不動產(chǎn)檔案外包業(yè)務的探索與思考

姬從敏

不動產(chǎn)登記檔案是一種非常獨立的檔案門類，它在《不動產(chǎn)登記暫行條例》中一直被定義為不動產(chǎn)登記資料，包括：（一）不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果;（二）不動產(chǎn)登記原始資料，包括不動產(chǎn)申請書、申請人身份材料、不動產(chǎn)權(quán)屬來源、登記原因、不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果等材料以及不動產(chǎn)登記機構(gòu)審核材料。

長期以來不動產(chǎn)登記檔案因其唯一、法定、規(guī)范、動態(tài)、憑證、相對公開和私密的特性，使得不動產(chǎn)檔案的管理工作尤為重要。近年來，伴隨房地產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，不動產(chǎn)登記業(yè)務增多，不動產(chǎn)登記檔案大量增加。就目前來看，不動產(chǎn)登記檔案實行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌并存，然而不動產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的整理工作程序繁瑣、規(guī)范性要求高、占用人力資源多，需要專業(yè)人員指導，因此，我市不動產(chǎn)登記中心在調(diào)研其他城市不動產(chǎn)登記檔案管理機制的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際情況，探索出了自己的不動產(chǎn)檔案整理外包之路。

創(chuàng)新工作模式，順應社會發(fā)展

實施不動產(chǎn)檔案整理外包，其實質(zhì)是對不動產(chǎn)檔案工作的創(chuàng)新性實踐。不同地區(qū)的不動產(chǎn)檔案外包工作因管理機制的不同，有掃描外包、保管外包、檔案整理和數(shù)字化外包等差異。我市的不動產(chǎn)檔案整理外包工作主要是依托石家莊市不動產(chǎn)登記中心內(nèi)設(shè)職能科室檔案科，在利用自有不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，將部分不動產(chǎn)檔案整理工作，如私產(chǎn)登記檔案整理、私產(chǎn)抵押登記檔案整理以及入庫上架工作，外包給具有相關(guān)資質(zhì)和成功經(jīng)驗的檔案整理公司，檔案科再以少量的人力進行質(zhì)量風險控制。這種模式，因地制宜地解決了我市不動產(chǎn)檔案管理工作中遇到的人力資源不足與待整理的私產(chǎn)登記、私產(chǎn)抵押登記檔案不斷積壓的矛盾。所謂術(shù)業(yè)有專攻，將不動產(chǎn)檔案整理工作外包交由市場主體實施，實行政府采購，是順應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的重要舉措。

節(jié)約財政支出，實現(xiàn)政企雙贏

不動產(chǎn)紙質(zhì)檔案整理需要大量熟練的技術(shù)人員，要求各種軟硬件設(shè)備支持，同時涉及材料損耗。如果單純由本單位人員從事這項工作，一方面難以集中人力進行核心業(yè)務的開拓，另一方面如果再進行專門的整理人員招聘則會加重單位負擔，增加財政支出，而將檔案整理外包可以使這些難題迎刃而解。以我單位為例，一名檔案整理人員每年需要支付工資保險等費用約48000元。以2019年檔案外包為例（數(shù)量26.5萬卷，總金額998300元），按年有效工作日約為250天計算，為確保不動產(chǎn)登記檔案得到及時整理，專門從事檔案整理人員需至少保持在19人左右。這樣一來，僅人員工資保險費的支出這一項每年達到912000元。同時檔案盒、打號機、粘貼紙等相關(guān)耗材，為開展檔案整理工作而配置的專用裝訂機、電腦、打印機等設(shè)備購買維護費用等更是一筆不小的開支。由此可見，由本單位職工自行完成檔案整理工作，一年的支出將大大超出將檔案整理外包所需的費用。檔案整理外包的經(jīng)濟性不言而喻。不得不說，檔案整理外包是減輕財政負擔，增加企業(yè)收入，實現(xiàn)政企雙贏的明智之舉。

提高服務質(zhì)量，提升群眾滿意度

近幾年，由于陡增的不動產(chǎn)檔案沒有得到及時整理，阻礙了不動產(chǎn)檔案的有效利用，給進行不動產(chǎn)檔案查詢的群眾造成了不便，引發(fā)了不少矛盾。將不動產(chǎn)檔案整理外包，大大提高了檔案整理效率，縮短了從接收不動產(chǎn)登記資料到整理形成不動產(chǎn)檔案的時間。而檔案科的質(zhì)量風險控制以及聘請專家進行項目成果驗收，使檔案整理規(guī)范化有保證，為檔案整理的質(zhì)量上了雙保險。這些工作扎實穩(wěn)步推進，為不動產(chǎn)檔案查詢服務順利進行奠定了基礎(chǔ)。此外，將不動產(chǎn)檔案整理外包，我單位可以安排更充足的人員進行不動產(chǎn)登記、查詢等窗口服務工作，集中精力抓核心業(yè)務，增進業(yè)務能力，提高服務質(zhì)量，促使整體服務水平不斷提升，群眾滿意度和幸福感不斷增強。

在與專業(yè)檔案外包公司的接觸中我們也學習到了值得借鑒的檔案管理經(jīng)驗，比如把檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享。在經(jīng)濟效益、辦公效率、原件保護方面，這與傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。與此同時，不動產(chǎn)檔案外包過程中的一些風險還需要我們注意防范。比如重視檔案外包公司的選擇，加強與外包公司的有效溝通，注重質(zhì)量監(jiān)控，嚴格細節(jié)管理與過程管理，防止檔案資料信息泄露等。

總之，不動產(chǎn)檔案外包不應該是我們?yōu)橥瓿晒ぷ魅蝿盏臒o奈選擇，而是我們順應市場需求升級檔案管理工作的一次有益嘗試。我們要主動利用外部檔案整理的優(yōu)勢資源為我們服務，這樣才能將不動產(chǎn)檔案管理工作真正做實、做好，為不動產(chǎn)檔案的有效利用提供保障，為全面提升不動產(chǎn)檔案服務水平增輝添彩。

作者單位：石家莊市不動產(chǎn)登記中心