縣級工會檔案現代化管理的對策思考

張曉艷

摘要：縣級工會檔案管理是工會工作的一個重要組成部分。當前，由于我國經濟發(fā)展和科技進步，傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿足工作的實際需要，必須從傳統(tǒng)管理向現代化管理進行轉變。本文正是圍繞縣級工會檔案管理的現代化和信息化這一問題進行了簡單闡述。

關鍵詞：縣級工會;檔案現代化;問題;思考

縣級工會檔案是縣級工會組織發(fā)展歷史軌跡的體現，也是工會組織自身形象和價值追求的重要反映，在進一步促進工會事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要的借鑒和參考作用。當前，隨著經濟發(fā)展和新科學技術的不斷應用，縣級工會傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿足工作的實際需要，因此縣級工會檔案管理工作必須實現現代化，以適應工會事業(yè)和信息化社會的發(fā)展需要。

一、檔案管理現代化含義

檔案管理現代化，是指建立在辦公自動化基礎上，運用科學的管理方法，以先進的技術和設備為支撐，充分發(fā)揮檔案工作者的主動性和創(chuàng)造性，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革創(chuàng)新，實現檔案的科學化、標準化、信息化管理。具體內容包括：運用計算機、網絡和多媒體等科學技術和手段，有效整合檔案信息資源，實現檔案信息的海量存儲、網絡傳遞、自動編目、快速檢索、自動統(tǒng)計、方便閱覽和智能管理等。

二、縣級工會檔案管理信息化現狀

縣級工會檔案管理是工會工作的重要組成部分，其信息化的腳步直接影響到工會整體工作，所以在當前的信息時代，提高縣級工會信息化程度是促進工會事業(yè)發(fā)展的當務之急。但當前縣級工會檔案管理信息化建設現狀卻普遍存在諸多不足。

（一）現代化利用程度較低

當前網絡時代已進入云計算時代，檔案管理也從紙質文件為主的模式向紙質和電子文件并存的模式轉變。雖然當前的縣級檔案管理正在朝網絡化方向邁進，但仍存在軟件不規(guī)范、信息化程度較低、授權制度不健全等問題，直接影響了檔案的社會利用率。

（二）管理方式相對落后

目前，縣級工會檔案管理，在文件立卷歸檔時，檔案工作人員還需進行手工整理及目錄的編制，致使工作量加大，工作時間較長、速度較慢，而且在很大程度上限制了檔案處理速度，將原本高效利用的檔案置于較慢的檢索速度和較低的準確率之下，給查閱和利用檔案加大了難度，更談不上高效快捷。

（三）工作人員應用技能不高

檔案管理實現現代化，管理人員素質非常關鍵，需要有足夠的網絡和計算機應用能力。但就縣級工會檔案管理人員整體素質看，還不能適應當今高速發(fā)展的計算機網絡工作環(huán)境，普遍缺乏既具備計算機及通訊技術、網絡技術，又熟悉檔案管理業(yè)務的復合型人才。因此，培養(yǎng)、補充此類人才迫在眉睫。

（四）現代化建設缺乏前瞻性

當前縣級工會檔案現代化建設，還未能很好地立足現實把握信息技術的發(fā)展趨勢，沒有足夠重視技術標準的更新。同時，檔案信息化建設重視程度不夠，建設性投入不足，導致檔案管理的現代化設備缺失，信息化程度不高，網絡安全保密建設不完善等問題，都嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案現代化管理進程。

三、加強縣級工會檔案管理信息化的幾點對策

（一）強化檔案管理現代化意識

一是縣級工會領導要從思想上認識檔案管理現代化的重要性和現實意義，關心和支持檔案管理信息化建設，并協(xié)調解決工作中出現的各種問題;二是檔案管理人員要轉變觀念，增強檔案信息化管理意識，依靠先進技術和科學管理方法，積極探索切實可行的檔案管理現代化模式，創(chuàng)造性地開展工作，推動檔案事業(yè)科學發(fā)展。

（二）加強檔案基礎設施建設

一是加強硬件設施建設，購置服務器、存儲器、計算機、掃描儀及網絡設施，夯實檔案管理現代化基礎;二是加強檔案管理軟件建設。選擇先進的檔案管理軟件，實現檔案的科學管理和快速檢索，切實提高工作效率;三是配備專業(yè)的技術團隊。調配信息化專業(yè)技術人員負責機關的網絡運行、系統(tǒng)維護、軟件運行，及時解決各種技術難題，保證系統(tǒng)和數據安全，為檔案現代化管理提供有力的技術保障。

（三）提升檔案人員的綜合素質

牢固樹立人才資源是第一資源的思想抓好基層工會檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質，以人力資源開發(fā)推動工會檔案管理現代化進程。首先要提高工會檔案人員的基礎素質樹立標準意識;其次加強對信息技術應用能力的培訓學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現代化管理專業(yè)相結合的問題，提高工會檔案管理人員的業(yè)務素質，以滿足縣級工會檔案管理現代化發(fā)展的需要。

（四）夯實檔案規(guī)范化管理基礎

規(guī)范完善的檔案基礎工作是檔案管理實現現代化的重要保證。如果檔案沒有按照規(guī)定的標準進行整理歸檔，各環(huán)節(jié)雜亂無章，即使有先進的設備和技術，計算機也無法對混亂無序的檔案進行有效識別和科學管理，檔案的信息化管理只能淪為空談。要以科學管理的原則和方法為依據，嚴格按照檔案工作的標準和要求，認真開展檔案業(yè)務工作，保證檔案收集齊全、鑒定準確著錄規(guī)范、編目科學、利用方便排列有序，為實現縣級工會檔案管理現代化夯實基礎。

參考文獻：

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