關(guān)于加強(qiáng)教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理工作的思考

陳立鵬

檔案作為各項工作中形成的具有保存考究價值的資料，是各項工作開展情況的真實反映，在記錄歷史、傳承經(jīng)驗中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性支撐性作用。教育考試檔案作為對過去招生考試工作的記錄，為教育考試組織者提供了重要指導(dǎo)依據(jù)和必要參考手段，對各項招考工作的有序開展具有重要指導(dǎo)意義。目前，教育考試機(jī)構(gòu)在檔案管理上還存在一些現(xiàn)實問題，需要加以重視和研究解決。

一、做好教育考試機(jī)構(gòu)檔案工作的重要意義

（一）做好檔案工作是對招生考試事業(yè)負(fù)責(zé)

檔案工作的一項重要價值就是實現(xiàn)工作成果的再利用，來年的工作怎樣做，在當(dāng)年閉合的卷宗中已經(jīng)有所體現(xiàn)，檔案可以有效記錄工作活動和流程，幫助我們及時總結(jié)改進(jìn)，提升工作品質(zhì)、提高工作效率、減少工作失誤，做到“規(guī)范、創(chuàng)新、再規(guī)范、再創(chuàng)新”。以某省級教育考試機(jī)構(gòu)為例，2019年負(fù)責(zé)組織實施行政區(qū)域內(nèi)各類教育考試40余次，試題命制、考務(wù)組織、招生錄取等重復(fù)性常規(guī)工作占據(jù)全年工作的絕大部分，將常規(guī)工作及時建檔立卷予以保存，并對發(fā)生的問題進(jìn)行分析研究、總結(jié)經(jīng)驗，可以提高工作效率、提升工作品質(zhì)，用以更好地指導(dǎo)來年的實踐，使干部職工把更多的精力和時間投入到對創(chuàng)新性工作的思考和實踐中，促進(jìn)招考事業(yè)高質(zhì)高效發(fā)展。

（二）做好檔案工作是對社會服務(wù)對象負(fù)責(zé)

在日常招生考試工作中我們離不開對檔案的利用，教育考試機(jī)構(gòu)作為面向社會提供招考服務(wù)的職能部門，機(jī)構(gòu)職能相對固定，承擔(dān)著大量與群眾生產(chǎn)生活密切相關(guān)的社會服務(wù)任務(wù)。比如，高校招生考試錄取檔案是考生被合法錄取的唯一紙質(zhì)憑證，自考生考籍檔案為自考生學(xué)業(yè)水平的評估提供了重要依據(jù)，這些直接關(guān)乎每一名考生的切身利益。教育考試機(jī)構(gòu)務(wù)必要以對社會服務(wù)對象負(fù)責(zé)的態(tài)度充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，為考生及家長提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、目前教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題

一是日常立卷意識薄弱。處室干部職工在主觀上認(rèn)為檔案工作是檔案管理人員的事情，與自身關(guān)系不大，沒有形成在日常招考工作中對檔案材料及時收集整理的意識，對檔案工作日常立卷的重要性缺乏清晰的認(rèn)識，辦理完畢的文件沒有及時保存，導(dǎo)致后期收集整理文件時不齊全、不完整，檔案資源無法有效整合，致使很多有價值的材料無法入卷保管，增加了后期建檔立卷的難度。

二是專業(yè)管理人員匱乏。教育考試機(jī)構(gòu)性質(zhì)均為機(jī)關(guān)事業(yè)單位，定崗定編，編制較為緊張，管理者往往會將有限的人力資源向業(yè)務(wù)處室傾斜。檔案管理工作作為“冷門”，未受到足夠重視，除少數(shù)單位設(shè)置了專職檔案管理人員外，大部分單位由兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)內(nèi)部檔案管理，且存在過度依賴第三方中介機(jī)構(gòu)現(xiàn)象。但檔案管理不是材料的簡單收集和保存，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求較高。而兼職檔案管理人員往往身兼數(shù)職，雖年紀(jì)輕，知識層次較高，但未經(jīng)過正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理知識和相應(yīng)的招考業(yè)務(wù)技能，不熟悉單位各業(yè)務(wù)處室的工作情況及相互聯(lián)系，無法保證建檔質(zhì)量，難以適應(yīng)當(dāng)前教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理的專業(yè)化需要。

三是信息技術(shù)手段欠缺。信息技術(shù)手段在檔案管理中的有效運用，可以減少不必要的人工操作，提高檔案管理效率。目前許多單位仍采用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，雖然已經(jīng)有一些單位開始利用信息化辦公系統(tǒng)來管理檔案，但信息技術(shù)硬件水平相對較弱，大多停留在利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案的錄入和檢索上，未能實現(xiàn)檔案資源的跨部門信息共享，檔案管理信息化水平有待提升。

四是監(jiān)督考核力度不夠。檔案工作作為教育考試機(jī)構(gòu)的一項基礎(chǔ)性工作，應(yīng)列入單位日常監(jiān)督和年度考核，并加以重視。但由于檔案工作較為復(fù)雜、繁瑣，收集周期較長，短期內(nèi)工作效益較小，各教育考試機(jī)構(gòu)往往更加關(guān)注試題命制、考務(wù)組織、招生錄取、干部人事等高利害工作，對檔案工作重視程度不夠，各教育考試機(jī)構(gòu)考核評判標(biāo)準(zhǔn)不一，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，單憑各處室的自我監(jiān)督與約束，難以實現(xiàn)考核評價的全面、客觀、準(zhǔn)確。

三、改進(jìn)教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理的對策

一是健全日常立卷機(jī)制，確保檔案管理規(guī)范有序。健全日常立卷機(jī)制是檔案工作的基礎(chǔ)前提，是集政策性、原則性、嚴(yán)肅性于一體的重要工作。在完成一項考試項目時及時歸納總結(jié)，對需要歸檔的文件材料及時按要求建檔立卷，做到查漏補(bǔ)缺、補(bǔ)齊短板，可以有效減輕年度立卷的壓力，為以后的各項招生考試工作打好基礎(chǔ)。每名職工在日常工作中，除完成自身本職工作外，都有對所負(fù)責(zé)的文件材料積累、移交的義務(wù)，有序的檔案移交標(biāo)志著一項工作的階段性結(jié)束，但不意味著工作的徹底完成，各項決策、部署、措施和成果都需要后期實踐的檢驗，而日常立卷正是后期實踐檢驗的基礎(chǔ)和前提，必須要加以重視。

二是優(yōu)化人員隊伍結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案管理穩(wěn)步發(fā)展。隊伍建設(shè)是落實檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教育考試機(jī)構(gòu)的檔案管理部門要結(jié)合教育招生考試這一職能定位，充分利用高等教育優(yōu)質(zhì)資源，加強(qiáng)與高校優(yōu)質(zhì)師資的交流合作，定期聘請高校檔案專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理工作者進(jìn)行有針對性的技能培訓(xùn)，幫助其及時了解當(dāng)前檔案管理相關(guān)政策，提升管理技能，使其能夠更快更好地獨立開展檔案工作。同時要在檔案培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，充實專兼職相互配合的檔案管理人員隊伍，除檔案管理部門專職負(fù)責(zé)管理本單位檔案工作外，由各內(nèi)設(shè)處室建立基層檔案室。重要程度高、內(nèi)容質(zhì)量好的檔案材料由單位檔案管理部門統(tǒng)一歸口負(fù)責(zé)，一般工作性資料則由處內(nèi)基層檔案室保存。各處室負(fù)責(zé)人對所在處室檔案工作負(fù)總責(zé)，同時指定一名年輕同志作為本處室兼職檔案員，確保有專人負(fù)責(zé)處內(nèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，通過檔案工作實踐，實現(xiàn)以老帶新、以新促老，確保專兼職檔案員密切配合、形成合力，促進(jìn)檔案工作協(xié)調(diào)有序發(fā)展。

三是加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，帶動檔案管理效率提升。加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)是檔案管理的必由之路。檔案管理人員不僅應(yīng)端正檔案工作態(tài)度，具備管理服務(wù)意識與能力，更要掌握現(xiàn)代化建檔立卷的方法技術(shù)，充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，強(qiáng)化信息思維，進(jìn)一步提高信息化履職能力。目前，各省級教育考試機(jī)構(gòu)均設(shè)立了信息處，地方教育考試機(jī)構(gòu)也設(shè)立了相應(yīng)的信息技術(shù)支撐部門。各單位可以利用好現(xiàn)有信息技術(shù)平臺優(yōu)勢，加大信息化建設(shè)的資金投入，嚴(yán)格按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，及時更新?lián)Q代檔案管理的軟硬件設(shè)備，加快檔案信息化管理平臺建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，為科學(xué)規(guī)范做好本單位檔案工作提供必要支撐。

四是完善監(jiān)督考核機(jī)制，推動檔案管理制度落實。監(jiān)督考核是檔案管理的重要保障。在加強(qiáng)制度建設(shè)、注重日常立卷的同時，也要強(qiáng)化對檔案工作的監(jiān)督。檔案管理部門要結(jié)合本單位各項招考工作，協(xié)助管理者制定相應(yīng)的考核評價標(biāo)準(zhǔn)和獎罰制度，同時要及時跟進(jìn)指導(dǎo)各內(nèi)設(shè)處室的檔案工作，確保各處室的檔案工作與招生考試業(yè)務(wù)工作同步協(xié)調(diào)推進(jìn)。教育考試機(jī)構(gòu)要將檔案工作納入年度考核內(nèi)容，選樹優(yōu)秀卷宗和優(yōu)秀專兼職檔案員，交流成果、總結(jié)經(jīng)驗，對檔案管理規(guī)范有序的處室和個人給予表彰肯定，對檔案管理尚需完善的處室和個人及時指導(dǎo)培訓(xùn)。使檔案管理人員在制度規(guī)范下積極開展工作，不斷提高檔案工作質(zhì)量。

加強(qiáng)教育考試機(jī)構(gòu)檔案管理，不僅是檔案工作本身的需要，也是招考事業(yè)發(fā)展的需要，更是教育考試機(jī)構(gòu)每一名職工義不容辭的責(zé)任。教育考試機(jī)構(gòu)管理者及每一名干部職工都應(yīng)充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，切實提升檔案意識，強(qiáng)化工作責(zé)任，共同做好檔案工作，在單位上下形成推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的合力，為招考事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，更好地守望歷史、服務(wù)社會。

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作者單位：天津市教育招生考試院