基層人事檔案內(nèi)容失真問題與對策研究

李枚秋

摘 要：人事檔案記錄了基層人員的重要個人信息，是進行福利分配、義務(wù)工作等環(huán)節(jié)的重要參考資料，也是維護基層人員合法權(quán)益的重要依據(jù)。本文通過對基層人事檔案內(nèi)容保真的意義分析，就現(xiàn)存的基層人事檔案內(nèi)容失真問題進行了探討，并提出了具體的改進措施。

關(guān)鍵詞：基層;人事檔案;內(nèi)容失真

引言：在傳統(tǒng)基層人事檔案管理工作中，部分管理者對檔案管理意識較差，沒有認識到檔案管理的重要性，工作態(tài)度極其敷衍。缺乏健全的檔案管理制度，經(jīng)常發(fā)生檔案數(shù)據(jù)泄露事件，且檔案管理人員水平有限，造成基層人事檔案內(nèi)容失真問題嚴重，無法高效地進行基層人事檔案信息利用工作。

一、基層人事檔案內(nèi)容保真意義

一方面，基層人事檔案管理是維護社會參保人員合法權(quán)益的重要手段，關(guān)系著群眾投保人的切身利益，是影響國計民生的大事。作為一項專業(yè)性較強的工作，人事檔案管理的工作環(huán)節(jié)較多，相關(guān)業(yè)務(wù)比較繁雜，若無法保證其內(nèi)容的真實性與完整性，將會嚴重影響工作質(zhì)量。另一方面， 基層人事檔案管理工作質(zhì)量，直接影響著社會的和諧穩(wěn)定，若處理不當造成人事檔案數(shù)據(jù)信息失真，將會損害基層人員的切身利益。隨著人民群眾檔案管理意識的不斷加強，挖掘人事檔案的利用價值變得尤為重要[1]。

二、基層人事檔案內(nèi)容失真問題

傳統(tǒng)時代背景下，基層人事檔案管理工作是通過書面文字的形式，記載基層人民群眾個人信息，為社會建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。但在檔案管理工作中，部分管理者對檔案管理意識較差，沒有認識到檔案管理的重要性，工作態(tài)度極其敷衍。在日常管理中，為減少工作任務(wù)，常將檔案資料隨意擺放在辦公室內(nèi)，導(dǎo)致部分文件丟失或損毀?；鶎訂挝辉谶M行人事檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，紙質(zhì)檔案大小不一，所記錄的墨水、用筆不符合管理標準，無法做到長時間保存，部分個人信息填寫不完整，存在簽字、蓋章等環(huán)節(jié)缺項問題。檔案管理水平低下，缺乏一個健全的檔案管理制度，經(jīng)常發(fā)生偷盜事件，檔案數(shù)據(jù)泄露嚴重。且檔案管理人員水平能力有限，企業(yè)用人單位缺乏對工作人員的能力指導(dǎo)，管理技術(shù)水平落后，整體工作效率偏低，檔案利用率不高。相關(guān)管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入力度不足，無法高效地完成檔案整理分析工作，使得基層人事檔案內(nèi)容失真問題嚴重，檔案管理形同虛設(shè)。

三、基層人事檔案內(nèi)容失真問題解決對策探討

（一）強調(diào)律法作用

在基層人事檔案管理工作開展過程中，相關(guān)人員要做好一線調(diào)研工作，掌握最新的人事檔案數(shù)據(jù)，全面了解基層企業(yè)的具體情況。基層人事檔案管理作為社會人力資源管理的重要組成部分，其對于提高廣大干部職工工作質(zhì)量有著不可替代的作用。根據(jù)國家發(fā)布的《檔案法實施辦法》中的相關(guān)內(nèi)容，明確各級人事檔案的分類編號及處理措施。通過對《檔案法實施辦法》中的規(guī)定研究，結(jié)合基層企業(yè)的實際教學(xué)情況，逐步完善各項規(guī)章制度，提高法律法規(guī)在基層人事檔案內(nèi)容失真問題中的指導(dǎo)作用[2] 。

制定檔案管理條例，使管理者與基層干部職工都能認識到人事檔案管理的重要性，積極配合檔案管理人員進行工作，保證檔案內(nèi)容的真實性與全面性。檔案管理人員要明確自己的工作范疇，根據(jù)《檔案法》將有關(guān)數(shù)據(jù)進行細致、合理化分配，保證基層檔案管理的實際應(yīng)用意義。全面系統(tǒng)地分析各種反饋信息，控制檔案信息管理規(guī)章制度要求，增強信息利用率，加強與各部門之間的溝通，實現(xiàn)檔案資源的合理化應(yīng)用。擴大檢索工具的研發(fā)力度，編制多種檢索工具，提高基層人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善信息認定

在基層人事檔案管理過程中，應(yīng)提高各級干部對于基層人事檔案管理的重要性認知，規(guī)范相關(guān)管理制度，完善信息認定，杜絕出現(xiàn)材料失真與弄虛作假等現(xiàn)象。堅持正確的基層人事檔案信息管理理念，要依據(jù)實際情況，整合檔案信息資源，設(shè)定不同的管理內(nèi)容及應(yīng)盡責(zé)任義務(wù)。切實提高基層干部對于檔案管理工作的重視程度，擺正管理人員工作態(tài)度，主動適應(yīng)新時代發(fā)展，全面提升基層人事檔案管理工作的影響力度。在檔案填寫完成后，需要經(jīng)本人審閱后，由檔案部門蓋章入檔，后續(xù)工作以材料信息為主。對于可能存在問題的部分，如個人出生日期、學(xué)歷等問題的，可由人事部門派專人到其戶口所在地進行核實，或通過網(wǎng)絡(luò)信息進行認證。

此外，應(yīng)加強對基層人事檔案信息的利用，注重“以人為本”的工作理念。在檔案數(shù)據(jù)收集過程中，應(yīng)做到人事數(shù)據(jù)信息應(yīng)收盡收，合理分檔，加強對相關(guān)檔案的管理保護工作。強化人事檔案管理人員對于手工任務(wù)和電子信息的協(xié)調(diào)利用，做好檔案管理的紙質(zhì)與信息化管理雙重任務(wù)，對每份檔案信息進行資料備份，最大程度發(fā)揮基層人事檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用效率。需要注意的是，在檔案收集、整理過程中，所有學(xué)歷、工齡需要得到國家的承認地位，對于部分只在本系統(tǒng)內(nèi)承認的學(xué)歷認知水平，基層人事檔案管理部門應(yīng)予以駁回。

（三）健全管理體制

健全的管理體制，是實現(xiàn)基層人事檔案管理工作有條不紊進行的重要基礎(chǔ)，也是保證其真實性的有效途徑。在信息化高速發(fā)展的時代背景下，人事檔案管理工作的核心是收集、分析和整理相關(guān)資料，并通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的分析進行實際應(yīng)用。為此，要制定更為詳細的基層人事檔案管理條例，合理規(guī)劃檔案的分類以及用途、種類，實現(xiàn)人事檔案的高效化整理與使用。我國基層人事檔案管理模式發(fā)展起步較晚，相關(guān)建設(shè)還不夠完善，正處在不斷探索和深化發(fā)展過程中。目前多數(shù)地區(qū)的基層人事檔案管理，都是基于目錄級別的管理制度，缺乏完善的信息化數(shù)據(jù)庫。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)該制定人事檔案信息化管理制度，設(shè)置訪問權(quán)限，對瀏覽過基層人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)或者查閱人員，都要進行審批制度和實名登記制度，以方式基層人事檔案被惡意竊取。政府部門要加強對基層人事檔案的安全監(jiān)管，采用動態(tài)化管理模式，為日后人事檔案的管和使用提供保障，避免基層人事檔案內(nèi)容失真問題[3]。

（四）構(gòu)建數(shù)據(jù)平臺

除此之外，可以通過建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺，各部門依托交流平臺，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的傳遞交流工作，利用檔案管理，提高人力、物力、財力的規(guī)?；寐?。建立專門的基層人事檔案管理室，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)防火墻，定期進行檔案儲存計算機的殺毒、清理、升級、更新等工作，保證計算機的正常運行狀態(tài)，杜絕惡意篡改檔案信息的行為。一旦檔案數(shù)據(jù)保管工作出現(xiàn)了問題，要在第一時間內(nèi)聯(lián)系到相關(guān)負責(zé)人，并進行相應(yīng)的補救措施，避免由于工作人員反應(yīng)過慢，而造成的檔案數(shù)據(jù)泄露、失真等情況。隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，以及信息統(tǒng)計收集模式的不斷革新，基層人事檔案管理涉及到的專業(yè)知識越來越多，與之相關(guān)的信息面越來越廣，這對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平是一個不小的考驗。要充分發(fā)揮人事檔案管理的現(xiàn)代化條件，在具備一定管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，深入了解電子信息技術(shù)，全面掌握基層人事檔案現(xiàn)代化管理手段。

結(jié)論：綜上所述，解決基層人事檔案內(nèi)容失真問題的基礎(chǔ)任務(wù)，是推進工作制度化改革，加強對檔案管理工作的宣傳力度，理解其對社會現(xiàn)代化發(fā)展的實際意義。各相關(guān)部門應(yīng)不斷完善基層人事檔案內(nèi)容保真工作，為基層人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，確保人事檔案管理工作職能的有效發(fā)揮，促進社會的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1] 汪艷梅.地質(zhì)檔案精細化管理服務(wù)信息化建設(shè)與實踐——以內(nèi)蒙古地質(zhì)檔案館為例[J].西部資源，2020（02）：186-188.

[2] 吳志杰.企業(yè)文件與檔案管理體系的轉(zhuǎn)型與發(fā)展——《數(shù)據(jù)時代面向知識共享的企業(yè)文件與檔案管理研究》書評 [J]. 北京檔案，2020（04）：38-41.

[3] 常大偉，吳敏.基層單位檔案制度執(zhí)行力建設(shè)的問題與對策——基于基層人民法院訴訟檔案管理實踐的分析[J].北京檔案，2020（05）：31-33.