檔案行政管理的現(xiàn)狀與改革方向

摘 要：檔案，是一種文化母資源，是黨、國(guó)家和人民的寶貴財(cái)富，是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、啟迪未來(lái)的有效載體，是行政管理體制中的一個(gè)重要組成部分，是做好黨和政府各項(xiàng)工作的有力助手，承擔(dān)著社會(huì)繼往開來(lái)的歷史重任。檔案行政管理有自己的特點(diǎn)，也存在不如人意的現(xiàn)狀，如何進(jìn)行檔案的行政管理改革，讓檔案工作真正做到承前啟后、繼往開來(lái)，是本篇文章分析論述的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：檔案;行政管理;人才

中國(guó)歷史悠久，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，人類的不斷進(jìn)步，社會(huì)的日益發(fā)展，致使作為“文化母資源”的檔案所承載的重任越來(lái)越艱巨。在改革開放的今天，如何做好機(jī)關(guān)檔案的行政管理工作，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)，是每一個(gè)檔案工作者必須思考的新課題。面對(duì)新形勢(shì)，檔案工作者需要有新思路、新舉措，努力把機(jī)關(guān)檔案建設(shè)好、管理好。

筆者是一個(gè)檔案工作者，從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作近十年。起初，弄不清楚什么是檔案，以為把辦理完畢的文件、資料用檔案盒裝起來(lái)，放進(jìn)檔案柜就是檔案。但隨著日常工作的開展以及業(yè)務(wù)知識(shí)不斷地積累、擴(kuò)充，覺得當(dāng)初自己對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)是多么的片面，多么的淺薄?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定：檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可見，檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄。這些對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄該如何保護(hù)并發(fā)揮其重要作用呢？那就離不開其行政管理了。

1 檔案行政管理存在的問(wèn)題

隨著以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求日益迫切。然而，目前檔案行政管理工作的步伐卻跟不上社會(huì)的發(fā)展，凸顯出以下幾個(gè)問(wèn)題：

1.1 制度不健全、安全保障工作做得不好

很多機(jī)關(guān)單位檔案的收集、整理、保管、借閱、保密以及鑒定銷毀等制度不夠健全;有的雖然建立了一些管理制度，卻形同虛設(shè)，流于形式，沒有嚴(yán)格執(zhí)行，往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料收集不全，整理不及時(shí)，文件資料堆積如山，丟失嚴(yán)重;檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無(wú)還現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，時(shí)間一長(zhǎng)，檔案資料就不知所蹤。同時(shí)，由于檔案保管條件簡(jiǎn)陋，安全保障措施不到位，許多機(jī)關(guān)單位的檔案資料已經(jīng)被蟲蛀被鼠咬，甚至發(fā)生霉變腐爛，嚴(yán)重影響檔案的利用。

1.2 檔案工作者素質(zhì)參差不齊

目前，大多數(shù)檔案管理部門尤其是基層部門的檔案工作者絕大多數(shù)都不是檔案專業(yè)出身的，基本上都是從其他部門調(diào)崗而來(lái)，往往走的路線都是“師傅帶、自己學(xué)、工作練”這樣一種途徑，雖然有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但理論知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)技能不純熟，只有少數(shù)人能得到進(jìn)修系統(tǒng)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。另外，由于檔案工作往往被忽略，因此單位從事檔案工作的人員也容易被忽視，得不到重任，這就會(huì)造成檔案員工作上的消極和怠慢。因此會(huì)做成檔案工作者素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。

1.3 檔案室?guī)煸O(shè)施不完善

由于檔案部門一直都被視為冷門，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，故此，經(jīng)費(fèi)、設(shè)施、場(chǎng)所等都往往得不到落實(shí)，在許多檔案管理部門尤其是基層通常只有一間簡(jiǎn)陋的檔案庫(kù)房，里面只是幾組檔案柜，甚至連最基本的“八防”措施都做不到，更別提空調(diào)、除濕機(jī)了。試問(wèn)，這樣的檔案室能提供給檔案一個(gè)安全、舒適的“家”嗎？

1.4 檔案開發(fā)利用工作做不好

由于檔案部門得不到重視，人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所都無(wú)法確保，因而會(huì)導(dǎo)致其開發(fā)利用工作更加滯后。通常，冷門部門的工作人員都得不到重視，因此會(huì)影響其工作的積極性。積極性不高，工作就會(huì)懈怠，你來(lái)查閱檔案，本來(lái)有的，他說(shuō)沒有找到，這可怎么利用??？

種種不如人意的現(xiàn)狀，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)前進(jìn)的步伐。面對(duì)新形勢(shì)，我們要努力找出檔案行政管理凸現(xiàn)的問(wèn)題，并針對(duì)其存在的現(xiàn)狀進(jìn)行改革。如何對(duì)其進(jìn)行改革呢？

2 檔案行政管理存在問(wèn)題的原因分析

檔案行政管理的發(fā)展為什么會(huì)存在上述問(wèn)題呢？究其原因大致有四方面：

2.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)期以來(lái)，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都并不重視檔案部門，沒有將檔案工作擺上議事日程和納入考核機(jī)制，檔案工作如同被“打入冷宮”，少人問(wèn)津。尤其是基層領(lǐng)導(dǎo)，將主要精力都放在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和民生工程，對(duì)檔案的相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，了解不深，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)其不聞不問(wèn)，自己不想管也不愿管。有些部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃、總結(jié)，對(duì)檔案工作不研究不安排，檔案問(wèn)題得不到切實(shí)的解決，人員、場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)沒有保障，資料東一堆，西一堆，有價(jià)值的、沒價(jià)值的無(wú)人甄別、鑒定，要用要找的時(shí)候，就像“老鼠咬龜——無(wú)從下手”，檔案工作自然就沒有成效。

2.2 社會(huì)各界對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不全面

檔案管理工作，因其具有保密性而長(zhǎng)期處于封閉或半封閉狀態(tài)，社會(huì)各界包括機(jī)關(guān)單位的一些領(lǐng)導(dǎo)和干部都鮮有機(jī)會(huì)與其接觸，因此對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)都是比較片面的，往往只是單純地跟保管資料劃上等號(hào)，簡(jiǎn)單地曲解為把文件資料收集一下，裝訂一下，用檔案柜一裝就完成任務(wù)，忽略了檔案作為沉淀歷史文化的“母資源”的本質(zhì)，無(wú)視對(duì)其開發(fā)并加以利用的社會(huì)功能和歷史功能，致使檔案管理工作步入正?；?、規(guī)范化的軌道存在一定的難度。同時(shí)，由于檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督、宣傳力度不夠，也是造成其社會(huì)影響力和知曉度不高的一個(gè)重要因素。

2.3 檔案工作者的社會(huì)地位和福利待遇不高

職業(yè)的社會(huì)地位高低，很多時(shí)候都是取決于其直接產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的大小。檔案工作因其特殊性，只能間接地通過(guò)借鑒利用而使其他方面產(chǎn)生社會(huì)或經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案工作的重要性并一定被社會(huì)各界所認(rèn)識(shí)，而肩負(fù)著為“為國(guó)守史”重任的檔案工作者兢兢業(yè)業(yè)的品德與默默奉獻(xiàn)的精神往往會(huì)因其沒有產(chǎn)生直接的效益而被人忽視，定格在很多人的腦海里的檔案工作者往往是“保管員”的形象，可見其社會(huì)地位并不高。在單位內(nèi)部，由于部分領(lǐng)導(dǎo)全心專注于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)穩(wěn)定、民生工程等中心工作，容易忽視檔案工作以及平時(shí)總是在檔案室里與枯燥的文字資料為伍的檔案工作者，對(duì)他們?yōu)闄n案事業(yè)作出的努力與奉獻(xiàn)少有贊譽(yù)與嘉許。在“做好做差都一樣”這種缺少激勵(lì)機(jī)制的環(huán)境下工作，檔案員對(duì)于提撥重用的機(jī)會(huì)是可望而不可及的，當(dāng)在工作上、政治上都沒有看到奔頭的時(shí)候，他們的工作熱情就會(huì)退化，變得消極被動(dòng)，缺乏創(chuàng)新。這也是造成檔案工作者社會(huì)地位不高的一個(gè)重要原因。

2.4 政府對(duì)檔案管理投入的資金不多

資金短缺，投入不足是制約檔案行政管理發(fā)展的一個(gè)瓶頸。一直以來(lái)，檔案管理工作被視為“冷門”，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)其經(jīng)費(fèi)投入大多沒有列入財(cái)政預(yù)算，這是影響檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素。檔案，是一筆寶貴的財(cái)富，它對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的貢獻(xiàn)無(wú)論大小，都是無(wú)聲的，它既不像搞經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣看得見增長(zhǎng)的數(shù)字指標(biāo)，也沒有社會(huì)建設(shè)那樣呈現(xiàn)出日新月異的變化，故此在部分領(lǐng)導(dǎo)心目中難以與其他中心工作相提并論，他們往往主觀地認(rèn)為檔案工作無(wú)足輕重，只要提供一間簡(jiǎn)陋的檔案室為檔案資料“安一個(gè)家”就行了，至于做好“八防”措施那些設(shè)備可有可無(wú)，沒有必要在這方面加大資金的投入。資金投入不足，檔案庫(kù)房、設(shè)施、裝具、人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)以及檔案的“壽命”都不同程度地受到影響和限制，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

3 檔案行政管理的改革方向

檔案，是一種文化母資源，是黨、國(guó)家和人民的寶貴財(cái)富，是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、啟迪未來(lái)的有效載體，是行政管理體制中的一個(gè)重要組成部分，是做好黨和政府各項(xiàng)工作的有力助手，承擔(dān)著社會(huì)繼往開來(lái)的歷史重任。檔案行政管理有自己的特點(diǎn)，也有不如人意的現(xiàn)狀。因此，要使檔案更好地發(fā)揮作用，其改革方向就要針對(duì)現(xiàn)狀，有的放矢，筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下幾方面工作。

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

在新的歷史條件下，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。為此，黨和政府一定要站在構(gòu)建和諧社會(huì)的高度，充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感;要把檔案工作作為促進(jìn)社會(huì)主義政治文明、物質(zhì)文明、精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作;要加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù);要在廣大干部群眾中組織開展形式多樣的檔案法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價(jià)值作用，不斷提高全社會(huì)的檔案法律意識(shí)。要經(jīng)常召開聯(lián)席會(huì)議研究檔案工作，認(rèn)真聽取關(guān)于檔案工作的匯報(bào)，落實(shí)相關(guān)工作經(jīng)費(fèi)，及時(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，時(shí)刻關(guān)心和支持檔案工作者，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.2 建章立制、做好檔案的安全保障工作

檔案，是一種文化母資源，是黨、國(guó)家和人民的寶貴財(cái)富。因此，檔案工作無(wú)小事，其安全責(zé)任重于泰山，檔案管理單位和檔案工作者要牢固樹立“安全第一”的意識(shí)，要在思想上高度重視，時(shí)刻繃緊檔案安全這根弦，要堅(jiān)持把檔案安全管理作為檔案工作的頭等大事來(lái)抓。主要在做好以下幾方面的工作：

1）建章立制，用行之有效的制度進(jìn)行規(guī)范管理?！稒n案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案保管制度》、《借閱利用制度》、《檔案員崗位職責(zé)及考核辦法》等必須上墻，通過(guò)建章立制，時(shí)刻提醒檔案工作者要確保檔案的安全。例如：制定了《借閱利用制度》，就要在日常借閱利用工作上按制度辦事，對(duì)于本單位及外來(lái)的借閱人員，要實(shí)行嚴(yán)格、規(guī)范的登記制度，要在專門的閱覽室借閱，不能直接進(jìn)入庫(kù)房。在利用人員查閱了原件或復(fù)印之后，檔案員要認(rèn)真逐件逐頁(yè)核對(duì)，放回原處，確保在借閱的過(guò)程中無(wú)損壞、無(wú)丟失。

2）要在室?guī)煸O(shè)施上夯實(shí)基礎(chǔ)。庫(kù)房是檔案的“家”，這個(gè)家的安全與否直接關(guān)系到檔案的“生命”。因此，要確保庫(kù)房的安全，首先要落實(shí)好“八防”措施，以防為主，以防為先。什么是“八防”呢？就是的“防盜、防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、

防霉”。

3）要制定檔案的應(yīng)急預(yù)案。檔案安全工作涉及綜合檔案室、專業(yè)檔案室、也涵蓋各級(jí)機(jī)關(guān)單位、企事業(yè)單位，涉及各個(gè)領(lǐng)域。因此，檔案部門、行政主管部門和各單位要突出重點(diǎn)，兼顧全面，從組織、預(yù)案、隊(duì)伍等多方面做好應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的準(zhǔn)備工作，做到一旦有事，能沖得上、救得下、處置好。

4）要在日常的管理上下功夫。千里之堤，潰于蟻穴。在日常工作上，要抓好數(shù)字檔案建設(shè)，實(shí)施重要檔案異質(zhì)異地備份制度。堅(jiān)持不斷開展排查工作，定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)消除安全隱患，確保檔案始終處于安全的環(huán)境中，做到未雨綢繆，防患于未然。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案工作者隊(duì)伍

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這需要建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。檔案工作者，要秉承“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，要強(qiáng)化檔案意識(shí)，要不斷學(xué)習(xí)深造，補(bǔ)充提高。

1）各級(jí)機(jī)關(guān)選配好檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。檔案工作其實(shí)就是為黨和國(guó)家“守護(hù)歷史”，因此要選擇政治素質(zhì)好、思想覺悟高和業(yè)務(wù)技能熟的同志擔(dān)任檔案管理員。各級(jí)機(jī)關(guān)單位要經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環(huán)境，落實(shí)相關(guān)福利待遇，對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作。

2）檔案主管部門要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，通過(guò)舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、抽調(diào)機(jī)關(guān)檔案管理員進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)或以會(huì)代訓(xùn)等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，可以加強(qiáng)檔案隊(duì)伍之間的交流，實(shí)行資源共享。

3）檔案工作人員要有純熟的業(yè)務(wù)。檔案工作人員要熟悉館（室）藏檔案資料的情況，不僅要對(duì)其內(nèi)容、成分和特征要如數(shù)家珍，還要對(duì)它們的存放位置、檢索途徑等了如指掌。

3.4 完善檔案室?guī)煸O(shè)施

要做好檔案工作，保護(hù)好檔案，就必須要有一個(gè)配套完善的檔案室。根據(jù)“三室分離”的原則，要設(shè)立閱覽室、工作室和庫(kù)房。為了更好地保護(hù)檔案，檔案室要落實(shí)好“八防”措施，要配備電腦、空調(diào)、抽濕機(jī)、排氣扇、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等相關(guān)設(shè)施，為檔案筑起一個(gè)安全、舒適的“家”。

3.5 開發(fā)與利用檔案資源，讓檔案為民所用

隨著以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，改革開放的深化，社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求日益迫切，這就要求檔案工作必須解放思想，加快開發(fā)檔案信息資源的步伐，將“死”檔案變成“活”的信息，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)服務(wù)。在檔案開發(fā)利用方面，筆者認(rèn)為要做好以下幾點(diǎn)：

1）做好檔案的日常提供利用工作。提供利用工作主要是提供檔案資料為社會(huì)各單位和人民服務(wù)。檔案利用工作開展好壞是檢查檔案工作的最佳尺度。積極主動(dòng)為查檔者提供服務(wù)，做好借閱登記，同時(shí)把好關(guān)，嚴(yán)防檔案丟失，確保檔案安全、完整。

2）做好編研資料工作。檔案編研是將檔案資料通過(guò)匯編、編述、著作等手段，以一定的成果形式提供給利用者的一種工作，它可以系統(tǒng)、廣泛地提供利用服務(wù)，也是提高檔案工作水平的一種途徑，還能保護(hù)檔案原件，使檔案更廣泛、更長(zhǎng)遠(yuǎn)地流傳。

3）積極發(fā)揮檔案的社會(huì)功能。首先要廣開門路，豐富館（室）藏。其次，搜集檔案要注重質(zhì)量。

4）緊貼黨委、政府的中心工作，做好服務(wù)。拓展檔案館的社會(huì)功能為社會(huì)服務(wù)是檔案工作的根本目的。除了日常開發(fā)利用之外，檔案館還可以通過(guò)舉辦展覽向社會(huì)展示檔案內(nèi)容，開展愛國(guó)主義教育，培養(yǎng)人們尊重歷史、不忘過(guò)去，建設(shè)未來(lái)的情操。

檔案，是承前啟后、繼往開來(lái)的歷史文化沉淀?！坝涗洑v史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、啟迪未來(lái)”是檔案工作的宗旨，其改革的方向與力度直接關(guān)系到檔案工作的成效。因此，做好檔案行政管理工作，是一項(xiàng)造福人民的偉大事業(yè)。

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作者簡(jiǎn)介

謝慧嫻（1975-），女，漢族，廣東肇慶人，本科，研究方向：檔案管理。