文書(shū)檔案收集難的原因探析

檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，然而這個(gè)基礎(chǔ)并不牢固。本文探討了文書(shū)檔案收集存在的問(wèn)題及相關(guān)對(duì)策建議。通過(guò)研究和分析發(fā)現(xiàn)收集難只是表象，文書(shū)檔案收集難有更深層次的原因。

一、文書(shū)檔案收集概況分析

（1）從發(fā)文量和被引量看文書(shū)檔案收集概況

文書(shū)檔案收集相關(guān)研究論文的數(shù)量以及論文被引用的次數(shù)能夠直觀反應(yīng)文書(shū)檔案收集這一難題在業(yè)內(nèi)的重視程度，有利于做好文書(shū)檔案的收集工作[1]。在維普網(wǎng)輸入關(guān)鍵詞或題名=“文書(shū)檔案收集”，共檢索得到109篇研究論文（檢索時(shí)間段：1989至今，檢索時(shí)間2020.6.20）。論文的數(shù)量及被引用量的分布如下所示：

檔案收集是檔案工作八環(huán)節(jié)的第一環(huán)節(jié)，也是能否做好文書(shū)檔案工作的先決條件。從圖1可知“發(fā)文量”自2013年到2019年一直呈增長(zhǎng)、上升趨勢(shì)，其中2019年維普發(fā)表的“文書(shū)檔案收集”的論文共29篇。從研究論文發(fā)表的數(shù)量，可以看出自2013年以來(lái)，特別是剛剛過(guò)去的2019年文書(shū)檔案收集的關(guān)注度高，說(shuō)明文書(shū)檔案收集難引起了一定重視。被其他論文引用的次數(shù)，即“被引量”，從圖1可知高被引量也集中在2013-2019年，由此可見(jiàn)文書(shū)檔案收集近年的研究慢慢開(kāi)始有活躍趨勢(shì)。

（2）從被引頻次高的論文看文書(shū)檔案收集概況

綜合表1可知：

①文書(shū)檔案收集與歸檔工作主要研究機(jī)構(gòu)是企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)，關(guān)注和研究文書(shū)檔案收集難的也是在這些機(jī)構(gòu)從事檔案管理工作的檔案管理人員，少有高校、各級(jí)檔案局及檔案領(lǐng)域的學(xué)者。

②自1989年以來(lái)，最早的高被引論文也是2006年才出現(xiàn)，然而文書(shū)檔案收集難的問(wèn)題一直存在，說(shuō)明在過(guò)去相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間文書(shū)檔案收集難都未受到應(yīng)有的重視。

仔細(xì)分析表2可知：

①文書(shū)檔案收集難有普遍性：各單位文書(shū)檔案收集難總結(jié)歸納無(wú)外乎都是檔案管理意識(shí)差、歸檔力度不夠，收集制度不完善，歸檔范圍不明確等原因[2]。對(duì)策建議也都是提高檔案意識(shí)、加強(qiáng)培訓(xùn)、完善制度，明確范圍[3][4]?？戳讼喈?dāng)數(shù)量的參考文獻(xiàn)，大部分的對(duì)策建議也都有以上幾點(diǎn)。原因也都分析出來(lái)了，對(duì)策建議也都達(dá)成一致了，但是收集難的現(xiàn)象并沒(méi)有得到緩解，文書(shū)檔案收集難的呼聲一直不絕于耳。

②文書(shū)檔案收集難的原因存在表象性：仔細(xì)思量文書(shū)檔案收集難存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)這種難不是某個(gè)單位的個(gè)案，而是大家默契一致的難題，儼然收集難已經(jīng)是一種普遍現(xiàn)象了，不得不讓人存疑，這種現(xiàn)象性背后的原因可能是一種表象而已。現(xiàn)象背后一定有其深層次的原因，原因不分析清楚，那么對(duì)策與建議也只會(huì)是一種表象，不能切實(shí)可行地解決問(wèn)題。

二、文書(shū)檔案收集難的原因探析

（1）文書(shū)檔案收集的研究不夠活躍，研究者及研究機(jī)構(gòu)單一。

文書(shū)檔案收集的研究論文從1989年至今只有109篇，數(shù)量偏少，研究不夠活躍，不利于收集難問(wèn)題的解決。從維普自1989年收集的109篇學(xué)術(shù)論文來(lái)看，其作者大多來(lái)自企事業(yè)單位，研究論文的作者主要是產(chǎn)生文書(shū)檔案比較多的事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)及國(guó)有企業(yè)從事文書(shū)檔案管理的人員。而且很多文書(shū)檔案管理人員還是非科班出身的兼職檔案管理員，流動(dòng)性也比較大。

（2）與收集難相關(guān)的法規(guī)、工作標(biāo)準(zhǔn)界線不清，操作性不強(qiáng)。

《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案屬國(guó)家所有;屬于集體和個(gè)人所有的由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)征求國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍[5]。首先這個(gè)歸檔范圍是抽象的，至今在很多省、市、縣的檔案局網(wǎng)站、文件中都難以有正式劃定的歸檔范圍的相關(guān)文件。各館只有按照自己的理解在此基礎(chǔ)上制定了文書(shū)檔案接收、歸檔的范圍，但是這個(gè)歸檔范圍是否準(zhǔn)確，有沒(méi)有漏網(wǎng)之魚(yú)，有沒(méi)有重復(fù)累贅的檔案？有沒(méi)有可操作性？都值得商榷。

在接收檔案的要求和手續(xù)方面，《檔案工作通則》第八條規(guī)定：“進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按要求整理好。”但是按什么樣的具體要求整理，這個(gè)范圍太大，各單位每個(gè)人理解不同，那么這個(gè)在此基礎(chǔ)上編制的規(guī)定具體操作起來(lái)是否合理就不得而知了。甚至近年來(lái)怨聲載道：“寧可千家辛苦（歸檔部門(mén)），不讓一家受累（檔案部門(mén)）?！北緛?lái)接收范圍就不好界定，歸檔要求又非常嚴(yán)格，通常具體到卷盒規(guī)格、案卷封面字體、頁(yè)邊距、卷內(nèi)目錄、備考表等要一應(yīng)俱全，稍有差池，便拒絕接收。在這種狀況下一些撤并單位的檔案就更難收集了，大家能不交便不交。

（3）考核標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)，多為定性面描述，難于評(píng)價(jià)。

檔案評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不能停留在定性評(píng)價(jià)與描述性評(píng)價(jià)上，要多一些定量評(píng)價(jià)。例如衡量文書(shū)檔案歸檔的歸檔率、評(píng)價(jià)文書(shū)檔案利用的借閱率，網(wǎng)站視頻音頻檔案的點(diǎn)擊率、衡量文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力的績(jī)效定級(jí)考核等。但是檔案工作中有相當(dāng)多的描述性評(píng)價(jià)，例如檔案收集工作至今沒(méi)有一個(gè)定量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。收集范圍也有，按道理是易于定量評(píng)價(jià)考核的。但是至今在業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)和年度工作總結(jié)上大多都是定性一筆帶過(guò)，都是自欺欺人“收集齊全完整，”認(rèn)為實(shí)際已經(jīng)歸檔數(shù)就是應(yīng)該歸檔數(shù)。所以即使難得有可以量化的標(biāo)準(zhǔn)，但考核標(biāo)準(zhǔn)籠統(tǒng)、敷衍，難于考核。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱均平，李應(yīng)萍. 我國(guó)信息咨詢論文（2001-2009） 的統(tǒng)計(jì)分析[J]. 現(xiàn)代情報(bào)， 2010 （7） ：64- 72.

[2]吳曉梅.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業(yè)改革與管理，2016 （3）

[3]瞿榮榮.淺析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015 （22）

[4]胡靜.文書(shū)檔案收集工作中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界：上半月，2006，（08S）

[5]劉東斌.對(duì)檔案收集的若干思考[J].檔案管理，2009 （1）

作者單位：中國(guó)五環(huán)工程有限公司