采購訂單管理及優(yōu)化措施分析

劉樂梅

摘要：本文針對企業(yè)實(shí)際采購訂單管理的流程，分別介紹了訂單跟蹤管理以及訂單使用管理的主體內(nèi)容，在訂單跟蹤管理中對合同執(zhí)行前、執(zhí)行過程中以及執(zhí)行后的訂單跟蹤管理提出了具體優(yōu)化建議，在訂單使用管理中提出了保證采購訂單和付款憑證透明度的4點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：采購;訂單管理;跟蹤管理;使用管理

采購訂單管理是指企業(yè)根據(jù)市場行情，企業(yè)的需求計劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購訂單計劃，并下達(dá)至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和備品備件等。采購訂單管理對于一個公司來說占據(jù)著重要的地位，可以說采購訂單管理的好壞直接影響了公司的效益，特別是對于大宗實(shí)體型采購的公司而言。采購訂單管理主要包括采購訂單的跟蹤管理以及采購訂單的使用管理，以下分別從上述兩方面內(nèi)容出發(fā)，對采購訂單管理各環(huán)節(jié)提出管理建議。

1.采購訂單的跟蹤管理

采購訂單跟蹤是采購人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。訂單的跟蹤管理包括合同執(zhí)行前、合同執(zhí)行中以及合同執(zhí)行后的跟蹤。

1.1合同執(zhí)行前訂單跟蹤

訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確;如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時存檔，以備后查。

1.2合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤

訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項：

（1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同?？傮w上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品、產(chǎn)品規(guī)格書規(guī)定的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點(diǎn)。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時市場需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，如遇爭端情況，買賣雙方按照合同約定解決，如合同未涉及相關(guān)內(nèi)容，買賣雙方協(xié)商解決爭端。

（3）控制好商品驗收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對國內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是買賣雙方約定交付港口。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在發(fā)貨前會將貨物單據(jù)掃描件發(fā)送給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理清關(guān)手續(xù)。境外的結(jié)算付款方式通常是電匯、信用證或電匯和信用證按比例結(jié)合支付，訂單人員按照合同約定付款方式安排付款手續(xù)。

1.3合同執(zhí)行后訂單跟蹤

應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。供應(yīng)商收到本次訂單的貨款既表示該訂單執(zhí)行完畢，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過程中，可能會出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購人員聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題由技術(shù)人員解決。

2.采購訂單的使用管理

當(dāng)前采購訂單的使用管理一般是ERP系統(tǒng)或者Excel在計算機(jī)上進(jìn)行管理。在原件上簽字并蓋章后寄回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。

采購部門將一訂單原件或復(fù)印件送達(dá)財務(wù)部門（例如應(yīng)付賬款），提出需求的部門接收并進(jìn)行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的原件及相關(guān)憑證，為保證采購訂單和付款憑證的透明度，企業(yè)應(yīng)采取以下建議措施：

（1）財務(wù)部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有一份訂單原件或復(fù)印件，以便貨款到期時對付款進(jìn)行核對;（2）采購訂單應(yīng)有訂單編號以便相關(guān)部門備案;（3）運(yùn)輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運(yùn)人或使用公司內(nèi)部運(yùn)輸。（4）訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。

參考文獻(xiàn)：

[1]《采購與供應(yīng)鏈管理 采購成本控制和供應(yīng)商管理實(shí)踐》，柳榮，P325，2018