推動事業(yè)單位檔案云共享的有效策略

摘 要：在當前的時代背景下，事業(yè)單位要充分利用信息化技術(shù)，針對自身的檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)不斷的優(yōu)化，以此更有效的提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，形成綜合性的檔案管理體系，可以滿足新時代檔案管理工作的需要。只有優(yōu)化檔案管理體系才能推動檔案管理創(chuàng)新的深度發(fā)展。本文主要分析事業(yè)單位檔案資源共享的工作方式，明確事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重點，著力提升檔案管理技術(shù)配置水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;技術(shù)手段;有效策略

我們都知道，當前是信息化時代，在這樣的時代大背景下，事業(yè)單位要以此為著手點針對自身的檔案管理工作進行不斷的優(yōu)化升級，切實有效的引入云共享相關(guān)策略，充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享，確保各個部門和相關(guān)環(huán)節(jié)有效銜接，以此從根本上有效推進事業(yè)單位檔案管理工作，呈現(xiàn)出全新的發(fā)展面貌。然而需要關(guān)注的是，在當前的事業(yè)單位檔案信息資源云共享服務(wù)過程中，仍然存在一定的問題和不足。對此，要提出切實可行的應(yīng)對策略，進而處理好相關(guān)問題，使事業(yè)單位實現(xiàn)良性發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息資源云共享服務(wù)存在的問題探討

1）管理者缺乏共享意識。目前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還未能充分的認識檔案云共享服務(wù)的價值，不少事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只看到檔案云共享的前期投入較大，沒能認識到云共享服務(wù)的價值作用，不能在戰(zhàn)略布局的角度構(gòu)建事業(yè)單位的檔案云共享機制。例如，缺乏信息技術(shù)人才的有效配置理念，不注重持續(xù)性的進行檔案管理設(shè)備的更新，沒能在云共享檔案的基礎(chǔ)上開展事業(yè)單位決策，因此影響了事業(yè)單位的辦事效率，不利于形成健全的檔案服務(wù)機制，因此影響事業(yè)單位檔案共享有效性，不利于滿足新時代檔案使用需要。

2）缺乏檔案信息共享制度。事業(yè)單位為了實現(xiàn)檔案資源的共享目標，還要優(yōu)化配置檔案管理工作責任分工，明確基礎(chǔ)檔案管理工作的重要性。首先，加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的共享有效性，明確檔案管理工作的重點與任務(wù)目標，形成綜合性的檔案共享工作制度，在檔案管理工作中，相關(guān)的重點和難點問題并沒有得到充分的明確，沒有分清主要矛盾和次要矛盾，在這樣的情況下，就會導(dǎo)致各項工作不夠協(xié)調(diào)，由此導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量無法顯著提升，效率比較低下，同時也無法真正意義上實現(xiàn)檔案管理的云分享，而這樣的情況對于云分享的有效發(fā)展會造成嚴重的阻礙，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，從紙質(zhì)化時代不能良好的向著信息化智能化的方向發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理信息化智能化，發(fā)展層次不深，無法向著更深層次進行轉(zhuǎn)移。其次，在檔案管理過程中，有著比較明顯的隨意性，盲目性過大的問題，在具體的管理過程中往往沒有采取更切實有效的標準化、專業(yè)化和系統(tǒng)化的檔案管理工作方式，針對檔案管理工作的重點不夠明確，相應(yīng)的目標并沒有得到充分的實現(xiàn)，在檔案管理工作中相關(guān)步驟比較混亂，沒有明確的方向和細則，由此導(dǎo)致檔案管理工作效率比較低下，沒有實現(xiàn)科學合理的分工，這對于檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展造成很大限制。

3）檔案資源共享方式落后。不少事業(yè)單位仍習慣傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)的檢索方式，以紙質(zhì)檔案管理機制為主的檔案檢索使用方式不僅存在著珍貴檔案無法有效展示，檔案數(shù)據(jù)信息供給不及時的問題，而且對檔案資源的保護帶來了較大的風險。傳統(tǒng)的檔案管理方式仍然普遍存在，并沒有充分利用好信息化的手段和途徑，進行更低成本高效率的檔案分享。當前，某些事業(yè)單位在檔案管理過程中相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備等等，并沒有得到及時有效的更新或者更新力度不夠，現(xiàn)有的檔案管理人員在專業(yè)技能、信息化技術(shù)和實踐能力方面都比較差，無法充分應(yīng)對云時代的檔案資源管理需求，管理方式比較落后單一，由此導(dǎo)致檔案管理效率無法切實提升?，F(xiàn)有的檔案管理檢詢系統(tǒng)不能實時更新數(shù)據(jù)信息，不能有針對性的結(jié)合用戶的個性化需求來進行相關(guān)數(shù)據(jù)的有針對性的推送。由于事業(yè)單位的檔案不能實現(xiàn)云共享，因為數(shù)據(jù)庫容量的問題限制了某些檔案的存儲，還需要優(yōu)化檔案管理的工作方式，提高檔案資源的整體管理效率。

2 事業(yè)單位檔案信息資源共享服務(wù)的應(yīng)用策略探討

1）形成檔案共享管理的意識。事業(yè)單位應(yīng)當認清檔案資源共享的重要價值，切實從事業(yè)單位的基本職能與國家的現(xiàn)實要求出發(fā)，在推動提高公益服務(wù)工作質(zhì)量的同時，能夠根據(jù)政府提出的信息公開化要求推動檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享。運用云共享的方式可以提高數(shù)據(jù)信息的共享效率，有效的降低檔案管理工作的成本，解決了檔案信息公開不及時、不全面、不持續(xù)的問題。事業(yè)單位上級主管機關(guān)應(yīng)當加大對事業(yè)單位檔案管理工作的扶持力度，進一步加強對信息化、智能化與共享化檔案管理的建設(shè)監(jiān)管力度，推動事業(yè)單位積極的開展檔案管理優(yōu)化改革。還要形成全員參與檔案管理的工作意識，更好的提高檔案共享的質(zhì)量。還要開展一系列的客座講課活動，聘請專業(yè)技術(shù)人員進行技術(shù)指導(dǎo)，依靠專業(yè)的機構(gòu)開發(fā)檔案共享管理系統(tǒng)，在強有力的技術(shù)支持下提高檔案共享的效率。

2）完善檔案資源共享制度。事業(yè)單位還要完善檔案資源的共享管理機制，明確檔案資源共享的重點，形成強有力的綜合化檔案資源的共享機制。首先，應(yīng)當明確事業(yè)單位檔案管理的制度，在傳統(tǒng)的信息化檔案管理制度的基礎(chǔ)上，進一步融入大數(shù)據(jù)、云存儲、智能化管理的理念，豐富和完善檔案管理工作的標準，強調(diào)扎實的做好底層數(shù)據(jù)信息的管理工作。其次，基于檔案數(shù)據(jù)信息的共享與高效存儲修訂檔案管理工作制度，強化明確專兼職檔案管理人員的責任，形成檔案數(shù)據(jù)資源共享管理的責任分工，在實踐的過程中貫徹落實崗位責任制度，確保各項職責和任務(wù)能夠明確到個人，并且在最大程度上激發(fā)相關(guān)人員的積極性主動性，使各項工作能夠真正落到實處。只有不斷明確檔案管理的個人規(guī)范，才能提高整體上的檔案管理工作水平，確定檔案管理的重點，制定可行的檔案管理工作計劃，保證檔案數(shù)據(jù)信息精準化的運行使用。

3）豐富檔案信息共享方式。為了提高事業(yè)單位檔案資源的共享有效性，還要優(yōu)化檔案管理工作方式，明確檔案管理工作的重點，以科學化的方式提高檔案資源的共享效率。首先，應(yīng)當組建優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案資源的管理團隊，加強檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，提高檔案管理的專業(yè)性，基于云服務(wù)平臺打造優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案信息的分布存儲模式，切實實現(xiàn)各種檔案資源的高度整合。其次，建立優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)信息的檢索與查詢系統(tǒng)，提高檔案資源共享的豐富性，針對信息共享的方式，進行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化，充分利用各類信息化手段，結(jié)合用戶的具體情況進行針對性個性化的服務(wù)，保證各種類型的檔案資源可以達到有效深度共享的目標。

3 結(jié)論

總而言之，通過上文的分析和探究，我們能夠進一步看出，事業(yè)單位推動檔案資源的云共享，可以滿足社會使用事業(yè)單位檔案的需要。為了推動事業(yè)單位檔案云共享服務(wù)的深度實施，還當提高檔案云共享工作意識，形成較為完善的檔案信息資源的互動傳遞機制，有效的改變以往檔案管理傳遞信息方式單一的問題，形成綜合化的檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理工作模式，搭建優(yōu)質(zhì)的檔案資源共享平臺，在一系列標準化、精細化、智能化的管理方法下推動檔案資源的云共享。只有豐富信息資源的共享方式才能滿足新時代檔案管理的需要，解決傳統(tǒng)檔案資源管理工作的問題，達到以提高檔案資源應(yīng)用有效性的目標。

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作者簡介

王琦（1979-），男，黑龍江杜爾伯特蒙古族自治縣人，杜爾伯特蒙古族自治縣應(yīng)急管理局助理館員。