淺談機(jī)關(guān)檔案工作如何做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

靳軍

摘 要：在機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部管理工作中，檔案管理是需要高度重視的工作內(nèi)容。檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位管理工作的一部分，是提高檔案運(yùn)用的工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，同時(shí)也是維護(hù)歷史檔案的一項(xiàng)重要工作。本文主要論述機(jī)關(guān)檔案工作管理中規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要環(huán)節(jié)，進(jìn)而分析管理過(guò)程中的問(wèn)題所在，提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案工作;規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化;解決策略

機(jī)關(guān)單位是國(guó)家為行使其某種職能而設(shè)立的各種機(jī)構(gòu)，其包含有包括國(guó)家元首、權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)和軍事機(jī)關(guān)。而機(jī)關(guān)單位中的檔案管理工作是其工作內(nèi)容的重要組成的一部分。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案的管理工作也呈現(xiàn)上升的趨勢(shì)，對(duì)管理的要求更高，要做到符合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基本特點(diǎn)，因此機(jī)關(guān)單位要通過(guò)科學(xué)合理地進(jìn)行檔案的有效管理，并優(yōu)化和改進(jìn)管理工作傳統(tǒng)的管理方法。

1 檔案管理中規(guī)范化的重要性分析

檔案管理的管理作用看似沒(méi)有大的作用和貢獻(xiàn)，但是在實(shí)際發(fā)展中卻關(guān)系到機(jī)關(guān)單位或是企業(yè)是否能夠健康發(fā)展重要因素。在機(jī)關(guān)單位中檔案管理工作也是其重要的工作組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率會(huì)影響整個(gè)機(jī)關(guān)工作質(zhì)量，也是維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵性的工作。在檔案管理的過(guò)程中，科學(xué)性的管理辦法是檔案順利管理的保障，是一個(gè)機(jī)關(guān)單位管理水平的體現(xiàn)，更是檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)依據(jù)。為了能夠在需要的時(shí)候迅速?gòu)臋n案庫(kù)中準(zhǔn)確地調(diào)取資料來(lái)進(jìn)行全面、科學(xué)的分析內(nèi)容，我們就必須制定好檔案管理工作的制度，善于從以往的檔案管理工作中“取其精華，去其糟粕”來(lái)不斷發(fā)展和提高檔案管理效率和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理。

2 檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問(wèn)題

檔案管理在機(jī)關(guān)單位中仍然存在一些不足的管理現(xiàn)象，檔案規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的重要環(huán)節(jié)，針對(duì)這些問(wèn)題主要突顯在以下的幾個(gè)方面中。

1）缺乏領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在我國(guó)一些機(jī)關(guān)單位中一些主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作的重要性理解不足，其檔案管理方法還是沿用傳統(tǒng)的保管方式，沒(méi)有創(chuàng)新管理意識(shí)，不善于利用現(xiàn)代化的管理方式，影響檔案查找的效率。

2）缺乏專職檔案人才隊(duì)伍。由于單位編制架構(gòu)的原因，機(jī)關(guān)單位存在隊(duì)伍不足的現(xiàn)狀。很多從事的工作人員都是一些老職工，另外聘用的一些是一些臨時(shí)職工，檔案管理的業(yè)務(wù)不精煉是在所難免

的[1]。其老職工的信息化辦公能力是一大弱項(xiàng)，新職工的對(duì)檔案管理又不熟悉，而且不入編制的職工更換速度快，影響檔案管理工作的有效對(duì)接，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的培訓(xùn)流程，職責(zé)意識(shí)能力差等現(xiàn)象。

3）缺乏檔案管理規(guī)章制度。在一些機(jī)關(guān)單位中其關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度還存在很多不完善的現(xiàn)象，也沒(méi)有深入研究《檔案法》，對(duì)檔案管理相關(guān)制度的制度落實(shí)不到位。如在檔案借閱的手續(xù)就存在較大的漏洞，沒(méi)有手續(xù)隨意借出，歸期又不去核實(shí)，導(dǎo)致檔案庫(kù)上顯示有此文檔，要真正查閱的時(shí)候就是查無(wú)此檔。甚至于在借閱過(guò)程中出現(xiàn)遺失、損毀的現(xiàn)象也是時(shí)有發(fā)生。另外檔案管理的科目分類不科學(xué)或是不夠規(guī)范，出現(xiàn)查閱困難等情況。

4）缺乏檔案保管的專用柜。機(jī)關(guān)單位中對(duì)檔案的管理缺乏專用的保管專用柜或是辦公室，常常是一種混檔管理。對(duì)紙質(zhì)的檔案保管沒(méi)有特別設(shè)立相應(yīng)的防火、防水、防塵、防潮、防盜的柜子，信息化的檔案也不夠重視。另外對(duì)檔案的保管安全性、保密性也不夠重視，隨意運(yùn)用的檔案室并沒(méi)有多加安全保管問(wèn)題，安全隱患較大。甚至于有的未達(dá)到年限的檔案就早早遺失，有的檔案認(rèn)為不值得進(jìn)行有效保管，從而影響無(wú)法查閱該檔案。例如有些機(jī)關(guān)單位比較輕視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類的檔案管理，在財(cái)務(wù)工作交接的過(guò)程中就是查無(wú)此檔了。

5）缺乏檔案信息化的建設(shè)。有的機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息化的建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方法，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理知之甚少，甚至于信息化檔案管理中所需的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件沒(méi)有配備齊全都沒(méi)有配備[2]，甚至于也不安排工作人員進(jìn)行信息化檔案管理跟進(jìn)。使得檔案數(shù)字化的工作一再延后，甚至于停滯不前，從而不能將檔案轉(zhuǎn)換成信息化、數(shù)字化的管理。就算個(gè)別單位已經(jīng)實(shí)施了信息化檔案管理后，但是工作落后嚴(yán)重，有的紙質(zhì)檔案用完后也不及時(shí)歸檔，導(dǎo)致出現(xiàn)信息化管理檔案后對(duì)紙質(zhì)檔案的不重視或是輕視行為，嚴(yán)重影響檔案的多重備份。

3 機(jī)關(guān)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略

1）提升檔案管理的意識(shí)。要加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，檔案管理工作不會(huì)直接體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益或是不會(huì)馬上體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益，需要通過(guò)應(yīng)用提供有效的參考價(jià)值為機(jī)關(guān)單位做出績(jī)效中，才是體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。檔案會(huì)在調(diào)取、查閱的過(guò)程中提高工作效率，以此來(lái)體現(xiàn)其管理所創(chuàng)造的價(jià)值。如果排期不過(guò)來(lái)，檔案管理可以先用信息化的管理部分檔案，優(yōu)先保存一些不易于紙質(zhì)保存的檔案，在利用調(diào)取就便捷高效很多了，還要加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理信息化管理知識(shí)的培養(yǎng)，從而優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理的思想。

2）升級(jí)檔案管理的方式。機(jī)關(guān)單位要多爭(zhēng)取檔案管理的資金投入，要審計(jì)檔案管理的方式，其在硬件設(shè)備以及軟件管理中加大投入力度，其次還要在人才引進(jìn)和人員培養(yǎng)中投入，保證檔案管理建設(shè)的隊(duì)伍有一定優(yōu)勢(shì)。另外要設(shè)立檔案專用的檔案室或是保險(xiǎn)柜，以檔案的級(jí)別種類進(jìn)行有效劃分，做好檔案管理中的“八防”措施。加強(qiáng)檔案的信息化管理，利于日常查閱調(diào)取，可以及時(shí)做好比對(duì)或是參考工作。由上文中提到檔案需要進(jìn)行多樣化管理，檔案的紙質(zhì)管理、信息化管理、多重備份管理等。其中運(yùn)用的信息化管理設(shè)備必須做好一定的維護(hù)工作，例如要安裝防火墻、病毒查殺等軟件防止檔案被盜取或是遭受攻擊，從而提升檔案管理的效率。

3）理順檔案管理的體制。機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)全員的檔案管理思想認(rèn)識(shí)，提升對(duì)檔案管理的高度重視。要重新改變傳統(tǒng)檔案管理人員編制，要選擇責(zé)任心強(qiáng)并樂(lè)于接受學(xué)習(xí)培養(yǎng)的職工進(jìn)行檔案管理，檔案管理工作需要具有嚴(yán)謹(jǐn)精神和負(fù)責(zé)的職工，防止一些不良事件的發(fā)生。還要實(shí)行檔案管理考核制度，對(duì)檔案信息化考核、紙質(zhì)存檔編制考核等方式完善一些不負(fù)責(zé)松散的職工。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理規(guī)章制度，完善檔案管理的守則，將檔案管理落實(shí)到責(zé)任制，避免管理工作的互相推諉情況，同時(shí)要建立完善的檔案借閱制度和檔案的借閱權(quán)限，利于加強(qiáng)檔案管理。

4）加強(qiáng)普查案卷的能力。檔案中也不會(huì)全部都需要長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值，這會(huì)造成機(jī)關(guān)單位的資源浪費(fèi)。所以要定期普查案卷進(jìn)行取舍管理，其中將一些加大工作難度且制作不精良的檔案進(jìn)行清理，保留一些有價(jià)值較高的檔案[3]。當(dāng)然普查案卷的是難度最大的工作，需要有一定判斷審核能力，能確保所清理的檔案中價(jià)值影響不大，其保留價(jià)值不足的及時(shí)清理，從而提高檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)信息化管理舉措。

5）分類號(hào)進(jìn)行有效統(tǒng)一。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案查詢檢索，要根據(jù)檔案的分類號(hào)進(jìn)行快速查找。因此，在檔案管理中要先檔案進(jìn)行有效的分類，再?gòu)姆诸惓蔀榉痔?hào)，每個(gè)檔案確保只有一個(gè)獨(dú)一無(wú)二的分類號(hào)，這是提高檢索查找的有效方法，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，以提升檔案查閱的高效性。另外還要及時(shí)糾正一些不合理的分類，并組織管理人員進(jìn)行檔案的基本培訓(xùn)，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)知，做到前后檔案歸檔的一致性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的多樣化，要將檔案進(jìn)行信息化管理，做到檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而解決傳統(tǒng)檔案管理中的一些弊端，提升檔案管理方式，并制定科學(xué)合理的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員能力的培養(yǎng)，促進(jìn)符合當(dāng)下社會(huì)網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的發(fā)展，提高檔案管理高效性。

參考文獻(xiàn)

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[2]王春麗.淺談機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].當(dāng)代旅游，2018，5.

[3]王巍.如何推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].城建檔案，2018，229（10）：76-80.