新形勢下社保檔案資源查詢利用的新途徑和新方法

吳燕

摘 要：社保檔案，是重要的民生檔案之一，記載了群眾從開始參保到結(jié)束參保的整個過程。社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)將在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的業(yè)務(wù)材料整理歸檔。檔案工作的最終目的和落腳點(diǎn)是發(fā)揮檔案的作用。而社保檔案的利用，關(guān)系到參保群眾的信息安全，檔案管理部門一定要通過安全有效的方式與方法，提供檔案或檔案影像，而現(xiàn)有的查詢利用方法已不能完全適用于新形勢的發(fā)展，探索檔案資源查詢利用的新途徑和新方法已成為檔案工作的重中之重。

關(guān)鍵詞：社保檔案;查詢利用;檔案系統(tǒng);創(chuàng)新途徑

1 前言

社保檔案，是重要的民生檔案之一，記載了參保群眾從開始參保到結(jié)束參保的整個過程。秉著社會保險(xiǎn)“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的宗旨，社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)將在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的業(yè)務(wù)材料整理歸檔。其中一般包括單位在辦理參保登記、變更登記、注銷登記時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料以及參保人員辦理社會保險(xiǎn)關(guān)系變動、基本信息變更等登記手續(xù)時(shí)填報(bào)的登記表單及相關(guān)審核材料。檔案工作的最終目的和落腳點(diǎn)是發(fā)揮檔案的作用。而社保檔案的利用，關(guān)系到參保群眾的信息安全甚至國家信息安全，檔案管理部門一定要通過安全有效的方式與方法，提供檔案或檔案影像，現(xiàn)有的查詢利用方法已不能完全適用于新形勢的發(fā)展，探索檔案資源查詢利用的新途徑和新方法已成為檔案工作的重中之重。

2 現(xiàn)存的社保檔案查詢利用的方法及其弊病

2.1 現(xiàn)存社保檔案查詢利用的方法

根據(jù)《業(yè)務(wù)檔案利用制度》的規(guī)定，查詢借閱社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案需要填寫《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查詢申請單》，并且根據(jù)利用范圍履行相應(yīng)的審批手續(xù)。社保分中心業(yè)務(wù)人員調(diào)取本分中心的業(yè)務(wù)檔案需要經(jīng)本部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人和檔案館利用服務(wù)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意;公檢法部門調(diào)閱社保檔案材料，必須持有調(diào)閱公函，由其部門負(fù)責(zé)人和檔案館利用服務(wù)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意，并且指定專人負(fù)責(zé)調(diào)閱。調(diào)閱人對所需案卷可以復(fù)制，但是不得取走原件。如有特殊情況需取走案卷，必須填寫《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案借出審批表》，經(jīng)檔案館利用服務(wù)部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及檔案館主要負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借出。

2.2 現(xiàn)存業(yè)務(wù)檔案查詢利用的弊病

2.2.1 查詢方法“復(fù)古”，查詢時(shí)間冗長

社保分中心調(diào)研結(jié)果顯示，分中心提出的反饋意見中重合率最高的一條為：查詢業(yè)務(wù)檔案等待時(shí)間冗長，不能做到及時(shí)利用，甚至要長達(dá)半個月到一個月之久。造成這種情況產(chǎn)生的原因有兩點(diǎn)，一是在社保系統(tǒng)改造升級之前，檔案存放多為紙質(zhì)檔案，業(yè)務(wù)檔案雖做了數(shù)字化處理，但是由于檔案系統(tǒng)操作不順暢或者數(shù)字化檔案影像不清晰，還是需要手動去翻找紙質(zhì)檔案。二是在社保系統(tǒng)升級后，業(yè)務(wù)檔案高拍環(huán)節(jié)前置，由分中心業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員操作，但是由于業(yè)務(wù)量大，經(jīng)常會有高拍不及時(shí)或者高拍影像不清晰，給查詢利用帶來了不便。

2.2.2 查詢審批手續(xù)復(fù)雜

現(xiàn)有的查詢利用審批手續(xù)需要一級審批、二級審批甚至三級審批，假設(shè)其中有一人無法及時(shí)審批，查詢借閱就要延緩進(jìn)度，無法及時(shí)查詢。

2.2.3 檔案系統(tǒng)反應(yīng)遲緩

由于社保業(yè)務(wù)量大，社保業(yè)務(wù)檔案留存材料繁雜，檔案系統(tǒng)承載超重，反應(yīng)遲緩，耗費(fèi)查詢時(shí)間。

3 創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方法，提高檔案利用效率

3.1 建立與外網(wǎng)的聯(lián)系，精簡業(yè)務(wù)檔案留存要件

通過統(tǒng)計(jì)檔案系統(tǒng)中留存的業(yè)務(wù)要件結(jié)果顯示，其中有百分之六十的業(yè)務(wù)要件為身份證、社保卡、戶口本等高度重合的業(yè)務(wù)材料。這些材料在檔案系統(tǒng)中留存過多，是造成檔案系統(tǒng)反應(yīng)遲緩的原因之一，為解決這類問題，我們可以建立與外網(wǎng)的聯(lián)系，搭建與民政系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)的平臺，從而精簡業(yè)務(wù)檔案中不必要的留存要件，減輕檔案系統(tǒng)壓力，提升檔案查詢效率。

3.2 確保留存的社保檔案的完整性和準(zhǔn)確性

在精簡要件的同時(shí)，要兼顧社保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不能一股腦將“自以為是”的不必要的要件精簡掉，應(yīng)時(shí)刻保持檔案人的高度警惕性，在社保檔案的建立開始，就要保持參保人員各項(xiàng)信息的完整，從參保人員的繳納、賬戶劃撥、參保關(guān)系的轉(zhuǎn)移等方面，都應(yīng)有完整的記錄。只有確保了社保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，才能夠?yàn)橹蟮臋n案查詢利用提供重要的依據(jù)。

3.3 優(yōu)化檔案系統(tǒng)，提升檢索速度

現(xiàn)有的檔案檢索字段有單位名稱、單位代碼、社會保障號碼、姓名等，我們經(jīng)常用到的單位名稱和單位代碼查詢到的會是整個單位人員的參保信息，如果是小企業(yè)，人工篩選速度會快，但假設(shè)是個大型企業(yè)，人工查詢速度會降低。所以，我們應(yīng)該優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)，增加查詢字段，即使在模糊查詢的基礎(chǔ)上也能多出幾項(xiàng)查詢條件，可在查詢過程中精準(zhǔn)定位。優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)，可有效地提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，這也是提高社保檔案利用價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。

3.4 展開在線查詢業(yè)務(wù)，減少審批等待時(shí)間

現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)通訊發(fā)達(dá)的信息時(shí)代，各種手機(jī)APP當(dāng)?shù)?，檔案的查詢利用更是不能停留在以前的基礎(chǔ)上。我們應(yīng)適應(yīng)時(shí)代要求，開展在線查詢業(yè)務(wù)，在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，建立網(wǎng)上審批制度，審批手續(xù)在網(wǎng)上辦，高速審批，減少審批等待時(shí)間，及時(shí)為查詢者反饋審批意見。

3.5 建立完善的電子檔案制度，實(shí)行單套制管理

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)由于業(yè)務(wù)經(jīng)辦需要，會在辦理中留存大量的紙質(zhì)材料或證明，各類合同、證件復(fù)印件以及各種業(yè)務(wù)留存要件，留存起來是一個非常龐大的數(shù)字。起初基于紙質(zhì)檔案留存占用空間大，我們將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，變?yōu)闄n案影像留存。但是，在掃描過程中發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)檔案掃描量大，人力、物力耗費(fèi)嚴(yán)重，而且掃描質(zhì)量也不能完全保證，留存的影像也不能做到準(zhǔn)確無誤，紙質(zhì)檔案依舊需要留存。因此，推行電子檔案勢在必行。在分中心業(yè)務(wù)經(jīng)辦結(jié)束后，形成PDF文件，直接發(fā)送到對應(yīng)的檔案系統(tǒng)接口，檔案系統(tǒng)中留存完整的PDF文件，記錄整個業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程，在做到風(fēng)險(xiǎn)防控的同時(shí)，亦可以降低檔案系統(tǒng)壓力，提升檔案查詢檢索速度，減少紙質(zhì)檔案庫存

壓力。

在新形勢下，檔案工作再也不是人工的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯研究、利用。在社保檔案工作的開展中，我們需加快觀念的轉(zhuǎn)變，利用新形勢下的新思維加強(qiáng)社保檔案的管理工作。并利用新型的技術(shù)手段在檔案工作的八個環(huán)節(jié)中優(yōu)化工作流程，減少人工的工作壓力，降低人為的工作失誤，提高檔案查詢的工作效率。實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、高效化。

參考文獻(xiàn)

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[3]王彥英.淺談社會保險(xiǎn)檔案管理存在的問題及其解決辦法[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（01）.

作者簡介

吳燕（1989-），女，漢族，天津市大港區(qū)，本科，助理館員，天津市社會保險(xiǎn)基金管理中心檔案館，業(yè)務(wù)指導(dǎo)。