淺談如何提高人事檔案管理規(guī)范化水平的策略

張吉兆

摘要：人事檔案管理，是企事業(yè)單位的一項工作內(nèi)容，其能夠為單位人力資源工作的開展提供依據(jù)，優(yōu)化單位人才配置，這對于單位的發(fā)展具有深遠影響。因此，所有的企事業(yè)單位都必須要重視并切實做好自身的人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，以促進和保障單位的長遠發(fā)展。本文基于作者自身的實際工作經(jīng)驗與學習認識，首先簡單分析了提高人事檔案管理規(guī)范化水平的必要性，然后主要就如何提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，提出了探討性建議，以期能為的相關(guān)工作實踐提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;規(guī)范化;策略

在當前的企事業(yè)單位人事檔案管理工作中，我們必須要將如何提高檔案管理的規(guī)范化水平作為一個關(guān)鍵課題，積極加強研究、探討與實踐。既要客觀、深入認識提高人事檔案管理規(guī)范化水平的必要性，更要采取科學、合理的工作策略，切實、有效的提高其規(guī)范化水平。

一、提高人事檔案管理規(guī)范化水平的必要性

當前，全球社會都已經(jīng)進入了人才經(jīng)濟時代，也就是說人才成為了決定工作和生產(chǎn)力的核心要素，不論在什么樣的企事業(yè)單位當中，都只有依靠人才的力量，才能實現(xiàn)更加穩(wěn)定和長遠的發(fā)展，這就是為什么人力資源管理倍受重視的原因[1]。而人事檔案管理能夠為人力資源管理提供完整、詳細的參考和依據(jù)，確保人力資源管理的客觀性、公平性、公正性，尤其是在人才的晉升、任用當中。必須要通過人事檔案，才能準確的分析和評價人才，了解人才的特長、能力、素質(zhì)，從而做到“因地制宜”“物盡其用”，優(yōu)化單位的人才配置，使人才能夠在最適合他們的工作崗位上，發(fā)揮出更大的效能和價值。為此，我們便必須要在人事檔案管理上予以更多的重視和投入，不斷提高其規(guī)范化水平，使之能夠更好的為單位和人才的個人發(fā)展服務(wù)。

二、提高人事檔案管理規(guī)范化水平的策略

（一）進一步健全人事檔案管理制度

當前，各個行業(yè)、領(lǐng)域都在朝向規(guī)范化的方向建設(shè)、發(fā)展，而制度則是確?！耙?guī)范”的一個最基礎(chǔ)條件。為此，在企事業(yè)單位的人事檔案管理工作當中，我們必須要進一步健全檔案管理制度，以明確的、詳細的制度條例作為指導和約束，才能確保人事檔案管理得以有序、高效和規(guī)范的推進，避免出現(xiàn)不合乎規(guī)范的疏漏和問題。如必須要對人事檔案管理的具體內(nèi)容，做出明確的規(guī)定，除了基本的個人資料外，還必須要包括政治歷史審查資料、已發(fā)表論文和科研成果材料、職稱評定審批表、履歷表、工作鑒定、學習鑒定等等，不能有任何的遺漏，如果確實是因為材料不齊全，則需要在存檔時做好說明工作，明確具體缺失哪些內(nèi)容，以便后期逐一補齊[2]。再者，要根據(jù)《檔案法》和我國的其他檔案管理政策要求，結(jié)合單位自身的檔案管理工作情況、人事結(jié)構(gòu)情況等，對人事檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)作出詳細和明確的制度規(guī)定，不論是人事檔案的收集、編撰、歸檔，還是后期的調(diào)閱，都需要具備相應(yīng)的制度規(guī)范，尤其是在調(diào)閱保密方面，一定要做到嚴格、合法。另外，各企事業(yè)單位還需要在人事檔案管理實踐中，建立起規(guī)范的責權(quán)制度體系，合理的設(shè)置人事檔案管理工作崗位，根據(jù)崗位科學的劃分工作內(nèi)容、工作責任、工作權(quán)利，并對應(yīng)于工作的內(nèi)容、責任和權(quán)利，制定細化的工作績效考核指標，保證各項人事檔案管理工作的規(guī)范落實。

（二）強化人事檔案管理信息化安全建設(shè)

信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，確實大大提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，減輕了人的工作壓力，但與此同時其信息安全問題也較為突出。因此，為了提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，我們必須要大力強化人事檔案管理信息化的安全建設(shè)采用先進的信息安全技術(shù)對人事電子檔案全過程加強監(jiān)控，為人事電子檔案管理筑牢安全屏障。可以在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對人事電子檔案的存取過程進行全程監(jiān)管。實際的系統(tǒng)設(shè)計中，工程人員可將智能傳感器、無線網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫檢測作為一個整體的系統(tǒng)來構(gòu)建，通過實時的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)鏈接，系統(tǒng)可實現(xiàn)對人事電子檔案24小時無間斷的監(jiān)管。在保證計算機系統(tǒng)安全運行方面，可采取安全檢測和監(jiān)控監(jiān)測、防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、文件備份與災難恢復技術(shù)、防病毒技術(shù)等手段[3]。

（三）引入和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

所謂的檔案管理規(guī)范化，不僅僅要體現(xiàn)在檔案的收集、編撰、存檔方面，更要體現(xiàn)在利用方面。為此，可以嘗試引入和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，依靠大數(shù)據(jù)和人工智能來進行人事檔案的分析。例如，企事業(yè)單位可以將自身的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃與人事檔案系統(tǒng)整合起來，以單位在未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中的用人需求為依據(jù)，通過對人事檔案的大數(shù)據(jù)分析、挖掘，提取出對單位發(fā)展最有價值的人才，科學的優(yōu)化單位人才資源配置。

（四）做好對檔案管理人員的教育和培訓工作

最后，為了提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，還需要進一步加強對檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)，一方面要提高檔案管理人員的責任意識、質(zhì)量意識、標準意識，端正他們工作的思想態(tài)度、職業(yè)道德，使其可以更加嚴謹?shù)膶Υ陨砉ぷ?。另一方面則要強化工作人員的業(yè)務(wù)能力，除了檔案管理專業(yè)知識、技能，還有信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，這樣才能使其能夠更好的勝任自身工作，保證自身工作的質(zhì)量與規(guī)范化水平。

三、結(jié)束語

不論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，在當前都必須要重視并切實做好自身的人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，使人事檔案管理能夠在企業(yè)和人才的發(fā)展中，發(fā)揮出更大的價值和效用。

參考文獻：

[1]盧榮平.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：153-154.

[2]武思翠，劉建美.事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標準化管理探討[J].傳播力研究，2019（15）：297-298.

[3]云庭.事業(yè)單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].智庫時代，2019（02）：55-57.