檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略初析

霍超宇

【摘要】本文重點(diǎn)有兩個(gè)部分：一是檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐途徑，二是對當(dāng)前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀分析以及未來發(fā)展策略的研究，即創(chuàng)新服務(wù)觀念和方式、加大人才培養(yǎng)力度等，希望為相關(guān)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供合理參考。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化;數(shù)字化建設(shè);檔案管理

我國的科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作無法滿足我國的實(shí)際發(fā)展需求，因此在檔案管理工作中需要盡快融入信息化數(shù)字管理技術(shù)，保障我國有關(guān)部門在時(shí)代的沖擊和挑戰(zhàn)下獲得更加迅速和高效的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵是通過對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用來轉(zhuǎn)換以往的檔案管理方式，即將原本的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信號(hào)，將原有的內(nèi)容更加多元化地呈現(xiàn)出來，數(shù)字化檔案管理技術(shù)在使用的過程中有明顯的間接性和可操作性。在當(dāng)下我國的信息技術(shù)發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)獲得了良好的發(fā)展背景。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)后，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中以電子文件的方式呈現(xiàn)出來，最終存儲(chǔ)在電子設(shè)備當(dāng)中。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐途徑

（一）樹立正確的檔案數(shù)字化工作意識(shí)。目前在我國的檔案管理工作中，所使用的檔案管理方式與信息時(shí)代對檔案管理工作提出的要求還存在差距，想盡快解決此問題，相關(guān)工作人員需意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要程度，并在整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中融入先進(jìn)的信息設(shè)備和技術(shù)，著手提高相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識(shí)。但檔案數(shù)字化建設(shè)工作涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此實(shí)際的建設(shè)工作存在長期性，因此在檔案管理人員不斷展開數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要保障工作主體、介質(zhì)和客體之間的統(tǒng)一聯(lián)系，在此項(xiàng)工作當(dāng)中，工作人員是實(shí)際落實(shí)者，因此為加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作的落實(shí)速度，需要著手提升工作人員自身的專業(yè)水平和思想觀念，促使工作人員能夠從根本上保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的達(dá)標(biāo)程度。如：某企業(yè)為保障檔案管理人員樹立正確的檔案數(shù)字化建設(shè)工作意識(shí)，在日常的大小會(huì)議和企業(yè)文化中都融入了相關(guān)概念，引導(dǎo)工作人員展開學(xué)習(xí)。此外該企業(yè)還要求工作人員自主學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)概念，并在每周的例會(huì)上進(jìn)行分享，切實(shí)落實(shí)了引導(dǎo)工作人員樹立正確工作觀念的任務(wù)。

（二）做好檔案鑒定工作。眾所周知，檔案管理工作量大，主要原因在于檔案資料的數(shù)量多，且其中也包含大量冗雜重復(fù)的內(nèi)容，因此工作人員需要耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案資料篩選，將能夠永久保存以及價(jià)值較高的資料挑選出來，并針對此類資料進(jìn)行數(shù)字化管理，通過合理的手段提升檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際價(jià)值。且有關(guān)部門也要注意控制數(shù)字化建設(shè)的成本和開發(fā)使用收益之間的對比，并通過對檔案資料的合理管理，區(qū)分不同種類檔案之間的劃分關(guān)系，進(jìn)行有針對性的檔案資料篩選。如：某企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，系統(tǒng)進(jìn)行了檔案資料的篩選，根據(jù)檔案的內(nèi)容將檔案資料進(jìn)行劃分，將有較高價(jià)值的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，并按照重要程度繼續(xù)細(xì)分，切實(shí)保障了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量。

（三）專業(yè)化檔案信息采集和建庫。專業(yè)化的檔案信息的采集和整理入庫工作能夠?qū)φ麄€(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作起到重要的完善作用，同時(shí)可提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作的專業(yè)性，相關(guān)工作也能獲得更加規(guī)范和全面的發(fā)展。如：某檔案數(shù)字化管理人員使用保障檔案信息采集整理工作專業(yè)程度的方式提升了自身對檔案管理工作和資料內(nèi)容的理解程度，同時(shí)對檔案資料進(jìn)行全方位的分析后，該工作人員在潛移默化中將數(shù)字化和信息化優(yōu)勢融入了整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中，最終達(dá)到了高效整理大量資料的目的，促使檔案數(shù)字化建設(shè)工作更加規(guī)范化的發(fā)展。

（四）培養(yǎng)專業(yè)管理人員。我國當(dāng)下對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視程度越來越高，因此許多高校發(fā)現(xiàn)行業(yè)發(fā)展趨勢后開設(shè)了檔案管理專業(yè)。眾所周知，檔案管理工作必須由專人負(fù)責(zé)，而檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要求工作人員具有優(yōu)秀的專業(yè)能力，還需要具備信息技術(shù)使用能力，為保障檔案管理工作的效果，企業(yè)可以與高校取得合作，同時(shí)自己也應(yīng)著手培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員，確保每名工作人員都有專業(yè)的檔案管理能力。如：某企業(yè)為保障自身檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量和實(shí)際落實(shí)效率，與當(dāng)?shù)馗咝Ｈ〉昧寺?lián)系，進(jìn)行校企合作，即在企業(yè)內(nèi)部為高校學(xué)生提供實(shí)習(xí)崗位，在學(xué)生實(shí)習(xí)的過程中選擇與企業(yè)發(fā)展和檔案數(shù)字化建設(shè)工作相符合的學(xué)生簽約，完成人才引進(jìn)。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展的有效策略

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀。相關(guān)法規(guī)已有明確規(guī)定，指出發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)需要加快。在此類方針的指導(dǎo)下，我國多地已經(jīng)開始進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的試點(diǎn)，且各地的相關(guān)部門都在不斷地建設(shè)工作過程中探索完善，同時(shí)對新的文件檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立了數(shù)據(jù)庫，切實(shí)提高了檔案管理工作的價(jià)值和現(xiàn)代化水平。但目前國內(nèi)的檔案數(shù)字化建設(shè)正處于起步階段，依舊需要提高，主要工作集中在數(shù)字化檔案館的建設(shè)當(dāng)中。在我國電子政務(wù)較為發(fā)達(dá)的一線城市，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)基本普及，部分城市的檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)進(jìn)入了第二階段，雖然整體發(fā)展仍需完善，但我國的檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)有了整體的發(fā)展方向。

（二）檔案數(shù)字化發(fā)展策略。1.創(chuàng)新服務(wù)觀念和內(nèi)容。未來我國的檔案數(shù)字化建設(shè)不可避免的需要對服務(wù)觀念和具體內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，數(shù)字化檔案管理工作的包含度更高，針對性也更強(qiáng)。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要根據(jù)客戶的實(shí)際需求實(shí)現(xiàn)資源共享，且企業(yè)也可以根據(jù)自身實(shí)際能力開發(fā)專門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的管理平臺(tái)，對其中存儲(chǔ)的信息進(jìn)行篩選和提煉，并將有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行整合，提升企業(yè)自身的自主創(chuàng)新能力。如：某企業(yè)對自身的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行了全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，同時(shí)對于光盤類的文件資料進(jìn)行了全面的規(guī)格統(tǒng)一，按照格式類型的不同進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)范化管理。且該企業(yè)還在內(nèi)部建設(shè)了多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，將在多個(gè)渠道收集的檔案資料信息編制成多媒體檔案資料進(jìn)行保存，同時(shí)在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中不斷完善，有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包。我國社會(huì)的分工日漸細(xì)化且專業(yè)化程度也在不斷加強(qiáng)，在此種背景下，檔案管理部門僅依靠自身力量進(jìn)行的檔案管理工作效率已經(jīng)日漸低下，逐漸無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。因此目前國內(nèi)部分檔案館開始嘗試將自身以往的檔案管理工作與社會(huì)力量相結(jié)合，簡單講就是將檔案管理工作外包給第三方機(jī)構(gòu)。在選擇外包企業(yè)時(shí)需要將專業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)作為選擇時(shí)的參考原則，既能夠節(jié)省自身的管理精力，又有助于提升檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效果。雖然當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)外包處于起步階段，但未來此種工作方式會(huì)成為檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際發(fā)展趨勢。業(yè)務(wù)外包是企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營管理模式，指在傳統(tǒng)工作中需要企業(yè)內(nèi)部人員或組織負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)工作，企業(yè)可以選擇將工作外包給更加專業(yè)和優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，同時(shí)充分利用外包企業(yè)的專業(yè)化資源保障自身經(jīng)營成本降低，達(dá)到提高工作效率和自身綜合競爭力的目的?？傮w而言，檔案數(shù)字化建設(shè)工作包括檔案資源的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)化檔案庫的建設(shè)。此外，外包企業(yè)還要進(jìn)行檔案資源的數(shù)字化整理和網(wǎng)站維護(hù)等工作，而在此過程中企業(yè)需要做的是檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作，并不定期地對數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。如：某企業(yè)選擇將自身的檔案數(shù)字化建設(shè)工作外包，因此在外包機(jī)構(gòu)的選擇上，嚴(yán)格保障外包機(jī)構(gòu)的專業(yè)性和可靠程度。同時(shí)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需求對外包機(jī)構(gòu)的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)處理能力進(jìn)行了全面的調(diào)查與評估，為保障調(diào)查結(jié)果的準(zhǔn)確性，該企業(yè)還對外包機(jī)構(gòu)近幾年的業(yè)務(wù)案例進(jìn)行了研究，通過其他企業(yè)對該機(jī)構(gòu)外包服務(wù)的滿意程度判斷機(jī)構(gòu)的專業(yè)性。3.加大人才的培養(yǎng)力度。企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，人才是社會(huì)需要的主要資源，檔案數(shù)字化建設(shè)工作也需要專業(yè)人才不斷地完善和落實(shí)，因此在進(jìn)行人才選擇和培養(yǎng)時(shí)需要注意傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際發(fā)展內(nèi)容，因此企業(yè)對于內(nèi)部的檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員需要不斷提高培訓(xùn)力度，保障其能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)和技術(shù)要求。如：某企業(yè)定期組織內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)人員參與培訓(xùn)，同時(shí)為保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的平穩(wěn)落實(shí)將相關(guān)工作人員分成批次參加培訓(xùn)。為減少人才流失的現(xiàn)象，該企業(yè)還幫助專業(yè)人才進(jìn)行了合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，保障人才的發(fā)展方向與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)相吻合，為后續(xù)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。4.解決工作中的技術(shù)問題。檔案數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)技術(shù)的支持，因此在實(shí)際工作中需要考慮技術(shù)和實(shí)用性之間的聯(lián)系。眾所周知，技術(shù)的發(fā)展需要大量資金，企業(yè)可以通過技術(shù)外包的形式緩解自身技術(shù)和資金不足的現(xiàn)狀，通常企業(yè)的做法是直接購買已經(jīng)成型的檔案數(shù)字化管理軟件或系統(tǒng)?；?qū)⑾嚓P(guān)工作進(jìn)行外包，都能有效解決且與檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中存在的技術(shù)問題。如：某企業(yè)由于自身的資金需要投入企業(yè)發(fā)展中，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的工作時(shí)，購買了市面上已經(jīng)成型的系統(tǒng)，在挑選系統(tǒng)的過程中，該企業(yè)經(jīng)過了大量的對比，將企業(yè)自身的發(fā)展和后續(xù)經(jīng)營方向與檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的功能結(jié)合參考，有效解決了自身在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的技術(shù)問題。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代，我國的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足工作需求，因此工作人員需要全面認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值，通過對科學(xué)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，發(fā)揮相關(guān)工作的實(shí)際價(jià)值，為我國檔案管理工作提供持續(xù)推動(dòng)力。

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