新形勢下檔案工作精細(xì)化管理研究

湯光華?李會(huì)香

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展與各個(gè)行業(yè)更高層次的發(fā)展支持有著重要的聯(lián)系。在社會(huì)生活中，不管是國企還是私有企業(yè)在發(fā)展當(dāng)中都會(huì)應(yīng)用到對(duì)檔案資料的管理，檔案資料的管理不僅會(huì)涉及企業(yè)員工的私人信息，同時(shí)也對(duì)企業(yè)發(fā)展中所有的信息管理的精細(xì)化和有效化有著重要的作用。要想把檔案管理工作做到最好，就必須結(jié)合現(xiàn)有的資源和條件，對(duì)答案管理工作中所出現(xiàn)的問題做到具有針對(duì)性的解決。本篇文章主要對(duì)新形勢下檔案工作的如何精細(xì)化管理提出有效意見。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;精細(xì)化;有效化

通過對(duì)檔案管理工作發(fā)展?fàn)顩r研究，我們了解到這一工作從出現(xiàn)到發(fā)展經(jīng)歷了一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期。就本項(xiàng)工作而言，它屬于較為系統(tǒng)化和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。就目前而言，檔案管理工作的內(nèi)容不僅涉及文字還包括有各種圖形、圖表和視頻等多個(gè)類型。檔案當(dāng)中的內(nèi)容也逐漸從紙質(zhì)化向電子化的方式轉(zhuǎn)變，一方面這有利于大量信息的管理和儲(chǔ)存，另一方面也有利于對(duì)檔案資料的審查。因此，怎樣在新形勢下對(duì)檔案管理工作做到最好是當(dāng)前應(yīng)該考慮的重點(diǎn)問題，同時(shí)也需要相關(guān)工作人員能夠?qū)n案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題及時(shí)系統(tǒng)化的解決。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 企業(yè)檔案信息管理不完備

在社會(huì)高度信息化的背景之下，每一個(gè)企業(yè)都擁有屬于自己的檔案信息庫。它們記錄著企業(yè)發(fā)展至今的關(guān)鍵信息內(nèi)容，在一定意義上代表了企業(yè)的關(guān)鍵機(jī)密，對(duì)企業(yè)的成長有重要的啟示和作用。隨著企業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)張，同時(shí)產(chǎn)生了大量的信息檔案，并伴隨著企業(yè)不斷的增加;這就要求檔案工作管理人員，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，處理和保存。在每個(gè)企業(yè)在不斷發(fā)展的同時(shí)，大都面臨著同一個(gè)較為嚴(yán)肅的問題—如何對(duì)檔案信息庫進(jìn)行更新和儲(chǔ)存？這個(gè)問題不容忽視，值得引起各個(gè)企業(yè)的重視，因?yàn)殄e(cuò)誤和不完整的檔案信息，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)行出現(xiàn)問題，這些問題不斷的累積，最終會(huì)為企業(yè)帶來不可估計(jì)的損失，甚至讓企業(yè)走向末路。并且由于檔案信息具有內(nèi)容雜亂，信息量大，更新?lián)Q代快等特點(diǎn)，也容易讓員工在記錄企業(yè)檔案信息時(shí)，出現(xiàn)各種各樣的困難，并在一定意義上加大了企業(yè)對(duì)檔案信息管理工作的難度。

1.2 企業(yè)相關(guān)檔案信息管理人員態(tài)度不謹(jǐn)慎

在企業(yè)全部工作部門當(dāng)中，檔案信息工作管理并未處于特殊地位，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員業(yè)務(wù)要求較低，直接影響員工工資薪酬在企業(yè)整體中處于中等地位。這就導(dǎo)致大部分企業(yè)從事相關(guān)檔案管理工作的員工沒有相關(guān)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，自身素質(zhì)低下。并且由于公司整體環(huán)境的影響，導(dǎo)致檔案工作管理人員態(tài)度不端正，工作不到位，工作能力低，與一般員工相比整體水平較差。這并不是一朝一夕形成的，而是由于整個(gè)工作環(huán)境受公司文化背景的影響，讓從事檔案管理工作的員工，在一定意義上脫離了公司積極工作，不斷向上的整體潮流，從而使得檔案管理工作人員無法發(fā)現(xiàn)有效的升職渠道，失去了的不斷追求上進(jìn)的心態(tài)，并由此出現(xiàn)了一個(gè)惡性循環(huán)，使檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題，加大了企業(yè)對(duì)于檔案管理的困難。

1.3 企業(yè)相關(guān)檔案信息管理制度不完善

合法合理的企業(yè)管理制度，可以在一定意義上約束員工行為，增加員工工作效率，促進(jìn)公司內(nèi)部的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。在信息時(shí)代的背景下，檔案工作管理難度不斷增加，出現(xiàn)問題的概率不斷加大，這也在一定程度上反映出企業(yè)對(duì)檔案信息管理不重視，檔案信息管理制度不完善等缺陷。新的時(shí)代有新的要求，檔案信息管理制度也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的潮流，不斷的完善，不斷的發(fā)展。而在現(xiàn)形勢下，多數(shù)企業(yè)并沒有加大對(duì)檔案信息庫的管理，也沒有建立卓有成效的信息檔案管理制度。在出現(xiàn)問題時(shí)，并沒有形成一套有效的工作管理制度和相關(guān)的解決方案。制度上的缺失也為檔案工作管理進(jìn)一步加大了難度，同時(shí)帶來了相當(dāng)惡劣的影響。由此可以看出，一個(gè)優(yōu)秀的管理制度，可以為企業(yè)帶來良好的發(fā)展前途，錯(cuò)誤的管理制度會(huì)讓企業(yè)自掘根基。長期以往，容易形成管理制度上的惡性生態(tài)圈，不斷累積之下，最終會(huì)為企業(yè)帶來嚴(yán)重的危害。

2 新形勢下檔案管理細(xì)化管理辦法

2.1 形成完善有效的檔案管理制度

把檔案管理工作推向更高的發(fā)展層次，需要管理工作人員在基本管理制度的日常工作中，形成完整有效的檔案管理制度體系，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行條理清晰的系統(tǒng)性管理。使硬件技術(shù)水平不斷提高，提高工作效率的同時(shí)，工作結(jié)果也可以有序地進(jìn)行的規(guī)范，不斷完善制度建設(shè)，從檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，對(duì)具體工作進(jìn)行具體分析，完善建立檔案管理制度，明確壓縮檔案保管文件安全制度、保密制度。保管文件制度。保管文件管理事業(yè)不僅需要制定制度化、科技化、合法化、約束化管理制度，而且還要合理保障記錄檔案管理業(yè)務(wù)中經(jīng)常發(fā)生的管理問題，并對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行有效解決。有實(shí)質(zhì)性、有效性的管理依據(jù)、解決方法與應(yīng)對(duì)措施。管理制度可以高效的約束管理人員，同時(shí)是檔案管理人員的有效依據(jù)，也是促進(jìn)檔案管理工作日漸向好的根本保證，檔案管理系統(tǒng)的形成是新形勢、新前景下檔案管理的必要條件。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提升

新形勢下記錄檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容包括多樣化、復(fù)雜化等，具有多種特點(diǎn)。檔案文件事業(yè)作為業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的事業(yè)，不僅要求管理人員對(duì)于保管文件事業(yè)具備豐富的實(shí)務(wù)知識(shí)與較強(qiáng)的業(yè)務(wù)功能，而且對(duì)文件管理人員的自我素質(zhì)要求也非常高。在招聘過程中，要注意培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)的人員，保障檔案管理工作的持續(xù)、規(guī)范發(fā)展。而且又要成為檔案管理工作有效推進(jìn)的基本保證。為了提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，檔案管理事業(yè)在新形勢下有序推進(jìn)，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行周期性教育與訓(xùn)練，定期提高檔案管理人員的事業(yè)技能與全面發(fā)展，在新形勢下，要提高與時(shí)俱進(jìn)的事業(yè)水平和事業(yè)能力。保管文件管理人員對(duì)保管文件的管理事業(yè)必須徹底掌握細(xì)節(jié)，形成檔案管理人員積極的工作態(tài)度，有效的管理方法提高自身業(yè)務(wù)技術(shù)水平，及時(shí)更新的文件管理職能，認(rèn)真負(fù)責(zé)高效推進(jìn)的工作心態(tài)，使保管材料管理日臻完善，提高自身業(yè)務(wù)技術(shù)水平，確保及時(shí)更新的文件管理職能，對(duì)有效推進(jìn)工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé);應(yīng)該進(jìn)行省保管文件管理事業(yè)。

2.3 要引進(jìn)創(chuàng)新檔案文件管理辦法，提高硬件水平

當(dāng)今社會(huì)，通過提高科學(xué)技術(shù)水平來促進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，在提高工作能力與效率的同時(shí)，保證事業(yè)結(jié)果的正確性與完整性，減少人為誤差。加大對(duì)檔案信息化相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立自動(dòng)辦公系統(tǒng)，檢索現(xiàn)代化辦公設(shè)備和全新的軟件系統(tǒng)，為檔案管理信息化、現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)提供保障，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化管理。要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，完善多媒體保管檔案庫，不斷豐富電子信息的收集，豐富檔案文件資源。管理人員在材料編制管理辦法中，不得停留在傳統(tǒng)的人員審查、存儲(chǔ)層次。在人工作業(yè)中，文件信息內(nèi)容的丟失、缺損等，有時(shí)會(huì)發(fā)生?，F(xiàn)在的電子設(shè)備可以有效保存文件內(nèi)容，分類管理文件內(nèi)容。所以，在檔案管理工作中，可以導(dǎo)入電子管理先進(jìn)設(shè)備，方便管理人員工作，提高工作熱情，保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。為了降低保管材料管理事業(yè)的難度水平，檔案類管理工作在管理人員的努力中在新形勢下有序推進(jìn)、規(guī)范化、有效化開展檔案管理工作。

3 結(jié)束語

綜上所述，無論什么時(shí)候，檔案資料的有效管理都會(huì)是企業(yè)健康持續(xù)性發(fā)展的關(guān)鍵性內(nèi)容。新形勢下，對(duì)檔案管理工作全面且有序的進(jìn)行還需要從檔案管理人員工作素質(zhì)、使用的管理設(shè)備等多個(gè)方面做出努力，只有這樣才能盡可能的減少檔案管理工作當(dāng)中不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。

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