精細化管理在檔案管理中的實踐應用

閆麗萍

摘 要：隨著我國經(jīng)濟在快速發(fā)展，社會在不斷進步，精細化管理是一種精益求精的精神態(tài)度的表現(xiàn)，目前我國行政單位在飛速改革和發(fā)展，因此，把精細化管理運用到行政單位檔案管理中，有非同凡響的意義。

關鍵詞：檔案管理;精細化;收集;歸檔;信息化

精細化管理起源于20世紀中期的日本，主張服務分工、精細管理，既是管理文化的一種，又是科學管理理念。其以常規(guī)管理為依托，以降低管理成本、提高資源配置效率為目標，用精細化管理取代規(guī)范化管理，最終朝著個性化管理方向發(fā)展。精細化管理責任明確具體，能夠保障管理戰(zhàn)略高效推行，是提升管理舉措執(zhí)行能力的重要途徑。為此，立足檔案資源進行精細化管理是檔案管理活動科學發(fā)展渠道之一?；诖?，為提高檔案管理質(zhì)量，探析檔案精細化管理的必要性、難點及應用措施顯得尤為重要。

1 檔案精細化管理概述

行政單位檔案管理指的是管理各項工作中產(chǎn)生的視頻、文字以及圖片等相關資料，屬于行政單位落實好各項工作的基礎與過程記錄。精細化管理不只是一種理念，也屬于一種文化，起源于日本企業(yè)，服務對象為檔案利用者，管理對象則為檔案，實質(zhì)為整理、收集以及統(tǒng)計生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類文件資料，實現(xiàn)系統(tǒng)與集中，以便于落實標準化與有序化管理要求。

2 精細化管理在檔案管理中的實踐應用

2.1 加強監(jiān)管力度，制定有效管理機制

企業(yè)在進行工程檔案精細化管理過程中加強監(jiān)管力度是使精細化管理有效進行和落實的關鍵。不斷完善保障機制，明確檔案業(yè)務的管理職責和分工，并由分管領導、責任科室主任、專職檔案管理員組成相應的精細化檔案管理工作領導小組，為精細化檔案管理提供有力的保障，還要將精細化檔案管理工作與績效考核進行掛鉤，通過相應的評價機制對人員的實際工作情況進行分析，從而保障檔案管理工作的有效進行和形成嚴格的精細化檔案管理氛圍，能夠有效地提升檔案管理人員的監(jiān)管力度和監(jiān)管素質(zhì)。比如，在日常精細化管理檔案工作中可以將每一項工作進行標簽粘貼，無效的信息要進行及時刪除，確保整個工作環(huán)境呈現(xiàn)有序整潔的狀態(tài)，并且監(jiān)管人員要定期檢查和不定期抽查并通過獎懲機制加強對精細化檔案管理的監(jiān)督。在工程檔案管理過程中合理制定檔案管理計劃也是有效保證檔案管理工作有效進行和有效監(jiān)管的方法，通過對工程檔案進行科學的編制組織設計、對建設項目中的原材料采購及監(jiān)理工程設計施工等內(nèi)容與相應的立項審核驗收進度關系等進行結合和完善，加強對工程檔案管理的統(tǒng)一部署和規(guī)劃。

2.2 營建檔案精細化管理文化氛圍

第一，樹立檔案精細化管理意識，加大精細化管理理念宣傳力度，將檔案精細化管理視為單位文化構成要素，與工作人員思想及行為關聯(lián)在一起，增強檔案管理軟實力。第二，從實物、影音資料、圖片、文字等角度出發(fā)記錄單位檔案精細化管理歷程，以此為由建設文化傳播端口，塑造檔案精細化管理形象，將精細化管理視為單位文化前沿陣地，優(yōu)化配置有關資源，以“單位榮譽榜”“部門大事件”“單位發(fā)展史”為依托加大檔案精細化管理宣傳推廣力度，增強員工歸屬感、責任感、使命感、自豪感，使檔案精細化管理與文化管理相融合，削減檔案精細化管理阻力。第三，積極發(fā)展精細化管理理念，通過研究創(chuàng)新根據(jù)單位檔案管理切實需求加以變革，通過創(chuàng)新將先進檔案精細化管理技術、理念融入日常工作中，加之培訓增強工作人員核心素養(yǎng)，確保其懂規(guī)矩、能創(chuàng)新、敢實踐、擔責任，同時推行配套激勵機制、考核機制、監(jiān)管等機制，在此基礎上組織工作人員學習更優(yōu)檔案精細化管理知識及技能，調(diào)動工作人員創(chuàng)新熱情，在探索發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)新爭優(yōu)原則下與時俱進，使工作人員能夠根據(jù)檔案精細化管理需求展開具體工作，繼而提高檔案精細化管理在檔案管理中的應用質(zhì)量。

2.3 加大收集，豐富檔案類別

首先，行政單位檔案管理涵蓋內(nèi)容較多，因此需對檔案管理人員綜合管理能力進行培養(yǎng)，對不同類型的檔案進行分開管理，采取劃分層次結構、建立層次管理體系的方式，推動基層檔案管理工作實現(xiàn)精細化的目的。其次，要想進一步增強行政單位檔案管理效率，有關部門領導需建立專門的檔案室，以此來協(xié)調(diào)各部門對檔案信息進行規(guī)劃，詳細劃分檔案類別，設置專門人員對檔案進行收集、整理以及移交等相關工作，同時也只有增強收集力度，對現(xiàn)有館藏類別進行完善，才可以實現(xiàn)行政單位檔案的精細化管理，促進檔案管理效率的提升，防止產(chǎn)生檔案管理分類不明確以及管理制度不清晰等狀況，由此可見，增強收集力度、將檔案管理進行細致劃分是非常有必要的。

2.4 檔案管理方法創(chuàng)新，提高管理軟、硬件水平

隨著科學技術的飛速發(fā)展，對各領域發(fā)展都起到推動作用，在檔案工作中，通過計算機和信息化技術的應用，使工作效率有效提高的同時，對檔案工作的準確性、有效性、完整性得到保證，使檔案工作中存在的人為失誤和疏漏的問題有效減少，避免信息內(nèi)容的丟失、缺損現(xiàn)象。因此檔案管理工作需要加強對相關先進技術和設備的應用，使檔案管理人員的工作量減少，檔案管理工作難度降低，同時檔案管理人員應充分發(fā)揮自身專業(yè)能力，對精細化管理實現(xiàn)的有效措施不斷進行創(chuàng)新，使檔案內(nèi)容的準確性、安全性、完整性以及真實性得到保證，檔案的開發(fā)利用率不斷提高。

2.5 夯實檔案精細化管理基礎，從細節(jié)著手提高檔案管理質(zhì)量

第一，建設檔案數(shù)字化精細化管理平臺，夯實信息化管理基礎，運用通信技術、大數(shù)據(jù)技術、物聯(lián)網(wǎng)等技術提高檔案精細化管理效率，使數(shù)字化檔案資源得到實時共享、高效傳輸，同時降低檔案精細化管理成本。第二，明確檔案精細化管理目標。嚴格遵循“細”的標準，根據(jù)檔案精細化管理薄弱環(huán)節(jié)及關鍵問題分階段、分重點細化管理執(zhí)行性目標，旨在循序漸進、細微入手、扎實基礎。第三，細化流程。在精細化管理理念加持下立足檔案管理實況細化流程，根據(jù)流程簡化檔案管理工作，定量、定性展開檔案管理活動，同時運用信息化手段，借助互聯(lián)網(wǎng)體系具體執(zhí)行，使檔案精細化管理流程及效果較為明確，避免在管理進程中做無用功，在細化管理流程基礎上踐行崗位職責。第四，細查執(zhí)行。為保障檔案精細化管理制度得以貫徹落實，需建立監(jiān)督管理體系，使檔案歸檔工作目標得以落到實處，敦促工作人員按時提交、審查檔案，嚴格遵守檔案精細化管理流程及具體要求，確保檔案精細化管理職責分明，重質(zhì)量、重基礎、重細節(jié)、重效果，能夠在檔案精細化管理進程中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，力求精益求精，在處理檔案精細化管理問題進程中賦予檔案管理靈活性、科學性、發(fā)展性。

3 結語

綜上，檔案工作和行政單位的發(fā)展緊密相關，檔案精細化管理可以為行政單位檔案管理提供有效保障。對此，需重視對行政單位檔案管理人員的技能培訓，推動檔案管理工作水平的提高。

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