國有企業(yè)檔案數(shù)字化的探索與實踐

葉國梅

摘要：檔案是國有企業(yè)的重要資產(chǎn)，對企業(yè)的管理決策、科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，如何將科技成果應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，是企業(yè)面臨的重要課題。從廣州移動檔案管理實際出發(fā)，思考如何利用信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理數(shù)字化，為企業(yè)發(fā)展提供堅實保障。

關(guān)鍵詞： 國有企業(yè);檔案數(shù)字化;探索實踐

中圖分類號：G642 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）17-0239-02

Abstract： Archives is an important asset of state-owned enterprises， which is of great significance to the management decision， scientific and technological innovation and sustainabledevelopment of enterprises.With the in-depth development and extensive application of information technology， how to apply the scientific and technological achievements to the management of enterprise archives is an important issue faced by enterprises.Based on the actual situation of file management in guangzhou mobile， this paper discusses how to use information technology to digitize the management of corporate files and provide a solid guarantee for the development of enterprises.

Key words： state-owned enterprises; digitization of archives; exploration and practice

在公有制為主體的經(jīng)濟(jì)制度下，國有企業(yè)控制著我國國民經(jīng)濟(jì)的命脈，在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中占有重要地位。檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素。檔案是全體員工的智慧結(jié)晶，是國有企業(yè)的知識資源和寶貴財富。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，充分挖掘檔案的價值，能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，從而推動企業(yè)的科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展。

支撐我國國民經(jīng)濟(jì)命脈的國有企業(yè)，通常成立年限早，企業(yè)年齡長，積累的檔案資料非常多。以廣州移動公司為例，截至2018年12月底，廣州移動館藏檔案材料已達(dá)46萬件（卷），其中合同檔案約占50%，在日常工作中經(jīng)常被利用到報賬、訴訟、用電報裝等。此外，郵電系統(tǒng)分營之前，形成了一批早期文書檔案，隨著年代久遠(yuǎn)，這些紙質(zhì)材料逐漸風(fēng)化受損。處理這些傳統(tǒng)檔案耗時費力，工作效率低下。據(jù)統(tǒng)計，近三年，廣州移動日均檔案利用量是51件（卷），按傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱耗時分析，每件檔案從庫房調(diào)出，到收回入庫，平均耗時0.3小時，日均處理時長為15.3小時，相當(dāng)于2人日的工作量。另外，紙質(zhì)檔案借閱以手工為主，檔案原件被借出后，由于各種因素的影響，易造成原件丟失，從而產(chǎn)生不可挽回的損失。因此，探索企業(yè)檔案數(shù)字化管理是企業(yè)提檔升級的必由之路。

1方案設(shè)計

企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動持續(xù)開展、資產(chǎn)保障增值和記錄企業(yè)歷史等方面有著重要的地位和作業(yè)。根據(jù)國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，從信息安全、人員管理、費用預(yù)算等方面制定符合企業(yè)的檔案數(shù)字化方案，如圖1所示。具體工藝流程包括領(lǐng)取案卷、檔案分類整理、檔案修復(fù)、檔案掃描、圖像質(zhì)檢、條目錄入和校對、文件格式轉(zhuǎn)換、檔案裝訂歸還案卷、數(shù)據(jù)掛接到檔案系統(tǒng)和掃描數(shù)據(jù)備份等。其中整個掃描流程，輔助以數(shù)字化加工掃描軟件進(jìn)行實施。

2檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是一項非常細(xì)致的工作，包括檔案前期登記檢查、對破損檔案重新修復(fù)和整理，已有條目的核對、補(bǔ)缺、完善，檔案掃描，圖像處理，圖像存儲，數(shù)據(jù)掛接，已掛接文件的核對、更改（對掛接錯位或明顯不能利用的頁面重新進(jìn)行掃描），OCR識別（手寫檔案不要進(jìn)行OCR識別），數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)驗收，數(shù)據(jù)提交，數(shù)據(jù)備份，檔案實體消毒、入庫上架等整套工作。

（1） 引入合適的服務(wù)方。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，引入的服務(wù)方利用計算機(jī)技術(shù)對需對紙質(zhì)檔案、音像檔案、微縮檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本。為了檔案信息的安全，雙方制定出合適的檔案管理機(jī)制，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案原件和數(shù)字化信息的安全。

（2） 制定規(guī)范的工作流。數(shù)字化實施的各個環(huán)節(jié)都需詳細(xì)的登記，整理、匯總、裝訂成冊，而且集存規(guī)范的記錄，如工作流程單、檔案交接單等。

（3） 檔案提卷。核對檔案的卷/盒數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)、檔案的借閱、缺失、破損情況詳細(xì)地記錄在《檔案交接單》中。

（4） 檔案掃描。根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A1、A0）等，選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。幅面小于或等于A4頁面采用平板掃描儀掃描，圖紙采用專業(yè)的圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。掃描色彩模式：全部文件彩色掃描。掃描分辨率為300dpi。掃描存儲的格式：單頁TIFF或多頁TIFF一套，雙層PDF。

（5） 圖像處理。去除圖像的污點、黑邊、折痕，對傾斜的圖像要糾正，對有影響圖像閱讀方式的掃描件將進(jìn)行旋轉(zhuǎn)處理。檢查圖像掃描質(zhì)量：掃描內(nèi)容是否完整、是否有掃錯頁、漏頁等情況，若有需重新掃描的紙質(zhì)文件，應(yīng)及時反饋，依據(jù)流程做二次處理。為能縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間，不影響預(yù)覽速度，需把紙張多余的白邊去除，統(tǒng)一設(shè)置紙張的大小，使用者預(yù)覽時更加美觀。為使掃描圖像質(zhì)量更高，對文件進(jìn)行居中處理。圖像存儲且壓縮格式：黑白TIFF采用G4壓縮;彩色TIFF采用JPEG壓縮。

（6） 條目錄入及校對。采用檔案原件和檔案數(shù)據(jù)庫的校對方式，對數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行核對，核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)則應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。

（7） 檔案還原裝訂?；謴?fù)檔案原貌。

（8） 數(shù)據(jù)掛接。對所錄的數(shù)據(jù)按照檔案類別進(jìn)行匯總，導(dǎo)入到電腦中，再把轉(zhuǎn)換的PDF文件掛接到對應(yīng)的文件夾中，并檢查掛接的數(shù)據(jù)是否有完整（漏條、掛錯等），發(fā)現(xiàn)問題及時修改。

（9） 數(shù)據(jù)備份。DVD/CD、光盤備份一份;將TIFF文件進(jìn)行光盤刻錄，保證同一張光盤上的目錄信息與圖像文件對應(yīng)。確保所刻盤內(nèi)的數(shù)據(jù)可拷貝，光盤可正常閱讀使用。TIFF格式圖像與雙層PDF水印圖像由上傳到盤陣存儲器進(jìn)行備份保存。

3檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

依托實數(shù)字化加工管理軟件進(jìn)行檔案掃描、圖像處理、著錄、校對、質(zhì)檢、自動掛接、查詢檢索、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等功能，有五種優(yōu)勢。

（1）檔案修復(fù)：檔案歸檔前使用過程中存在破損的情況，在數(shù)字化加工中發(fā)現(xiàn)并對破損的都進(jìn)行修復(fù)處理。

（2）整理糾錯：原檔案在歸檔整理裝訂過程中，將頁面正反面調(diào)轉(zhuǎn)打孔裝訂，導(dǎo)致在查閱實體檔案不便利的情況，在數(shù)字化服務(wù)過程中實體進(jìn)行糾錯。

（3）引入OCR技術(shù)：可以直接提取圖像上的文字信息、減少手工輸入文字的次數(shù)，節(jié)約錄入時間、減輕工作量、提高工作效率。實踐證明其在檔案信息數(shù)字化工程中的作用愈來愈顯著。

（4）二維碼識別：系統(tǒng)掃描功能在掃描的同時，可以自動識別實體文件上面的一維條碼和二維碼，并根據(jù)我單位的個性化要求采集和解析條碼信息，并對原先的識別技術(shù)進(jìn)行升級由只能識別一維黑白條碼，升級為能識別一維、二維條碼。

（5）多重校對錄入：根據(jù)信息化項目對條目錄入正確率的要求差異，該系統(tǒng)支持單機(jī)錄入、雙機(jī)錄入以及三機(jī)錄入以提高錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4方案實踐成果

檔案數(shù)字后，實現(xiàn)檔案雙套備份的同時，提升檔案管理服務(wù)能力，同時，節(jié)約了企業(yè)管理成本。首先確保了檔案安全，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案員完全依靠手工方式來實現(xiàn)利用服務(wù)，借閱實體檔案，由于自然災(zāi)害或者自身管理原因，不可避免地會造成有些重要檔案的丟失和損壞。數(shù)字化后，檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)異地異質(zhì)備份，后續(xù)的統(tǒng)計、開發(fā)、借閱等工作，可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害。其次，節(jié)約了企業(yè)成本。第一，節(jié)約人力成本。根據(jù)分析，處理傳統(tǒng)的檔案借閱每件需要0.3小時，數(shù)字化化后，處理每件時長大約在0.15小時，人力成本節(jié)省了50%。第二，把檔案員從繁重的重復(fù)勞動中解脫出來，極大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。第三，節(jié)約企業(yè)復(fù)印資源和紙張成本，數(shù)字化后，檔案復(fù)印量減少，按目前廣州移動年需復(fù)印的借閱量1550件計算，每年節(jié)約紙張大約36000張，經(jīng)年累月，是一筆不小的費用。最后，提高了工作效率。檔案信息化后，企業(yè)的無形資產(chǎn)可以快速向需求者提供瀏覽，檔案室逐漸從保管部門轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅行摹⒂洃泿臁?/p>

5結(jié)束語

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案人員完全依靠手工方式來實現(xiàn)利用服務(wù)，借閱實體檔案，由于自然災(zāi)害或者自身管理原因，不可避免地會造成有些重要檔案的丟失和損壞。檔案數(shù)字化后，檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)異地異質(zhì)備份，后續(xù)的統(tǒng)計、開發(fā)、借閱等工作可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害。廣州移動檔案數(shù)字化將為通信行業(yè)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，也將為日后通信事業(yè)留下寶貴的財富。

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【通聯(lián)編輯：王力】