圖書情報(bào)檔案信息一體化管理探析

張立云 王建

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為人們生活中不可或缺的一部分，在人們生活、工作、學(xué)習(xí)等很多方面都會(huì)應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用范圍越來越廣，圖書情報(bào)檔案信息管理方面也開始認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)一體化管理的重要性，因此相關(guān)部門開始加快互聯(lián)網(wǎng)一體化管理進(jìn)程，通過對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息管理方式的研究為一體化管理打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：圖書情報(bào)檔案信息;一體化管理;互聯(lián)網(wǎng);方式探索

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增強(qiáng)，人們生活水平也在不斷的提高，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶。尤其是手機(jī)的普及，直接使很多傳統(tǒng)行業(yè)被迫轉(zhuǎn)入互聯(lián)網(wǎng)營(yíng)業(yè)模式。這其中就包括互聯(lián)網(wǎng)對(duì)圖書情報(bào)檔案管理工作的沖擊。傳統(tǒng)的圖書情報(bào)檔案管理工作效率不高，需要人為的篩選和檢查;但以互聯(lián)網(wǎng)的方式促進(jìn)圖書情報(bào)檔案信息的一體化，就能夠有效地提高效率，并提高管理工作當(dāng)中的準(zhǔn)確性。除此之外，依靠互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，信息的錄入、增加、刪減等工作都可以在極短時(shí)間內(nèi)完成，并在很大程度上改善以往傳統(tǒng)管理模式中的數(shù)據(jù)調(diào)取速度。

一、圖書情報(bào)檔案信息一體化的重要性

從圖書情報(bào)檔案信息行業(yè)的角度出發(fā)，管理工作一般有兩大特點(diǎn)：一是復(fù)雜化，二是系統(tǒng)化。圖書情報(bào)檔案信息聽起來就很錯(cuò)綜復(fù)雜，在實(shí)際的工作中相關(guān)工作人員掌管數(shù)量難以想象的信息，如果需要使用某條信息都需要人們費(fèi)心費(fèi)力的進(jìn)行收集和調(diào)取。傳統(tǒng)的圖書情報(bào)檔案信息管理工作一般都是以傳統(tǒng)的媒介作為收集平臺(tái)，由于信息的不發(fā)達(dá)，導(dǎo)致其在傳播過程中受到很多的阻力，有一些費(fèi)盡千辛萬苦收集到的信息長(zhǎng)時(shí)間無用武之地，最終成為無用信息。這些都明顯的降低了圖書情報(bào)檔案信息管理工作的效率，對(duì)行業(yè)的發(fā)展毫無益處。而隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的興起并進(jìn)入各行各業(yè)，對(duì)于圖書情報(bào)檔案信息管理工作來說是一個(gè)重大的好消息。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，工作人員可以隨時(shí)隨地的調(diào)取需要用到的信息，信息的錄入和刪除也變得隨心所欲。即便互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的出現(xiàn)，會(huì)使技術(shù)支持、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的研發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)等方面的成本逐漸提高，但綜合來看，這是未來的發(fā)展趨勢(shì)，在當(dāng)下也會(huì)顯著的提高信息管理工作的效率，也可以方便讀者的查找和使用。

不僅如此，圖書情報(bào)檔案信息管理工作中還包含對(duì)一些歷史記錄的管理，從這項(xiàng)工作上就可以體現(xiàn)信息管理工作的系統(tǒng)化。進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多消息在使用之后被遺留下來，沒有人能夠保證它在今后再也不會(huì)被使用到，因此在一般情況下這些遺留信息也會(huì)被收錄起來，以便不時(shí)之需。但遺留信息的收錄也加重了信息管理工作的負(fù)擔(dān)，使人們?cè)诓檎倚畔⒌倪^程中會(huì)接觸到更復(fù)雜、更混亂的信息資源。而在信息管理工作當(dāng)中投入互聯(lián)網(wǎng)手段，可以有效地對(duì)這些遺留信息進(jìn)行管理，通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行信息的歸類。并且互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)還可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行不定期的優(yōu)化，讓使用者感受到更整體化的服務(wù)。對(duì)于目前圖書情報(bào)檔案信息管理工作來說，以這樣的方式解決遺留信息過剩的問題是非常有效的[1]。

二、傳統(tǒng)圖書情報(bào)檔案信息管理工作中存在的問題和不足

想要提高圖書情報(bào)檔案信息管理工作的效率，促進(jìn)行業(yè)向著更好的方向發(fā)展，就必須對(duì)過往的傳統(tǒng)管理工作模式進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)其中的問題和不足，并加以分析，研究出合理的解決方案，并結(jié)合現(xiàn)有的管理?xiàng)l件，促進(jìn)圖書情報(bào)檔案信息管理工作更便捷化、更高效的發(fā)展。

在傳統(tǒng)的圖書情報(bào)信息管理工作中，最大的問題就是效率低下，人們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中經(jīng)常會(huì)面臨各種各樣的問題，解決的同時(shí)也會(huì)經(jīng)過復(fù)雜的過程。同時(shí)，在傳統(tǒng)的信息管理工作當(dāng)中，人們并沒有在意管理效率的問題，人們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中面臨問題時(shí)大多數(shù)選擇得過且過。但在當(dāng)今的快節(jié)奏社會(huì)中，這種問題顯然是不能被容忍的。并且隨著時(shí)間的推移，信息只會(huì)越來越多，人們的管理難度將越來越大，一些使用者也不得不放棄這種查詢方式。

除此之外，傳統(tǒng)情報(bào)檔案信息管理工作中還有另外一個(gè)比較大的問題，那就是對(duì)信息的分類管理。在學(xué)術(shù)研究以及其他很多方面，他們對(duì)于信息的要求是比較嚴(yán)格的，同時(shí)也是需求量比較高的。他們?cè)趯ふ椅墨I(xiàn)資料及圖書資料時(shí)會(huì)根據(jù)自身所做的學(xué)術(shù)研究類別進(jìn)行篩查，這時(shí)如果信息的分類管理不夠成熟就會(huì)影響到這些學(xué)術(shù)研究者的效率。傳統(tǒng)的圖書情報(bào)檔案信息管理工作中并沒有對(duì)信息進(jìn)行細(xì)致的分類管理，導(dǎo)致很多時(shí)候使用者在查找資料時(shí)因?yàn)槔速M(fèi)了過多的時(shí)間而放棄。同時(shí)，在查找相關(guān)的圖書情報(bào)檔案信息時(shí)，查找步驟較多，內(nèi)容較復(fù)雜，加大的信息搜尋的難度，有很多信息之間存在著一定的關(guān)聯(lián)，但受到復(fù)雜的查找步驟的影響，這些信息被割裂開，使用者的搜尋難度進(jìn)一步提升。人們?cè)谶M(jìn)行書籍編撰的過程中也會(huì)使用到很多信息和書籍資料，這些資料將為圖書的編撰提供許多的參考，而這提高了對(duì)書籍查詢速度的要求。在傳統(tǒng)的圖書情報(bào)檔案信息管理工作中，由于沒有對(duì)信息進(jìn)行明確的分類，導(dǎo)致在實(shí)際工作中圖書編撰者需要花費(fèi)一定的事件在查找文獻(xiàn)資料上。而上述的這些問題，都是因?yàn)閭鹘y(tǒng)圖書情報(bào)檔案信息管理工作的效率不高引發(fā)的，這些問題相互之間產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，使得相關(guān)的從業(yè)人員想要促進(jìn)信息管理的一體化[2]。

三、圖書情報(bào)檔案信息管理工作中一體化的解決方式

（一）解決傳統(tǒng)模式中信息分類、信息割裂問題

隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，人們對(duì)于信息的要求越來越高;生活節(jié)奏的不斷加快，使得人們對(duì)工作效率也提出了更高的要求。想要促進(jìn)圖書情報(bào)檔案信息管理工作的一體化，首先要解決的就是信息管理的效率。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代人們每天都將面臨很多信息，其中不乏對(duì)人們有所幫助的以及毫無用處的。信息管理工作一體化，就是要加快信息的處理速度，對(duì)各種信息進(jìn)行鑒別和歸類，讓社會(huì)各行業(yè)、各企業(yè)能夠第一時(shí)間找到其所需要的信息。

快捷的服務(wù)是當(dāng)前圖書情報(bào)檔案信息管理工作中最需要關(guān)注的問題，在信息的錄入、刪除、編輯等方面都要下足功夫，對(duì)于過去的傳統(tǒng)信息管理工作中存在的問題要及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)措施，了解每一個(gè)行業(yè)對(duì)于信息的要求，并結(jié)合當(dāng)前信息管理工作形勢(shì)預(yù)判出未來的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)當(dāng)下信息管理工作進(jìn)行完善。當(dāng)然，信息管理工作一體化要充分地借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，依托于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建大數(shù)據(jù)中心，并創(chuàng)建一套強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)。通過這個(gè)信息管理系統(tǒng)，對(duì)于任何信息都可以進(jìn)行自動(dòng)判定，有效信息即可進(jìn)入到系統(tǒng)當(dāng)中并自動(dòng)歸類，方便日后的查找;對(duì)于無效信息，可以及時(shí)進(jìn)行刪除，并做好備份，一旦日后需要使用可以迅速的找回。除此之外，該系統(tǒng)還要逐步配備智能系統(tǒng)，對(duì)要求較高、難度較大的信息管理工作可以進(jìn)行分級(jí)管理，尤其是一些學(xué)術(shù)研究和文獻(xiàn)搜集所需的信息都要嚴(yán)格的把關(guān)。

（二）加強(qiáng)圖書情報(bào)檔案信息管理一體化過程中的技術(shù)支持

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，任何配備了互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的工作都需要足夠的技術(shù)支持。圖書情報(bào)檔案信息管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜、且難度系數(shù)較高的工作，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的要求也很高。這更需要相關(guān)工作人員在此過程中加強(qiáng)對(duì)圖書情報(bào)檔案信息管理工作的技術(shù)分析和研發(fā)，發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問題，不斷地提出針對(duì)性的解決措施。信息管理的一體化，將顯著提高圖書、檔案、情報(bào)、信息資源的管理效率，同時(shí)還可以根據(jù)各行各業(yè)的發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行分析，在傳播過程中不斷地提升效率。

不僅如此，在信息化時(shí)代，很多圖書情報(bào)檔案信息管理都已經(jīng)采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這可以有效地提高政府機(jī)關(guān)的行政效率，人民群眾在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)也不需要再花費(fèi)過多的時(shí)間。這些效率提升的背后，都源于強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)于信息的整體化管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以保存視頻、圖片、文字等多種資源，并且通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)可以長(zhǎng)期保存和便捷查詢，為信息管理一體化工作提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持[3]。

（三）完善圖書情報(bào)檔案管理人員的管理制度

對(duì)于圖書情報(bào)檔案管理來講，需要提高的不僅僅只有情報(bào)檔案管理相關(guān)的科學(xué)技術(shù)，更重要的是對(duì)于管理人員的培養(yǎng)。主要的培養(yǎng)方向是著重培養(yǎng)管理人員的個(gè)人素質(zhì)、敬業(yè)精神以及工作態(tài)度，在情報(bào)檔案管理工作開展前期就需要對(duì)管理人員進(jìn)行工作教育以及思想教育。圖書館管理層需要明確管理人員的個(gè)人素質(zhì)，且是否有能力勝任這份工作，在考察工作能力之后還需要對(duì)管理人員的工作態(tài)度和敬業(yè)精神做出考察，具體的考察辦法主要是觀察管理工作人員在日常生活中的表現(xiàn)。在工作中如果發(fā)現(xiàn)管理人員有偷懶、消極怠工、貪污受賄、故意泄露情報(bào)檔案等情況需要明確制止并止損，追究檔案管理人員的法律責(zé)任。為了避免這一情況的發(fā)生，圖書檔案情報(bào)領(lǐng)導(dǎo)層在錄用人員初期就應(yīng)該做好防護(hù)工作，提高對(duì)于管理人員的選拔標(biāo)準(zhǔn)，在工作期間實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保圖書情報(bào)檔案管理工作可以有效地進(jìn)行，保證工作質(zhì)量。

（四）提高情報(bào)檔案管理人員的操作技術(shù)

對(duì)于情報(bào)檔案管理人員的工作來講主要負(fù)責(zé)的就是整理、收集和查閱相關(guān)檔案，并將檔案內(nèi)容記錄在電腦等設(shè)備上，這就明確要求檔案情報(bào)管理人員操作技術(shù)水平應(yīng)該得到保障。首先在情報(bào)檔案管理工作開展前期就要對(duì)管理人員的操作技術(shù)水平進(jìn)行了解和訓(xùn)練，讓管理人員可以熟知電腦等相關(guān)基礎(chǔ)操作，以及管理系統(tǒng)專用軟件的技術(shù)操作問題。圖書情報(bào)管理領(lǐng)導(dǎo)人員需要明確地讓管理人員明白這項(xiàng)工作的性質(zhì)，以及具體都需要干什么，需要注意什么。同時(shí)還需要在日常工作中對(duì)管理人員進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案情報(bào)管理工作可以有效地進(jìn)行。管理人員不僅僅需要正確地使用電腦以及相關(guān)軟件，還需要注意情報(bào)檔案的儲(chǔ)存和管理工作，在工作過程中要做到細(xì)心認(rèn)真，防止檔案情報(bào)泄露或者丟失。

四、結(jié)語

當(dāng)前的圖書情報(bào)檔案信息管理工作中仍然存在著很多的問題，想要促進(jìn)信息管理的一體化，就必須找出這些問題，并做出針對(duì)性的解決方案。同時(shí)還要依托互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，提高信息傳播和查詢的效率，避免信息資源的分割，以此加大信息管理對(duì)使用者的輔助力度。

參考文獻(xiàn)：

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