社會保險檔案管理模式創(chuàng)新難題及對策

張發(fā)輝

摘 要：社會經(jīng)濟的穩(wěn)定增長，對社會保險檔案管理工作提出更嚴格的要求。隨著我國科技的不斷發(fā)展，對社會保險檔案管理與利用也有了更加具體化的要求，所以要推進社會保險檔案管理工作，更好地為社會保險事業(yè)發(fā)展服務。本文將通過闡述社會保險檔案管理工作的意義，分析其管理模式創(chuàng)新過程中存在的主要問題，并針對問題提出解決手段。

關(guān)鍵詞：社會保險;檔案管理;模式創(chuàng)新;工作改革

一、引言

社會保險檔案管理工作是社會保險事業(yè)的重要組成部分，在現(xiàn)代化和諧社會發(fā)展及保險行業(yè)建設(shè)進步的形勢下，檔案管理模式創(chuàng)新過程中逐漸出現(xiàn)一些矛盾、困難和問題，直接影響著工作的有效推進，不能發(fā)揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于保障廣大人民群眾的基本權(quán)益。

二、社會保險檔案管理工作的意義

一方面，社會保險檔案管理是維護社會參保人員合法權(quán)益的重要手段，關(guān)系著參保人的切身利益，是影響國計民生的大事。作為一項專業(yè)性較強的工作，社會保險檔案管理的工作環(huán)節(jié)較多，相關(guān)業(yè)務比較繁雜。社會保險檔案記錄了參保人的重要個人信息、繳費記錄、保險關(guān)系專業(yè)以及待遇享受等環(huán)節(jié)的許多重要參考資料，資料數(shù)據(jù)量巨大，給社會保險檔案管理工作也帶來了很大考驗。

另一方面，社會保險檔案管理工作質(zhì)量，直接影響著社會的和諧穩(wěn)定。若處理不當造成參保人檔案數(shù)據(jù)信息丟失，將會損害參保人的切身利益。隨著人民群眾保險意識的不斷加強，參保人數(shù)量越來越多，做好社會保險檔案管理工作，為參保企業(yè)和參保個人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，對確保社會保險檔案管理工作職能的有效發(fā)揮和促進社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展都有著重要意義。

三、社會保險檔案管理模式創(chuàng)新的主要問題

（一）缺乏檔案管理意識

部分工作人員忽視了社會保險檔案管理的重要性。在日常工作中，為減少工作任務，常將檔案資料隨意擺放在辦公室內(nèi)，導致部分文件丟失或損毀。我國社會保險工作覆蓋范圍正在逐步擴大，涉及的檔案信息也越來越多，社會保險檔案管理工作卻遲遲得不到重視。管理工作一直處于無序狀態(tài)，檔案信息大多沒能做到準確分類，導致調(diào)檔的效率低下。

（二）工作業(yè)務水平不高

當下，社會保險檔案管理工作人員主要存在專業(yè)能力不強、現(xiàn)代化技術(shù)應用能力水平較低等問題，業(yè)務不精通，嚴重影響社會保險檔案管理模式創(chuàng)新效率。此外，缺少檔案管理人員學習交流機會，許多優(yōu)秀管理技術(shù)無法得到推廣，導致部分檔案管理人員的管理水平仍停留在理論知識上，不具備計算機運用操作技術(shù)，無法滿足現(xiàn)代化的時代發(fā)展需求。

（三）管理制度手段落后

我國社會保險管理起步較晚，相關(guān)建設(shè)還不夠完善，正處在不斷探索和深化發(fā)展過程中，依舊沿用傳統(tǒng)管理制度。目前，政府部門雖然已經(jīng)基本普及計算機檔案管理，但大多數(shù)只是基于目錄級的管理，即對社保檔案按一定規(guī)律編制目錄，只把目錄存儲在計算機中，查詢時通過目錄進行信息檢索。一旦計算機運行出現(xiàn)問題，就無法正確調(diào)取社保檔案，嚴重影響群眾辦事效率[1]。

（四）檔案信息利用率低

檔案管理工作往往停留在“收集”階段，只能應付數(shù)據(jù)查詢等基本要求，不能有效對檔案信息進行綜合開發(fā)，資源利用率低，沒有起到推動社會保險改革所應起的重要作用。在實際工作中，檔案管理人員經(jīng)常無法收齊相關(guān)資料，也無法明確檔案范圍，嚴重影響了工作效率，進而使得檔案信息無法得到有效利用。

四、社會保險檔案管理模式創(chuàng)新的解決辦法

（一）樹立正確工作意識

在進行社會保險檔案管理工作時，要立足當下，放眼未來，加強對保險檔案管理工作的宣傳力度。提高工作人員對社會保險檔案管理模式的理性認知，使其理解社會保險檔案管理對社會現(xiàn)代化發(fā)展的實際意義。及時發(fā)現(xiàn)日常工作過程中存在的問題，采取相應措施解決。在宣傳過程中，要不斷豐富、更新宣傳內(nèi)容，營造良好宣傳氛圍，注重社會保險檔案管理模式的科學創(chuàng)新。明確社會保險檔案管理工作的操作程序、制度規(guī)定，堅持正確的現(xiàn)代化社會保險檔案管理理念，保證相關(guān)工作的有效性。

有關(guān)部門要注重對工作人員的培訓工作，通過定期培訓，讓工作人員意識到如何科學有效地做好社會保險檔案管理工作，并使工作人員意識到認真工作的重要性。在此基礎(chǔ)上，可適當采取獎勵制度，對檔案管理工作方面成績優(yōu)異的工作人員進行獎勵，以調(diào)動工作人員的工作積極性，促進檔案管理工作的長足發(fā)展。

（二）加強員工水平培養(yǎng)

依托于數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)配套設(shè)施，提高工作人員的專業(yè)能力及文化素養(yǎng)，從而保障社會保險檔案管理的工作效率。隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，信息管理的知識含量越來越高，涉及的信息面越來越廣，這對社會保險檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平是一個不小考驗。工作人員要積極學習計算機方面的知識，將信息化手段應用于社會保險檔案管理方面，提高檔案管理工作效率[2]。

要加大對工作人員的技能培養(yǎng)及扶持力度，構(gòu)建完整培訓體系，定期進行社會保險檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高業(yè)務水平。同時，要注重“以人為本”的工作理念，強化社會保險檔案管理人員對手工任務和電子信息的協(xié)調(diào)作用，做好檔案的紙質(zhì)與信息化管理的雙重任務，對每份社會保險檔案進行資料備份，最大限度發(fā)揮社會保險管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化應用意義。

（三）實現(xiàn)數(shù)字管理模式

每一項工作必須在對應的制度約束條件下才能夠有效實施和執(zhí)行，一個健全的社會檔案管理體制，是保證檔案管理工作有條不紊進行的關(guān)鍵。在社會保險檔案管理模式創(chuàng)新工作中，應合理利用數(shù)字化、自動化技術(shù)手段，完善檔案管理模式。依托各種管理軟件，對檔案信息進行自動化管理，實現(xiàn)檔案的快速編目及科學分類歸檔，自動編出各種目錄和索引。

對于全新形勢下的社會保險檔案管理創(chuàng)新工作而言，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，重點應側(cè)重于集中化管理，即將社會保險檔案集中到一個職能單位中完成，構(gòu)建出“五險合一”的現(xiàn)代化檔案管理機構(gòu)，科學規(guī)劃社會群眾的養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷以及生育等問題。工作人員在管理模式創(chuàng)新過程中，要注意采取社會保險檔案集中管理的方式，讓群眾“只跑一次”，提高辦事效率。

（四）開發(fā)檔案信息資源

社會保險檔案管理工作的核心是收集、分析和整理相關(guān)資料，并通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的分析進行實際應用。為此，要制定更為詳細的檔案管理條例，明確檔案的分類以及使用方向，積極完成各項數(shù)據(jù)的整理與開發(fā)。檔案管理的工作目的是實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并對其進行高效化使用。應建立社會保險電子檔案交流平臺，各部門要依托交流平臺，實現(xiàn)檔案信息傳遞交流工作，做到社會保險檔案規(guī)模化使用。可通過社會保險檔案信息數(shù)據(jù)庫，獲取社會動態(tài)化的數(shù)據(jù)信息資源，幫助各級部門了解群眾的真實生活狀況，并通過民意調(diào)查完善社會保險政策。例如可根據(jù)歷年的社會保險基金收支情況，推算未來的收支結(jié)余，并借此進行存定期、購買國債等保值增值行為[3]。

社會保險檔案管理部門應根據(jù)當?shù)貙嶋H情況，建立較為科學的社會保險檔案管理條例，明確相關(guān)工作程序。實現(xiàn)收集、整理、分類、儲存等不同載體檔案資料的統(tǒng)一管理，集中保管，減少因各部門交叉使用造成的浪費，降低檔案儲存安全隱患。此外，要加強對電子數(shù)據(jù)檔案的安全監(jiān)管，完善相關(guān)體制，避免數(shù)據(jù)泄露。應由專業(yè)人員負責設(shè)立電子檔案防火墻，并對相關(guān)管理人員進行安全技能培訓。落實責任制度，一旦檔案數(shù)據(jù)保管工作出現(xiàn)問題，要在第一時間聯(lián)系相關(guān)負責人，進行相應補救措施，杜絕由于工作人員反應過慢而造成的數(shù)據(jù)泄露等情況發(fā)生。

五、結(jié)語

社會保險檔案管理工作關(guān)系著每個人的生活，這項工作具有重要意義。當前，社會保險檔案管理工作難免存在一些問題，如檔案管理方法落后、檔案分類不明確等。要解決這些問題，就需要自上而下，精準施策，積極引入信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進思維，提高社會保險檔案管理工作的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新我國社會保險檔案管理模式，以適應新時代的需要，進一步推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]汪艷梅.地質(zhì)檔案精細化管理服務信息化建設(shè)與實踐——以內(nèi)蒙古地質(zhì)檔案館為例[J].西部資源，2020（2）：186-188.

[2]章朝云.養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的具體方式與實踐意義研究[J].中國管理信息化，2019（14）：178-179.

[3]許雪鋒，夏海超.與時俱進 探索創(chuàng)新 推動社會保險和公積金檔案工作實現(xiàn)新跨越[J].檔案與建設(shè)，2019（4）：65-66.