集團(tuán)檔案數(shù)字化管理策略探究

韓婧

摘 要：在集團(tuán)不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案資料是非常重要的資源。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，集團(tuán)檔案數(shù)字化管理的重要性逐步凸顯出來。通過強(qiáng)化集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理策略，有效提升集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理效率，為集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施提供重要的數(shù)據(jù)資源。本文通過具體論述集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理意義，并根據(jù)實(shí)際情況提出集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理策略，以便讓集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理水平得到有效提升。

關(guān)鍵詞：集團(tuán);檔案;數(shù)字化管理

集團(tuán)整體信息化建設(shè)并非一蹴而就的事情，而是一項(xiàng)充滿風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)的系統(tǒng)工程，需要有一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃和有效的實(shí)施策略才能規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)，以最小的成本獲得信息化的最大收益，為集團(tuán)的快速發(fā)展和騰飛插上信息化之翼。檔案管理是集團(tuán)管理工作中非常重要的組成內(nèi)容，對(duì)推動(dòng)集團(tuán)發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用[1]。因此，通過創(chuàng)新檔案管理模式，有效提升集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理水平，切實(shí)保證集團(tuán)檔案資料的完整性和可靠性，便能夠讓集團(tuán)檔案資料更好的服務(wù)于集團(tuán)發(fā)展。

一、集團(tuán)檔案數(shù)字化管理的意義

首先，通過加強(qiáng)集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理，能夠有效提升集團(tuán)檔案的管理水平。在集團(tuán)檔案的日常管理過程中，通過合理采取數(shù)字化管理方式，不但能夠讓集團(tuán)檔案的整理、歸檔和存儲(chǔ)效率得到提升，而且還能夠?yàn)榧瘓F(tuán)檔案資料的利用提供良好的便捷條件，從而更好的滿足集團(tuán)內(nèi)部的發(fā)展需求。

其次，通過加強(qiáng)集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理，有利于集團(tuán)檔案資料受到自然災(zāi)害的損害，切實(shí)保證集團(tuán)檔案管理的質(zhì)量。

再次，強(qiáng)化集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理，能夠簡化集團(tuán)檔案管理的流程。通過充分利用數(shù)字化技術(shù)，將集團(tuán)的檔案資料及時(shí)有效的進(jìn)行歸檔，并靈活的借助數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行集團(tuán)檔案資料處理，讓集團(tuán)檔案的數(shù)據(jù)錄入工作明顯減少，從而讓集團(tuán)檔案管理的流程變得更加的簡化。

最后，強(qiáng)化集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理，有利于檔案信息使用者借助檔案系統(tǒng)查詢所需要的信息資源，有效避免集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理受到時(shí)間與空間的限制，這樣不但能夠讓集團(tuán)檔案資料的管理品質(zhì)受到保證，而且還有效減少了集團(tuán)檔案資料裝訂所需要的時(shí)間，為提升集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理效率奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

二、集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理策略

（一）制定完善的檔案管理制度，保證檔案數(shù)字化管理效率

為了能夠最大限度提升集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理效率，便需要集團(tuán)檔案管理的負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)合理的檔案管理制度。其中，在制定集團(tuán)檔案管理制度的時(shí)候需要涉及到數(shù)字化檔案的日常管理制度、數(shù)字化檔案管理工作制度、數(shù)字化檔案查詢制度和數(shù)字化檔案的保密制度，讓集團(tuán)檔案數(shù)字化管理工作在完善的規(guī)章制度約束下能夠正常的開展，為切實(shí)保證集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理效率奠定堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ);其次，構(gòu)建集團(tuán)檔案的保密制度。在集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理過程中，由于信息數(shù)據(jù)技術(shù)具有傳播速度快的特點(diǎn)，所以導(dǎo)致信息化檔案資料面臨著安全性的問題，很容易讓集團(tuán)檔案資料出現(xiàn)泄密的可能[3]。因此，通過構(gòu)建集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理保密制度，充分認(rèn)識(shí)到保密工作在集團(tuán)檔案數(shù)字化管理中的重要性，切實(shí)做好檔案的存儲(chǔ)盤保護(hù)工作，讓檔案管理人員的操作更加的規(guī)范化，這樣便能夠有效防止集團(tuán)檔案在數(shù)字化管理的過程中受到病毒和黑客的入侵，最大限度提升集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理水平。

（二）建立健全集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)籌整理集團(tuán)檔案信息

集團(tuán)檔案資料的數(shù)據(jù)庫在集團(tuán)檔案數(shù)字化的管理過程中發(fā)揮著非常重要的作用。因此，為了能夠最大限度提升集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理水平，便需要在集團(tuán)檔案的數(shù)據(jù)化管理過程中構(gòu)建良好的檔案數(shù)據(jù)庫。首先，應(yīng)該建立良好的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫。檔案資料的目錄數(shù)據(jù)庫主要涉及到集團(tuán)檔案的檢索利用、專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)幾個(gè)方面。通常在建立檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行集團(tuán)檔案資料信息編目，并合理的將這些檔案信息導(dǎo)入到數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，再充分借助計(jì)算機(jī)對(duì)集團(tuán)檔案資料進(jìn)行管理、統(tǒng)計(jì)和檢索[4]。其中，緊密結(jié)合集團(tuán)檔案的管理制度和日常檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步構(gòu)建起文書檔案、數(shù)字化圖紙和項(xiàng)目開展前期的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)不同的檔案資料特性建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫表，這樣便能夠保證集團(tuán)檔案資料的使用者能夠很快速的進(jìn)行檔案資料檢索，讓檔案資料的查找率得到最大限度的提升。同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)國家的三級(jí)目標(biāo)表格修改檔案編目，合理設(shè)置字段的類型和長度、排序規(guī)則、檔案規(guī)則等，從而最大限度提升集團(tuán)檔案資料的檢索準(zhǔn)確性。

（三）打造檔案信息化共享平臺(tái)，建立良好的檔案數(shù)字化安全體系

為了有效保證集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理效率，便需要在檔案資料實(shí)現(xiàn)電子文件全檢索的基礎(chǔ)上構(gòu)建網(wǎng)上信息資源共享平臺(tái)。例如，通過在集團(tuán)檔案數(shù)字化管理的過程中建立業(yè)務(wù)數(shù)字化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，逐步構(gòu)建起完善的檔案數(shù)字化安全管理體系，讓集團(tuán)內(nèi)部的各個(gè)部門之間能夠共享資源，以便能夠真正實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案資料使用率的最大化。其中，可在集團(tuán)的首頁上建立檔案管理主頁，并合理的將相關(guān)的檔案資料信息上傳上去，以便于集團(tuán)內(nèi)部廣大用戶進(jìn)行業(yè)績和人事信息查詢，或者是進(jìn)行全文檢索，這樣便能夠更好的滿足集團(tuán)人員對(duì)檔案信息使用的需求。同時(shí)，通過構(gòu)建良好的檔案數(shù)字化安全管理體系，切實(shí)保證檔案信息的安全性和完整性，并切實(shí)對(duì)一些機(jī)密的信息設(shè)置加密權(quán)限、員工查閱權(quán)限和信息資源共享權(quán)限，明確集團(tuán)檔案資料的共享范圍，有效減少集團(tuán)檔案資料信息發(fā)生泄漏的現(xiàn)象，從而讓集團(tuán)檔案的數(shù)字化管理水平實(shí)現(xiàn)最大化。

總之，通過將數(shù)字化技術(shù)合理的應(yīng)用到集團(tuán)檔案的管理過程中，合理構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，打造良好的檔案信息共享平臺(tái)，構(gòu)建完善的檔案數(shù)字化安全體系，便能夠更好的滿足當(dāng)前集團(tuán)檔案管理工作的需求，讓檔案管理的水平切實(shí)得到提升。只有這樣才能夠讓檔案資料更好的服務(wù)于集團(tuán)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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