館藏紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的幾點(diǎn)思考

廖佳潔

摘 要：本文論述了館藏紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的重要性，分析了影響紙質(zhì)檔案壽命的因素，為在工作中如何對(duì)紙質(zhì)檔案加強(qiáng)保護(hù)提供了幾點(diǎn)建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;壽命;保護(hù)

檔案工作是機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)工作，習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”總書記用四個(gè)“得以”高度概括了檔案工作的重要性以及對(duì)檔案工作給予的厚望。近年來，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給檔案事業(yè)帶來了重要的變革，電子檔案以其高效、快捷的特點(diǎn)在檔案中脫穎而出，相比之下，紙質(zhì)檔案的保護(hù)在工作中逐漸被人們所忽視，但我認(rèn)為，同樣是信息的載體，紙質(zhì)檔案更具客觀性和原始性。目前，從我館館藏檔案材料來看，紙質(zhì)檔案還是占多數(shù)。紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔是同步進(jìn)行的，因此，紙質(zhì)檔案保護(hù)仍然是新形勢(shì)下檔案工作的重要部分。

一、影響紙質(zhì)檔案壽命的幾點(diǎn)因素

1.紙張材料的耐久性。所謂耐久性，通常理解為在保存和使用的過程中，檔案制成材料抵抗理化損壞作用和保持原來理化性能的能力。抵抗理化損壞作用和保持原來理化性能的能力強(qiáng)，該制成材料就耐久，反之就不耐久。影響紙張耐久性的因素主要是造紙植物纖維，而造紙植物纖維的主要化學(xué)成分有兩大類：一是纖維素，二是非纖維素（主要是半纖維素和木質(zhì)素）。纖維素具有不溶于水和一般有機(jī)溶劑的特點(diǎn)，是一種耐久性很好的物質(zhì)。纖維素含量的高低直接影響到紙張的耐久性，纖維素含量高，紙張的拉力、耐折度就強(qiáng)，不易老化，紙張的質(zhì)量就越好;相反，木質(zhì)素含量過高，紙張就容易變脆折斷。目前，從我館現(xiàn)保存的各類檔案中，絕大多數(shù)都是紙質(zhì)材料，紙質(zhì)材料保存時(shí)間長以后，就容易發(fā)黃變脆，以至變質(zhì)損壞，所以文件用紙應(yīng)選擇耐久性強(qiáng)的，保管方法得當(dāng)，則可延長檔案的壽命，反之則不然。

2.字跡材料的耐久性。字跡材料指的是在文書形成的過程中，用于在紙上書寫、印刷的材料，字跡材料能否耐久主要取決于兩個(gè)因素。一是字跡色素成分的耐久性，二是字跡色素與紙張結(jié)合的牢固程度。如常見的不耐久字跡材料有純藍(lán)和紅墨水，他們的色素都是不耐光的有機(jī)染料，水溶性好，顏色鮮亮，但是耐光度和耐水性都很低，字跡很容易褪色。目前最常用也是最耐久的字跡材料是墨，墨的組成成分是碳素、動(dòng)物膠和防腐劑。碳原子（C）最外層有四個(gè)電子，因此很難因得、失電子而形成穩(wěn)定的化合物，所以墨書寫的字跡耐久而且不易退色。

3.檔案庫房溫濕度控制。溫度是衡量物質(zhì)冷熱程度的物理量。濕度是指空氣潮濕和干燥的程度，即空氣含水蒸氣量的大小。不適宜的溫濕度不僅會(huì)直接影響檔案制成材料的耐久性，而且會(huì)加速一切不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞作用。不適宜的溫濕度一般是指庫房溫度過高和濕度過大，高溫會(huì)加大檔案紙質(zhì)材料中各種有害化學(xué)物質(zhì)對(duì)紙張纖維的破壞作用;庫房潮濕會(huì)加速檔案紙張材料中纖維素的水解，纖維素一旦發(fā)生水解，紙張強(qiáng)度就會(huì)下降，耐久度大打折扣。因此檔案庫房溫濕度控制是檔案保護(hù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，如果庫房溫濕度能夠控制在比較適宜的范圍內(nèi)，檔案材料的壽命會(huì)延長。

4.光、塵。實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，各種纖維素的機(jī)械強(qiáng)度，經(jīng)過陽光長時(shí)間的照射后，會(huì)比原來降低，所以光能直接使紙張中的纖維素受到破壞，強(qiáng)烈的日光照射使紙張很容易因氧化而變黃、發(fā)脆還會(huì)使字跡發(fā)生褪色。灰塵落在檔案上，隨著檔案的移動(dòng)、翻閱，就會(huì)引起灰塵顆粒對(duì)檔案紙張的摩擦，會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生機(jī)械磨損，還會(huì)污染檔案，更嚴(yán)重時(shí)會(huì)使紙張粘連?；覊m是有顏色的小顆粒，會(huì)影響字跡的清晰，影響檔案使用，尤其在西北地區(qū)沙塵、浮塵天氣比較常見。

5.微生物、蟲。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，我們所熟知的發(fā)霉主要就是微生物危害的結(jié)果，檔案庫房中常見的霉菌有：曲霉、青霉、根霉、毛霉等?？諝鉂穸纫矊?duì)微生物有極大的影響，空氣濕度越大微生物就越容易生長，所以物品就越容易發(fā)霉。霉菌對(duì)檔案的破壞非常大，會(huì)在檔案上形成帶顏色的霉斑，會(huì)污損檔案，影響閱讀。霉菌還會(huì)分解出有機(jī)酸，會(huì)增加紙張的酸性。一般在南方潮濕的地區(qū)容易滋生霉菌，在我們西部地區(qū)由于日照充足，天氣干燥，目前情況還算良好。目前發(fā)現(xiàn)的檔案害蟲有：毛衣魚、書虱、藥材蟲等，雖然不常見，但是危害極大，總而言之蟲害對(duì)檔案的破壞是不可逆轉(zhuǎn)的。

6.紙質(zhì)檔案人為破壞。紙質(zhì)檔案從各科室向檔案室移交開始，到歸檔、整理直至移交的過程，是檔案最原始面貌得以展現(xiàn)的過程，也是檔案原貌最易受損的階段，這個(gè)時(shí)侯如果檔案整理人員不規(guī)范操作，就會(huì)給檔案原件造成損傷。另外，在紙質(zhì)檔案查閱利用的過程中，有的檔案由于年代久遠(yuǎn)，紙張本身已經(jīng)非常破舊，非常薄，翻閱和復(fù)制過程中，稍微不注意就會(huì)造成紙張撕裂破損，從而給檔案原件造成無法挽回的毀壞，無形中增大了日后檔案保護(hù)工作的負(fù)擔(dān)。

二、紙質(zhì)檔案保護(hù)的幾點(diǎn)建議

1.確保紙張載體符合耐久性要求。檔案用紙要選擇纖維含量高，酸性殘留物質(zhì)少，最好是呈弱堿性的紙張。檔案管理人員應(yīng)熟悉紙張的種類及特點(diǎn)，并主動(dòng)參與到紙張的選購工作，不能參與紙張選購時(shí)，應(yīng)該向采購人員說明采購要求。同時(shí)，一次性購買紙張的數(shù)量不宜太多，最好當(dāng)年能夠用完，有的單位一次性采購的紙張夠使用5、6年甚至更久，這樣無形中縮短了檔案的壽命。

2.要正確選擇檔案字跡材料。前面我們提到過，最耐久的字跡材料是墨，碳素墨水、墨汁都是比較好的選擇。以炭黑為色素的激光打印字跡屬于較耐久字跡，是檔案文件理想的字跡材料。把好書寫要求，堅(jiān)決不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等宜褪色材料作為檔案字跡材料。目前，我館在整理一些年代久遠(yuǎn)的檔案時(shí)，由于紙張比較脆，檔案字跡有的是圓珠筆和鉛筆，有的還是復(fù)寫紙，對(duì)這種不耐久紙質(zhì)檔案，全部進(jìn)行了復(fù)制，并全文數(shù)字化掃描，盡量留存檔案的原始面貌。

3.合理控制庫房溫濕度。國家檔案局頒發(fā)的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》對(duì)檔案庫房溫濕度做了明確的界定：檔案庫房溫度變化范圍在14℃-24℃，相對(duì)濕度在45%-60%之間。保持庫房內(nèi)適應(yīng)的溫濕度，可以延長檔案紙張和字跡的壽命。我市處于祖國的西北地區(qū)，天氣整體比較干燥、炎熱，所以我館在每個(gè)檔案庫房都配備了空調(diào)和加濕器，庫房內(nèi)設(shè)置了溫濕度計(jì)，每天安排專門的管理人員做好溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度有不達(dá)標(biāo)趨勢(shì)的時(shí)候，立刻打開空調(diào)和加濕器，以保障庫房的溫濕度在適宜范圍內(nèi)。

4.減少光、塵對(duì)檔案的破壞。為了減少光的破壞，首先庫房的窗戶要少，目前我館庫區(qū)的窗戶都非常小而窄，在庫區(qū)外圍還有一圈環(huán)形廊，環(huán)形走廊的窗戶全部配備了遮光性良好的窗簾，天氣炎熱時(shí)，可以拉上遮光窗簾，避免有陽光直射進(jìn)庫房內(nèi)檔案架上，同時(shí)還可以降低庫房溫度。西北地區(qū)的春天沙塵天氣比較常見，所以檔案庫房所有門窗一定要能緊密關(guān)閉，另外，有條件的館，可以在周圍空地多種植綠化植物，可以減少有害氣體和灰塵對(duì)檔案庫房的影響，植物對(duì)粉塵有明顯的阻擋、過濾作用。另外，還要經(jīng)常做好庫房的清潔衛(wèi)生，這樣可以有效降低庫房的含塵量。有條件的單位，可以配備空氣凈化器，更好的凈化過濾檔案庫房中的灰塵和有害氣體。

5.做好庫房中微生物的預(yù)防工作。為了使檔案不受微生物的損害，必須積極地采取預(yù)防措施。微生物在檔案庫房中生長的主要條件是養(yǎng)料、水分、適宜的溫度和空氣。檔案本身就是微生物的養(yǎng)料，我們也不可能把檔案保存在真空中，所以，預(yù)防微生物的滋生，主要還是控制水分和溫度。之前我們提到：檔案庫房適宜溫度變化范圍在14℃-24℃，相對(duì)濕度在45%-60%之間。這個(gè)值對(duì)微生物的發(fā)育是不利的，所以庫房的溫濕度應(yīng)該嚴(yán)格保持這個(gè)水準(zhǔn)。對(duì)庫區(qū)要定期投放國家許可的植物殺蟲劑，并及時(shí)更換，但是由于庫區(qū)面積大，庫區(qū)又多，更換一次耗時(shí)久，這種方法對(duì)操作人員有一定損害，建議可以外包給有資質(zhì)的公司定期對(duì)庫房內(nèi)進(jìn)行專門殺蟲。

6.減少人為對(duì)檔案的破壞。一方面在檔案整理、立卷、移交過程中，整理人員圖快、圖省事、下手重?fù)p壞了檔案，該搶救的不搶救，該糊裱的不糊裱，該修復(fù)的不修復(fù)，就草率歸檔上架，給日后檔案保護(hù)工作帶來不便。另一方面，在檔案的查閱利用過程中，翻閱力度過大、毛手毛腳，在復(fù)制時(shí)粗暴拔訂書針，這樣也會(huì)對(duì)檔案造成損壞。這就要我們堅(jiān)持以人為本，對(duì)檔案管理人員加大教育、培訓(xùn)力度，可以采取理論學(xué)習(xí)、專題講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等多種學(xué)習(xí)形式，重點(diǎn)以檔案管理人員職業(yè)道德、檔案技術(shù)保護(hù)的重要意義和方法為主要內(nèi)容，教育檔案管理人員在檔案事業(yè)中牢記使命，樹立良好的責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，真正負(fù)起對(duì)檔案技術(shù)保護(hù)的責(zé)任，嚴(yán)格落實(shí)檔案整理操作規(guī)程。查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)該輕拿輕放，愛惜檔案，充分發(fā)揮檔案為決策、科研、管理等工作服務(wù)的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]程文芳.紙質(zhì)檔案保護(hù)存在問題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[2]李 玲.紙質(zhì)檔案保護(hù)與技術(shù)[J].蘭臺(tái)世界，2012

（作者單位：阿拉爾市檔案館）