利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

張金安

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，為檔案管理工作提供了較好的發(fā)展機(jī)遇，為使檔案管理工作效率得到有效提升，就需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案信息資源，將檔案信息管理模式進(jìn)行優(yōu)化，使檔案信息資源的服務(wù)能力增強(qiáng)。本文就綜述如何利用大數(shù)據(jù)來創(chuàng)新檔案管理模式，提升其服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理模式;創(chuàng)新;服務(wù)能力

檔案信息管理工作是一項繁雜的工作，為促進(jìn)檔案信息管理效率提升，就需要對目前應(yīng)用的檔案信息管理方法進(jìn)行優(yōu)化，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息資源的管理模式進(jìn)行簡化，使檔案管理流程更為規(guī)范，建立信息管理中心，由此保障管理目標(biāo)的順利實現(xiàn)[1]。

1 大數(shù)據(jù)時代的作用

隨著網(wǎng)絡(luò)通信以及計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息社會來臨，大數(shù)據(jù)具備的特點(diǎn)包括數(shù)據(jù)全面、種類繁多（文本、圖片、電子圖紙、音頻、視頻等）、信息數(shù)據(jù)處理速度快[2]。如能在檔案管理工作中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理人員自身具備較高的信息技術(shù)發(fā)展敏感性，能夠及時掌握信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，那么就可使檔案信息資源管理的效果提高。

2 大數(shù)據(jù)檔案管理工作開展的要求

2.1 管理人員需將自身的大數(shù)據(jù)意識不斷提升

在管理檔案信息資源的過程中，管理人員需更加重視大數(shù)據(jù)資源，借助先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案信息資源，使檔案信息資源的載體得到創(chuàng)新，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作做好，促使信息資源向數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)化，依靠各類工具開展檔案信息管理工作，并研究檔案信息數(shù)據(jù)資源，對科學(xué)管理方法予以制定，使檔案信息資源管理工作的效率不斷提升。

2.2 對創(chuàng)新性檔案管理體系進(jìn)行制定

處于大數(shù)據(jù)信息時代，在管理檔案信息資源的過程中，需要對檔案信息資源管理體系進(jìn)行不斷創(chuàng)新，通過對先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，使目前應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理理念得到更新，在管理工作中有效融入共享以及開放的理念，從而充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息資源具備的優(yōu)勢。同時在管理方法上，可采用多樣化方式，使管理能夠達(dá)到預(yù)期的目的。

2.3 實施數(shù)字化管理

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對于檔案信息資源提出的要求也明顯提高。因此檔案管理工作中，需要將檔案資源具備的數(shù)據(jù)化水平提高，依靠網(wǎng)絡(luò)覆蓋的模式來管理檔案信息資源，通過對智能搜索技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，由此使資源得到準(zhǔn)確快速的檢索[3]。在檔案信息資源管理的過程中，有效應(yīng)用圖形以及表格等工具，使目前具備的檔案數(shù)據(jù)資源變得更為完善，使檔案信息資源的共享效率得以提高。

3 依靠大數(shù)據(jù)使檔案管理模式得到創(chuàng)新、服務(wù)能力得以提升的措施

3.1 需在檔案管理過程中始終保持大數(shù)據(jù)思想

在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案信息資源時，需要在管理工作中有效落實大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息資源的監(jiān)督工作引起重視，將傳統(tǒng)的檔案信息資源認(rèn)知進(jìn)行更新，對數(shù)據(jù)化管理模式進(jìn)行建立，依靠大數(shù)據(jù)來實施檔案信息資源管理，并考慮用戶自身的具體需求，由此取得更高的用戶滿意度。除此之外，還需要通過培訓(xùn)，使檔案信息資源管理人員的大數(shù)據(jù)意識得到提升，使其自身能夠不斷學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，在檔案管理工作中發(fā)揮主動性與積極性[4]。

檔案管理人員需詳細(xì)了解大數(shù)據(jù)的概念、技術(shù)和應(yīng)用方法，對檔案信息資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，將可能對檔案管理工作產(chǎn)生不良反應(yīng)的因素減少，對目前應(yīng)用的檔案資源檢索工具進(jìn)行優(yōu)化，并對共享系統(tǒng)平臺予以建立，做好檔案信息資源的安全性保障，防止檔案受到破壞。除此之外，檔案管理人員還需要對目前應(yīng)用的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使檔案管理方式變得更為完善，做好數(shù)字化建設(shè)工作，對檔案管理理念進(jìn)行更新，保障檔案信息管理的質(zhì)量。

3.2 健全檔案管理體系，將數(shù)字資源管理時間延長

目前我國檔案管理部門所使用的系統(tǒng)大多存在缺陷或是漏洞，不具備較高的運(yùn)行效率，在管理檔案信息資源的過程中，容易出現(xiàn)效率低下的情況[5]。因此為了提升檔案管理工作的效率，就需要對共享管理理念予以應(yīng)用，將檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，使檔案信息資源管理能夠高效開展。在創(chuàng)新管理平臺時，需要參照檔案信息資源具備的實際情況，來對相應(yīng)管理措施進(jìn)行制定，做好檔案信息資源的開發(fā)、交流以及共享工作，從而使檔案信息資源能夠更好滿足用戶需求。在管理不同類型的檔案信息時，需要了解檔案信息資源的特點(diǎn)，對交互系統(tǒng)進(jìn)行建立，從而使檔案管理后續(xù)工作能夠順利開展。

3.3 開展檔案與檔案信息的雙向數(shù)字化建設(shè)

檔案管理工作中，需要開展檔案與檔案信息的雙向數(shù)字化建設(shè)，嚴(yán)格管理檔案信息數(shù)據(jù)，優(yōu)化檔案信息管理模式。根據(jù)存在的具體問題來進(jìn)行制定措施，更新檔案信息資源，做好檔案資源備份，避免檔案出現(xiàn)丟失。在檔案信息資源管理中，應(yīng)用先進(jìn)數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，轉(zhuǎn)換文件格式，由此實現(xiàn)數(shù)字化管理的效果。為促使用戶能夠在最短時間內(nèi)獲取需要的檔案信息資源，需要不斷優(yōu)化搜索工具，同時為保障用戶搜索的資源滿足自身需求，就需要做好用戶的隨機(jī)調(diào)查工作，有效發(fā)揮數(shù)據(jù)管理體系的作用。目前通過不斷總結(jié)經(jīng)驗，開展雙向數(shù)字化建設(shè)，可對相對完善的管理體系進(jìn)行建立，使檔案管理工作更為全面有效，符合檔案信息資源管理的需求。

4 小結(jié)

相較于西方發(fā)達(dá)國家，我國的大數(shù)據(jù)技術(shù)起步較晚，目前檔案信息資源管理過程中應(yīng)用的管理技術(shù)仍較為落實，管理人員大多不具備充足的大數(shù)據(jù)認(rèn)知，管理思想較為落后，因此需做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案信息管理模式得到創(chuàng)新，使檔案信息資源的服務(wù)水平提高。

[參考文獻(xiàn)]

[1]鄭海紅.醫(yī)療保險檔案管理與服務(wù)能力的提升分析[J].才智，2019，25（08）：225.

[2]馬小平.提升人事檔案管理公共服務(wù)能力研究[J].山西檔案，2017，36（02）：62-64.

[3]時靜.淺析提升醫(yī)療保險檔案管理水平和服務(wù)能力的具體策略[J].管理觀察，2015，11（34）：186-187.

[4]董宇，安小米，白文琳，等.檔案資源整合視角下的數(shù)字檔案資源公共服務(wù)能力評價指標(biāo)構(gòu)建[J].檔案學(xué)研究，2015，25（04）：58-63.

[5]黃夢華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務(wù)能力和水平[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013，12（03）：186-188.

（作者單位：自然資源部陜西基礎(chǔ)地理信息中心，陜西 西安 710054）