信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探

摘要：伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展提供了重要的信息技術(shù)支撐，而檔案管理則是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好檔案管理，有利于提高事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為有關(guān)部門提供決策參考。文章簡要介紹了事業(yè)單位檔案工作的重要性，并對(duì)信息化背景下檔案工作存在的問題進(jìn)行了梳理，最后提出了具體的改進(jìn)和優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理

引言

在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的今天，科學(xué)技術(shù)已融入生活的方方面面，我國已成為一個(gè)信息化國家，時(shí)代也已進(jìn)入信息化時(shí)代，在檔案管理工作中必須運(yùn)用信息化技術(shù)，使原有的檔案管理模式適應(yīng)時(shí)代的變化。對(duì)于事業(yè)單位而言，在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，日常產(chǎn)生的檔案材料越來越多，內(nèi)容也越來越復(fù)雜，形式也越來越多樣，這加大了檔案工作者的工作難度。因此，信息化背景下，要求檔案管理人員在第一時(shí)間掌握各種新技術(shù)，熟練運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備，有效提高檔案管理工作效率。這樣能夠使檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、歸檔和利用更加順暢，為事業(yè)單位的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 信息化對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的重要性

信息化時(shí)代的到來，對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響，加強(qiáng)了對(duì)檔案管理科學(xué)化的研究，一方面，檔案是記錄單位改革和發(fā)展歷程的重要物質(zhì)載體，它準(zhǔn)確詳盡地記錄了單位發(fā)展的各個(gè)階段，為行政事業(yè)單位制定可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供了參考依據(jù);另一方面，在信息化背景下，通過信息技術(shù)和手段，使檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，不斷提高科學(xué)管理的效率，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，更好地發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理科學(xué)化，一是要充分考慮到國家的政策要求和行政事業(yè)自身的特點(diǎn)。二是要看到行政事業(yè)單位改革的不斷深化，在行政事業(yè)單位改革發(fā)展過程中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)，才能更好地分析和預(yù)測形勢(shì)，為有關(guān)部門的決策提供參考依據(jù)。實(shí)際工作過程中，事業(yè)單位借助于信息化技術(shù)和手段，綜合分析各種信息，既反映內(nèi)部情況，又通過信息技術(shù)關(guān)注市場的變化，提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，推進(jìn)了檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理問題

2.1管理理念落后

當(dāng)目前，很多單位檔案觀念陳舊、保守，已成為制約檔案工作發(fā)展的重要因素。單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺乏遠(yuǎn)見，檔案管理工作一直處于教改的低谷;在事業(yè)單位中，制度改革往往是其工作的重中之重，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此也很重視，但檔案管理的改革卻經(jīng)常被拋棄，這給檔案管理工作的發(fā)展帶來很大的困難，檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也得不到有效保障。造成這一現(xiàn)象的主要原因是：檔案工作創(chuàng)新理念缺乏，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)只顧眼前利益，忽視檔案工作的長遠(yuǎn)研究價(jià)值，放慢檔案工作改革的步伐，重藏輕用的現(xiàn)象普遍存在，檔案自身的價(jià)值和利用價(jià)值沒有充分體現(xiàn)，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理設(shè)備落后

通過相關(guān)研究，分析了檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)我國行政機(jī)關(guān)檔案工作的硬件環(huán)境還很不完善。有的單位甚至沒有專門的檔案室，各部門檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度參差不齊，“六防”措施不到位，霉變、蟲蛀檔案現(xiàn)象普遍存在。與此同時(shí)，在查閱與檢索程序方面，傳統(tǒng)的手工檢索占了很大比例，雖然各部門不斷擴(kuò)大檢索工具的開發(fā)渠道，但在編制檢索工具時(shí)卻出現(xiàn)了“多而不精”的現(xiàn)象，檢索程序嚴(yán)重影響了檔案工作的進(jìn)展，制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3 教育人員素質(zhì)不高

信息化背景下，檔案管理改革需要復(fù)合型人才和專業(yè)技術(shù)人才。然而，就我國目前事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r來看，檔案人才的短缺直接導(dǎo)致了檔案管理現(xiàn)代化水平的低下。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案人才培養(yǎng)的要求也越來越高：檔案工作者不僅要熟悉和掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要了解不同領(lǐng)域、不同行業(yè)的知識(shí)，學(xué)會(huì)融會(huì)貫通，這就要求檔案工作者必須熟悉現(xiàn)代技術(shù)操作，才能方便快捷地對(duì)檔案進(jìn)行查詢，提高檔案的利用率。

3 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑分析

信息化背景下，行政事業(yè)單位檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是必要的。檔案信息化建設(shè)是在檔案工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式變革。為檔案的收集、利用、整理等工作提供了高效的工作方式，并在推廣過程中不斷尋求新的理論，以保證檔案信息化建設(shè)工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，達(dá)到高水平的檔案信息化服務(wù)。一是需要管理人員轉(zhuǎn)變管理理念。管理人員作為檔案管理工作的決策者、支撐者，在信息化背景下，其思想理念的轉(zhuǎn)變，直接影響檔案信息化體系建設(shè)。二是需要完善檔案管理設(shè)備。檔案管理設(shè)備，如，檔案室、多媒體設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)寬帶等是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐，必須首先對(duì)其進(jìn)行完善，才能展開檔案信息化管理工作。三是提高檔案管理人員水平。檔案管理人員水平直接影響檔案管理工作展開，信息化背景下，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、綜合能力，對(duì)于推動(dòng)檔案信息化建設(shè)具有重要價(jià)值。

總結(jié)語

社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的今天，信息化已經(jīng)滲透到生活的各個(gè)方面，我國已經(jīng)成為一個(gè)信息化國家。這種背景下，行政事業(yè)單位檔案管理工作引進(jìn)信息化技術(shù)成為必然，使得檔案管理模式更好地適應(yīng)時(shí)代的變化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張曉晨. 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017， 000（013）：112.

作者簡介：呂萌，生于1992年，本科學(xué)歷，助理工程師，單位：河北省地礦局宣傳信息中心