淺談如何做好幼兒園檔案管理工作

雷常琴

摘要：本文圍繞幼兒園檔案管理工作展開論述，分析探討此方面管理工作的優(yōu)化策略的相關(guān)問題。檔案管理工作并不是簡單的資料存儲，其需要對園內(nèi)多方面的資料進(jìn)行整理，不僅要服務(wù)于園內(nèi)還要服務(wù)于園外，不僅要科學(xué)歸納，亦要快速調(diào)取。文章圍繞幼兒園檔案管理工作中職工意識培養(yǎng)、制度規(guī)范化、管理時效性等三個方面闡述具體的管理策略，力求提升此方面管理工作的質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：幼兒園;檔案管理;管理制度

在信息化時代下，各種信息化技術(shù)的沖擊對檔案管理工作提出了更高的要求。各種信息化設(shè)備、技術(shù)的大量運用直接提升了此項管理工作的專業(yè)性，對這一崗位提出了更高的要求，這就要求對此項管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善，不僅僅是人員專業(yè)性，還包含管理方式、管理制度等多個方面。本文就幼兒園檔案管理工作的優(yōu)化展開研究。

一、培養(yǎng)職工管理意識，增強管理人員專業(yè)性

幼兒園看似只是一個小小的單位，但其檔案資料種類和數(shù)量也是相當(dāng)多的，如，黨政、園務(wù)、安全、衛(wèi)生、財務(wù)等方面，其均會不定期地產(chǎn)生大量資料，將其進(jìn)行系統(tǒng)的分類、歸納即所謂的檔案管理。在管理過程中應(yīng)有層次、有邏輯，確保檔案管理有條理、科學(xué)地進(jìn)行。具體可從以下兩方面進(jìn)行：第一，樹立全員管理意識，調(diào)動全員參與管理工作。現(xiàn)如今，幼兒園的檔案管理不僅僅是對內(nèi)，還要對外，如，向社會宣傳、邀請他人參觀等等均需要一定的檔案資料做支撐，要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙ν膺M(jìn)行宣傳與介紹就需要對相應(yīng)的檔案管理工作高度重視，組織園內(nèi)各崗位職工，了解檔案管理、認(rèn)識檔案管理，并積極參與其中，共同協(xié)作，實現(xiàn)園內(nèi)檔案管理工作的科學(xué)管理;第二，依據(jù)崗位職責(zé)需求，合理篩選管理人員。檔案管理并不是簡簡單單的收納，而是科學(xué)分類、細(xì)致歸類，專業(yè)性較強，因此，園方在招納該崗位時應(yīng)嚴(yán)格篩選，對崗位要求、職責(zé)清晰化、明確化，并對其進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)性，從而更好地服務(wù)于檔案管理工作。

二、優(yōu)化健全檔案管理制度與相關(guān)管理流程

檔案管理工作要科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化就需要相應(yīng)的制度與流程來約束，具體如下：第一，規(guī)章制度方面。園方應(yīng)結(jié)合園內(nèi)實際情況，綜合多方因素制定相應(yīng)的檔案管理制度，如，保管制度、查閱制度、保密制度等等，對各個部分的制度的制定要嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)，并組織園內(nèi)職工學(xué)習(xí)，借助制度約束和管理相關(guān)職工的行為。同時，制度制定方要以身作則，積極履行義務(wù)，做好“先行者”;第二，管理流程方面。園方對檔案管理流程作以規(guī)定，為管理人員提供一個參考，并要求其嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，這樣一來，能夠有效避免部分管理者僅憑借主觀意識管理的問題，使得檔案管理工作更加規(guī)范化;第三，檔案格式方面。由于幼兒園資料類型較多，呈現(xiàn)出“雜亂無章”的狀態(tài)，因此，對相應(yīng)的格式應(yīng)予以統(tǒng)一化，如，字體為宋體，字號為小三，行距1.5、A4紙等等，這樣讓原本“雜亂無章”的檔案資料在格式方面統(tǒng)一化，使得整體的美觀性更強。這樣一來，不僅有助于檔案管理工作條理化，還有利于后期的查詢使用，有效簡化檔案整理工作，使得檔案管理工作規(guī)范化、精細(xì)化，有助于這一工作的優(yōu)化與改進(jìn)。

三、優(yōu)化檔案管理的服務(wù)、歸納，增強職工責(zé)任感

檔案管理工作的初衷是服務(wù)于園方的各種行為活動?？梢姍n案管理工作不僅僅在于存儲管理，還包含調(diào)用管理。能夠及時將靜態(tài)化的檔案資料以動態(tài)化的形式服務(wù)于園方，充分發(fā)揮檔案的價值，這才是新時代檔案管理的目標(biāo)。這就為檔案管理員提出了更高的要求，具體可從以下幾方面進(jìn)行：第一，要樹立較強的服務(wù)意識，積極主動地進(jìn)行服務(wù)。作為檔案管理的一線人員，要主動調(diào)研各部門的相關(guān)情況，做到求真務(wù)實，在調(diào)研中完善各部分檔案。同時.要積極主動地為檔案使用者推薦和指導(dǎo)檔案使用，為其解疑答難，并積極聽取其使用感受與建議。此外，檔案管理者要熟悉檔案的存放位置、種類，這樣能夠及時準(zhǔn)確地為被服務(wù)者提供相應(yīng)的服務(wù);第二，要勤收集、勤積累、勤更新，增強檔案的時效性。檔案種類以及來源的多樣性決定這一管理工作勢必復(fù)雜、煩瑣，管理人員要勤收集，對園內(nèi)舉行的一系列活動的相關(guān)信息進(jìn)行收集、積累，并做好來源、日期等標(biāo)注，便于歸檔。同時，對相應(yīng)檔案要做好更新，由于多方面原因，一些檔案會發(fā)生變化，管理人員要及時剔除“過期”檔案，填補新檔案，確保檔案的時效性;第三，嚴(yán)格依照相關(guān)制度履行崗位職責(zé)。上述談到檔案管理的相關(guān)制度，檔案管理者要積極遵守相關(guān)制度，如，借閱制度，依據(jù)該制度為借閱者辦理相關(guān)手續(xù)，要求借閱者遞交相應(yīng)的材料，并進(jìn)行登記;保密制度，依據(jù)該制度進(jìn)行管理，嚴(yán)禁私自對外透漏相關(guān)檔案?？傊獜亩喾矫嬷痔嵘芾砉ぷ鞯馁|(zhì)量與效率。

四、結(jié)束語

幼兒園檔案管理涉及面相對較廣，管理工作異常重要，其服務(wù)于周內(nèi)建設(shè)發(fā)展，不得弄虛作假，崗位之重要，相關(guān)管理人員要對此有一個清晰的認(rèn)識。園方可通過培養(yǎng)職工管理意識，增強管理人員專業(yè)性、優(yōu)化健全檔案管理制度與相關(guān)管理流程，并優(yōu)化檔案管理的服務(wù)、歸納，增強職工責(zé)任感，以此來改善當(dāng)下檔案管理現(xiàn)狀，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，更好地服務(wù)于園內(nèi)、園外。

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