用規(guī)范化則能夠減少檔案管理成本，縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，滿足相關(guān)主體的檔案需求，彰顯檔案管理的價(jià)值。

二、檔案管理中存在的突出問題

（一）立卷歸檔工作不嚴(yán)謹(jǐn)

立卷歸檔是檔案管理最為重要的步驟，該項(xiàng)工作能否做好，直接影響檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前，部分單位立卷歸檔工作不嚴(yán)謹(jǐn)，存在一定的漏洞。一是立卷歸檔規(guī)則不明確，難以為相關(guān)工作人員開展立卷歸檔工作提供指導(dǎo)[2]。二是分類整理工作不科學(xué)，長期使用固化的分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有綜合應(yīng)用多種分類方法，影響歸檔質(zhì)量。三是事前把控不嚴(yán)格。部分檔案管理人員在相關(guān)部門移送檔案資料過程中，既沒有對(duì)相應(yīng)的材料進(jìn)行核實(shí)，也沒有在相應(yīng)的交接單上簽字，導(dǎo)致后期材料丟失后產(chǎn)生爭議。四是立卷歸檔不及時(shí)，檔案資料在囤積、流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失問題，影響檔案的完整性和真實(shí)性。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

檔案數(shù)據(jù)庫即一種以提升檔案利用效益為目標(biāo)，對(duì)檔案進(jìn)行專門化、規(guī)范化管理的數(shù)據(jù)庫，能夠提升檔案管理水平。當(dāng)前，部分單位檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，影響檔案編研工作以及專題建設(shè)工作。一是尚未建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、文書檔案數(shù)據(jù)庫、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫、工作總結(jié)數(shù)據(jù)庫以及大事記數(shù)據(jù)庫，檔案管理仍然處于一個(gè)零散化的狀態(tài)，不利于后期集中使用。二是檔案更新不及時(shí)，沒有及時(shí)對(duì)失效的文件進(jìn)行處理。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)的應(yīng)用不足

未來，單位檔案數(shù)量會(huì)進(jìn)一步增多，如何盤活單位人力資源，提升管理實(shí)效，需要檔案管理人員深思。一方面，部分單位尚未利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行深度檢索，難以進(jìn)一步挖掘深層次的信息。同時(shí)，也不利于將重復(fù)的文件篩選出來，不利于走出“寧多勿缺”的工作誤區(qū)[3]。另一方面，上下級(jí)單位之間、單位內(nèi)部之間處于信息孤島的狀態(tài)，缺乏共享機(jī)制，影響檔案收集和利用效率。

三、新形勢下做好檔案規(guī)范化管理工作的對(duì)策

（一）推動(dòng)立卷歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化

新形勢下，單位要堅(jiān)持按照“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”“效率與質(zhì)量比重”“保管和利用并重”的原則開展立卷歸檔工作，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。一是要結(jié)合單位實(shí)際狀況出臺(tái)《歸檔文件整理規(guī)則》以及其他規(guī)范性文件，設(shè)置明確的立卷歸檔規(guī)則，增強(qiáng)立卷歸檔工作的指導(dǎo)性。二是要拓寬思路。檔案管理人員要善于學(xué)習(xí)并借鑒國內(nèi)優(yōu)秀的分類經(jīng)驗(yàn)，處理不同類型的檔案資源。例如，可以參照文件保管期限對(duì)文件進(jìn)行分卷整理;可以根據(jù)文件性質(zhì)對(duì)行政文件、黨務(wù)文件以及其他文件進(jìn)行整理;可以按照年份、專題進(jìn)行整理。三是要做好事前把控工作。對(duì)于其他部門移交的材料，應(yīng)當(dāng)對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)予以核實(shí)。確有遺失的，應(yīng)當(dāng)要求其他人員補(bǔ)送，并簽署相應(yīng)的交接單。四是要做好責(zé)任落實(shí)工作，明確立卷歸檔的期限，提升單位各個(gè)部門的立卷歸檔意識(shí)，減少檔案資源丟失的可能性。

（二）加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

單位要通過建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫來充實(shí)不同類型檔案的內(nèi)容，確保門類齊全和收集齊全，更好地服務(wù)于檔案需求主體。一是要結(jié)合單位工作重點(diǎn)以及業(yè)務(wù)類型，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、文書檔案數(shù)據(jù)庫、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫、工作總結(jié)數(shù)據(jù)庫以及大事記數(shù)據(jù)庫，做好條理分明，形成專業(yè)化的管理機(jī)制。二是要及時(shí)做好檔案資源更新工作，及時(shí)剔除失效檔案，減少檔案所占用的空間，減輕保管工作不必要的負(fù)擔(dān)。

（三）強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)的應(yīng)用

信息化時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)挖掘以及檔案共享是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。為此，單位要充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)，解決傳統(tǒng)的管理難題。一方面，要進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的深度挖掘，提升檢索效率的同時(shí)，將系統(tǒng)中重復(fù)的文件篩選出來。另一方面，上下級(jí)單位之間以及單位內(nèi)部要依托于云共享技術(shù)，進(jìn)一步加快檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)一站式管理、備份與查詢，便于后期使用。

四、結(jié)束語

新的歷史起點(diǎn)下，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，讓檔案資源成為單位決策的重要參考，解決檔案管理中存在的問題，是每一位檔案管理人員努力的目標(biāo)。為此，檔案管理人員要增強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)和規(guī)范意識(shí)，善于對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和利用，滿足相關(guān)主體的檔案需求，凸顯檔案的作用和效能。尤其是在信息資料不斷增多的時(shí)代背景之下，只有把握好規(guī)范化管理的規(guī)律和要求，才能減輕自身工作壓力，推動(dòng)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。具體而言，一是要推動(dòng)立卷歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化;二是要加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè);三是要強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云共享技術(shù)的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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[2]楊杰.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家，2020（02）：139.

[3]王浩宇.對(duì)于檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考[J].才智，2020（01）：238.

（作者單位：1.高密市應(yīng)急管理局;2.高密市人力資源和社會(huì)保障局）