行政事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，我們國家出現(xiàn)了許多大規(guī)模的行政事業(yè)單位。隨著行政事業(yè)單位數(shù)量的增加，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到辦公室行政工作的重要性，如果能更好地完成這項(xiàng)工作，那么事業(yè)單位的其他工作就能做得更好。在行政管理方面往往存在許多問題，需要有關(guān)研究人員仔細(xì)分析，然后制定出解決問題的辦法，使問題得到解決。本文主要通過行政事業(yè)單位辦公室管理工作進(jìn)行展開。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;辦公室;行政事務(wù)

目前，事業(yè)單位的整體工作中最重要的因素是辦公室行政管理，完善辦公室行政管理工作，不僅可使事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量和整體工作水平得到提升，而且在促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展的同時(shí)使國家經(jīng)濟(jì)得到改善。因此需要將辦公室行政管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展期間的首要任務(wù)，對(duì)其規(guī)章制度進(jìn)行完善，創(chuàng)新傳統(tǒng)的行政管理形式，同時(shí)培養(yǎng)工作人員的工作能力和整體素養(yǎng)，從而使辦公室行政管理工作的質(zhì)量和效率得到保障，從而為建設(shè)中國特色社會(huì)主義國家做出一份貢獻(xiàn)。

一、行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作特點(diǎn)

1.上傳下達(dá)，辦公室管理工作在事業(yè)單位內(nèi)部的信息傳輸中起著重要作用。在傳遞信息的過程中，不僅要確保信息的有效性，還要對(duì)其保密加以重視，這需要辦公室工作人員具有極高的素質(zhì)。消息應(yīng)及時(shí)向有關(guān)人員進(jìn)行傳達(dá)，及時(shí)通知那些需要了解該信息的人。負(fù)責(zé)信息傳輸?shù)娜宋唇?jīng)允許不能根據(jù)主觀想法減少或增加他們傳達(dá)的信息。2.辦公室管理問題在組織服務(wù)中起著關(guān)鍵作用。其工作范圍不僅涉及單位內(nèi)的協(xié)調(diào)工作，還包括與其他單位進(jìn)行交流的工作。在這方面，重要的交流溝通工作均由辦公室進(jìn)行完成，同時(shí)確保每一項(xiàng)工作都能得到妥善執(zhí)行。3.辦公室行政工作必須具有創(chuàng)新性。管理人員和部門工作人員都需要時(shí)刻對(duì)事務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新。由于單位的辦公室管理工作往往是動(dòng)態(tài)化和多樣性的，因此在實(shí)際經(jīng)營過程中需要管理人員針對(duì)工作中產(chǎn)生的變化進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新改革。在完成工作的同時(shí)，辦公室工作人員應(yīng)積極思考和觀察并為如何提高辦公服務(wù)和管理水平提供新的建議，用來有效協(xié)調(diào)各部門和崗位。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)十九大提出的要求進(jìn)行改革，進(jìn)而具有先進(jìn)的改革思路和先進(jìn)的創(chuàng)新步伐。

二、行政事業(yè)單位辦公室管理中存在的主要問題

（一）缺乏有效的制度管理

建立一個(gè)制度是確保工作順利進(jìn)行并長期保持穩(wěn)定的先決條件，辦公室工作也需要建立制度。行政事業(yè)單位的后勤和協(xié)調(diào)部門。是行政事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)與核心部門。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和新的公共事務(wù)的發(fā)展，越來越多的責(zé)任需要辦公室部門承擔(dān)。為了適應(yīng)新的辦公室管理要求，大多數(shù)行政事業(yè)單位已經(jīng)對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行了調(diào)整和修改，但這種臨時(shí)調(diào)整也在不知不覺中削弱了辦公室的管理制度。因此，在單位的發(fā)展過程中出現(xiàn)了許多問題，由于新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)不兼容以及管理人員的組織行為與新的管理制度不相匹配等問題，直接對(duì)辦公室的工作效率產(chǎn)生了影響，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)了破壞單位穩(wěn)定發(fā)展的漏洞。

（二）員工整體素質(zhì)有待提升

就事業(yè)單位而言，其辦公室管理人員為了更好地執(zhí)行有關(guān)行政管理的相關(guān)任務(wù)，需要具有相對(duì)更高的技能水平和專業(yè)素養(yǎng)。但是，通過分析目前的大部分行政行業(yè)管理部門現(xiàn)狀，許多辦公室工作人員不具備較高的專業(yè)水平和素養(yǎng)，在實(shí)際開展工作過程中，使有關(guān)工作出現(xiàn)有缺陷的地方，從而使工作效率和工作質(zhì)量都有不同程度的降低，同時(shí)使事業(yè)單位產(chǎn)生不必要的影響。因而，通過對(duì)辦公室作風(fēng)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)同時(shí)提升辦公人員對(duì)服務(wù)的認(rèn)識(shí)，才能改善目前辦公室現(xiàn)狀。

三、辦公室行政管理優(yōu)化策略

（一）建立信息化管理平臺(tái)

信息化管理平臺(tái)要求行政事業(yè)部門的所有員工定期匯報(bào)自己的工作狀況，管理者通過對(duì)員工的工作情況進(jìn)行了解，從而實(shí)時(shí)地管理監(jiān)督工作人員，以便確保管理人員全方面地管理監(jiān)督工作人員。此外，信息化管理平臺(tái)的建立更加有效地減輕了行政單位管理人員的工作壓力，同時(shí)還使員工的工作質(zhì)量和速度進(jìn)一步提高。與此同時(shí)，員工還可以通過該平臺(tái)與管理人員進(jìn)行溝通交流，不僅可以在出現(xiàn)一些信息差錯(cuò)時(shí)，及時(shí)匯報(bào)情況并獲得準(zhǔn)確的信息;而且還可以將信息中的不足反饋給管理者，使行政事業(yè)單位的辦公室管理制度更加完善。

（二）健全職工行政管理制度，明確權(quán)責(zé)劃分

管理制度建立的必要性主要取決于辦公室管理工作的復(fù)雜性，隨著我國的經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國的事業(yè)單位的管理工作隨之發(fā)展并進(jìn)步，辦公室管理制度的有效建立，將有助于解決由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展而產(chǎn)生的許多問題。需要以科學(xué)的辦公室管理理論為基礎(chǔ)對(duì)行政管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，通過對(duì)辦公室管理體系的建設(shè)從而使管理責(zé)任落實(shí)到相關(guān)工作人員上，明確每個(gè)人的問責(zé)制和管理制度，能夠有效解決的問題，同時(shí)減少同事之間互相推卸責(zé)任的不良現(xiàn)象。需要對(duì)辦公室的行政管理體系所圍繞組織結(jié)構(gòu)、管理概念、行政工作和單位活動(dòng)有關(guān)的問題進(jìn)行詳細(xì)闡述解釋，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的管理和建設(shè)。例如，權(quán)力下放是在事業(yè)單位中人員管理制度的完善，主要通過權(quán)責(zé)劃分來實(shí)行，為了使辦公室管理制度有效實(shí)施執(zhí)行，需要采取有效的權(quán)利和責(zé)任監(jiān)督運(yùn)行機(jī)制。例如，在將權(quán)利劃分到個(gè)人的情況下，為了規(guī)范工作人員的工作流程使工作效率增強(qiáng)，需要對(duì)每一項(xiàng)負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行明確的規(guī)則設(shè)定;當(dāng)所屬的工作出現(xiàn)問題并且找到源頭，可以迅速找到解決問題的方式，同時(shí)在所有辦公室職工心中樹立標(biāo)桿，促使他們對(duì)自己的工作一絲不茍，使團(tuán)隊(duì)的凝聚力更強(qiáng)大，有助于提高團(tuán)隊(duì)建設(shè)和能力。

（三）融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式

整個(gè)事業(yè)單位中辦公室在其中起著橋梁和紐帶的作用，如果工作質(zhì)量不佳，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)事業(yè)單位的效率降低。從管理學(xué)理論來看，事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)金字塔狀，相對(duì)較為緊密，下級(jí)完全由上級(jí)對(duì)其進(jìn)行控制。這種金字塔組織結(jié)構(gòu)往往不能讓上下級(jí)進(jìn)行有效的溝通交流，不能夠?qū)⑵渥灾餍杂行У匕l(fā)揮出來。因此，必須在行政管理模式中引入創(chuàng)新。為了實(shí)現(xiàn)行政管理模式創(chuàng)新的目標(biāo)，應(yīng)利用行政模式改革作為改變傳統(tǒng)多層次和小規(guī)模管理模式的起點(diǎn)，而這一模式適用于與現(xiàn)代化時(shí)代發(fā)展相對(duì)應(yīng)的扁平式行政管理模式。這種組織結(jié)構(gòu)不僅管理層次較少，而且管理范圍更廣，有助于在不同部門之間有效地傳遞信息，而且更方便地為決策層提供了信息傳遞依據(jù)。此外，這種管理模式也相較更靈活，可以提高事業(yè)單位工作的整體效率。

（四）增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神

由于大部分辦公室工作不可能由個(gè)人完成，因此需要在員工之間建立強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)合作，而團(tuán)隊(duì)合作需要更好地將工作完成。單位要想取得更好的發(fā)展，就必須特別注意團(tuán)隊(duì)合作，并盡一切努力凝聚團(tuán)隊(duì)精神，以便在工作期間工作人員可以更好地合作，從而使工作迅速完成。而當(dāng)前的現(xiàn)狀是：事業(yè)單位的發(fā)展太過迅速從而導(dǎo)致員工的知識(shí)水平達(dá)不到事業(yè)單位要求，如果通過傳統(tǒng)的方式對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，會(huì)使事業(yè)單位的發(fā)展的速度大大減慢，所以事業(yè)單位需要對(duì)員工的團(tuán)隊(duì)精神進(jìn)行加強(qiáng)，通過團(tuán)隊(duì)合作使員工之間可以互相學(xué)習(xí)與進(jìn)步，同時(shí)取長補(bǔ)短，有效地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

四、結(jié)語

最后，為了事業(yè)單位的總體形象得到提高，必須充分執(zhí)行辦公室的行政管理工作。在實(shí)際管理過程中，有關(guān)事業(yè)單位需要對(duì)辦公室的管理制度進(jìn)行補(bǔ)全完善，同時(shí)提高辦公室管理人員的專業(yè)素質(zhì)和作風(fēng)建設(shè)，改善員工的服務(wù)態(tài)度，與此同時(shí)，盡可能提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力和向心力，對(duì)辦公室的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，從而使行政管理的工作效率和質(zhì)量得到提升，從而使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

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作者簡介：常宏偉（1971—），男，山西忻州人，技師，辦公室副主任，本科，主要從事行政事務(wù)管理研究。