基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用優(yōu)化策略

一、前言

自二十一世紀(jì)以來(lái)，由于綜合檔案館檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了重大變化，檔案工作逐步開(kāi)始社會(huì)化。隨著人類(lèi)社會(huì)文明程度的日益提高，人們的信息需求越來(lái)越豐富，檔案資源便成為社會(huì)公眾的重要信息來(lái)源之一。為了使檔案資源更好地服務(wù)于社會(huì)公眾，檔案資源開(kāi)發(fā)利用勢(shì)在必行。需要注意的是，檔案資源開(kāi)發(fā)利用必須與時(shí)俱進(jìn)， 以社會(huì)需求為導(dǎo)向。國(guó)家綜合檔案館是永久保管檔案的基地，擁有豐富的檔案資源、專(zhuān)業(yè)的人才、先進(jìn)的技術(shù)，這為基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著檔案用戶個(gè)性化選擇需求不斷加強(qiáng)，綜合檔案館應(yīng)該對(duì)檔案用戶進(jìn)行精確細(xì)分，準(zhǔn)確了解不同檔案用戶的利用需求，從而保證檔案資源開(kāi)發(fā)利用服務(wù)更加個(gè)性、高效。

二、基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要性

1.是滿足用戶需求，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效途徑

檔案客觀真實(shí)地記錄了人類(lèi)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是珍貴的精神文化寶藏。我國(guó)綜合檔案館保存了豐富的檔案資源，這些瀚如煙海的檔案資源蘊(yùn)藏了巨大的開(kāi)發(fā)價(jià)值，充分開(kāi)發(fā)利用這些檔案資源，是檔案資源服務(wù)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。如今，我國(guó)已經(jīng)步入新時(shí)代，人們更加清楚地認(rèn)識(shí)到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要性。綜合檔案館積極開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作，使檔案走進(jìn)人類(lèi)社會(huì)，是滿足檔案用戶日益增長(zhǎng)的個(gè)性化利用需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的有效途徑。

2.是體現(xiàn)檔案工作價(jià)值，提升檔案部門(mén)社會(huì)地位的重要舉措

在檔案管理過(guò)程中，檔案資源開(kāi)發(fā)利用與其它檔案工作環(huán)節(jié)密不可分。綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用是以檔案的收集、分類(lèi)、鑒定、整理、保管為基礎(chǔ)，檔案工作人員從社會(huì)需求出發(fā)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分挖掘館藏檔案的有用信息并傳遞給檔案利用者，滿足檔案用戶利用需求的過(guò)程。綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用是檢驗(yàn)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是檔案工作最終的工作成果，是體現(xiàn)檔案工作價(jià)值，提升檔案部門(mén)社會(huì)地位的重要舉措。

3.是符合時(shí)代要求，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

檔案作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的至關(guān)重要的文化資源。自二十一世紀(jì)以來(lái)，由于綜合檔案館檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了重大變化，檔案工作逐步開(kāi)始社會(huì)化。隨著人類(lèi)社會(huì)文明程度的日益提高，人們的信息需求越來(lái)越豐富，檔案資源便成為社會(huì)公眾的重要信息來(lái)源之一。為了使檔案資源更好地服務(wù)于社會(huì)公眾，檔案資源開(kāi)發(fā)利用勢(shì)在必行。綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)越來(lái)越豐富，在很多領(lǐng)域發(fā)揮了重要作用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)研究等提供了重要的檔案史料。由此可見(jiàn)，綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用是符合時(shí)代要求，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

三、基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

1.被動(dòng)服務(wù)理念根深蒂固，檔案開(kāi)發(fā)利用的主動(dòng)性差

回顧我國(guó)檔案工作的發(fā)展史，綜合檔案館的檔案工作一直處于封閉、半封閉的狀態(tài)之中。雖然我國(guó)社會(huì)化發(fā)展進(jìn)程對(duì)綜合檔案館檔案工作起到了一定的沖擊作用，但檔案人員根深蒂固的傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用觀念并未完全被打破，被動(dòng)服務(wù)至今仍影響著檔案人的思想[1]。我國(guó)很多綜合檔案館檔案工作人員主要是為了完成上級(jí)部門(mén)安排的日常工作，對(duì)檔案資源進(jìn)行淺層開(kāi)發(fā)、簡(jiǎn)單查找和提供利用，而主動(dòng)研究館藏檔案資源，了解社會(huì)公眾需求，開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的情況很少。綜合檔案館檔案工作人員被動(dòng)服務(wù)理念根深蒂固，檔案開(kāi)發(fā)利用的主動(dòng)性差，不利于深入挖掘館藏檔案價(jià)值，不能夠滿足檔案用戶的利用需求。

2.傳統(tǒng)檔案管理體制，不能滿足公眾利用需求

我國(guó)古代封建社會(huì)，檔案部門(mén)保存了大量的官方文書(shū)檔案和軍事材料，檔案開(kāi)發(fā)利用工作服務(wù)于官方統(tǒng)治者，具有鮮明的封閉性和階級(jí)性。受傳統(tǒng)檔案管理體制的影響，不能夠充分滿足社會(huì)公眾的真實(shí)利用需求。

3.社會(huì)公眾參與不足，不能充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源

當(dāng)前，隨著社會(huì)公眾個(gè)性化利用需求的日益增長(zhǎng)，綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作顯然不能與之相適應(yīng)。這就需要社會(huì)公眾參與其中，社會(huì)公眾參與檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作可以有效緩解綜合檔案館人員短缺、資金不足、技術(shù)不高的問(wèn)題，所以我國(guó)綜合檔案館很重視公眾參與。社會(huì)公眾在綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)中的貢獻(xiàn)有不同的形式，主要有決策型、 數(shù)字挖掘型、資源補(bǔ)充三種方式[2]。從我國(guó)現(xiàn)實(shí)狀況來(lái)說(shuō)，社會(huì)公眾在綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)中的貢獻(xiàn)更多為資源補(bǔ)充，決策型和數(shù)字挖掘型占很少一部分。綜合檔案館雖然借助門(mén)戶網(wǎng)站、微信、新聞媒體等平臺(tái)征集檔案，使社會(huì)公眾參與到檔案資源開(kāi)發(fā)中，但社會(huì)公眾并沒(méi)有深入?yún)⑴c到檔案資源開(kāi)發(fā)利用中?？偠灾?，社會(huì)公眾參與不足，綜合檔案館不能充分開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作。

四、基于用戶需求的綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用優(yōu)化策略

基于用戶需求的檔案資源開(kāi)發(fā)利用是當(dāng)代綜合檔案館提高自身服務(wù)能力和滿足檔案用戶個(gè)性化需求應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，它的實(shí)現(xiàn)需要綜合檔案館采取切實(shí)有效的策略來(lái)保障。

1.以檔案用戶為中心，增強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用意識(shí)

基于用戶需求的檔案資源開(kāi)發(fā)利用要求綜合檔案館應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，改變傳統(tǒng)的“等客上門(mén)”、“你查我調(diào)”的被動(dòng)式服務(wù)，增強(qiáng)主動(dòng)開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)，以檔案用戶為中心，圍繞檔案用戶的個(gè)性化需求，積極主動(dòng)為用戶提供個(gè)性多樣的服務(wù)。綜合檔案館檔案工作人員可以結(jié)合自身的實(shí)際情況與檔案資源開(kāi)發(fā)利用的要求，有選擇性地學(xué)習(xí)、借鑒、吸收其他領(lǐng)域的現(xiàn)有理論與實(shí)踐成果，充分認(rèn)識(shí)到：積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行整合與開(kāi)發(fā)，形成滿足檔案用戶需求的有價(jià)值的資源，從而最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。在實(shí)踐中，我國(guó)很多綜合檔案館在檔案資源開(kāi)發(fā)利用方面都進(jìn)行了積極的探索。以青島市檔案館的歷史檔案知識(shí)庫(kù)為例，該知識(shí)庫(kù)收錄了青島歷史知識(shí)片 6000余條，包括社會(huì)史、科技史、政治史、軍事史、經(jīng)濟(jì)史、文化史、教育史、人物史等方面的內(nèi)容[3]，是檔案用戶全面了解青島歷史的一個(gè)重要平臺(tái)，也是青島市檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要成果。

綜合檔案館只有以用戶為中心，增強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)，才能夠?yàn)榛谟脩粜枨蟮木C合檔案館順利開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用奠定思想基礎(chǔ)，提供內(nèi)在的驅(qū)動(dòng)力。

2.注重內(nèi)容品質(zhì)，提升檔案資源開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量

綜合檔案館在根據(jù)用戶需求開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用的時(shí)候，應(yīng)該注重對(duì)檔案內(nèi)容品質(zhì)的把握，充分挖掘和提取檔案內(nèi)容，通過(guò)提供豐富多樣的檔案精品，提升檔案資源開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量。

其一，綜合檔案館豐富的館藏檔案資源是其開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，特色館藏更是個(gè)性化檔案資源開(kāi)發(fā)內(nèi)容的重中之重，開(kāi)發(fā)特色館藏檔案更能滿足檔案用戶的個(gè)性化利用需求。例如：景德鎮(zhèn)市綜合檔案館按景德鎮(zhèn)陶瓷企業(yè)、 陶瓷名人、陶瓷文化等專(zhuān)題對(duì)館藏特色陶瓷檔案進(jìn)行分類(lèi)編研[4]，滿足了檔案用戶個(gè)性化陶瓷檔案利用需求，促進(jìn)了陶瓷文化發(fā)展，打造了地方特色品牌。

其二，綜合檔案館要充分利用各種新媒體，借助 “圖、文、影、音”并茂的形式，充分開(kāi)發(fā)館藏檔案資源，增強(qiáng)檔案資源的趣味性，提供生動(dòng)活潑的檔案資源利用服務(wù)。例如，武漢市檔案館聯(lián)合武漢廣播電視臺(tái)、武漢市文化和旅游局以非遺+檔案+融媒體的方式，共同策劃推出全國(guó)首部非遺口述AR影像檔案編研產(chǎn)品《了不起的非遺》，通過(guò)AR技術(shù)將非遺口述和影像檔案結(jié)合呈現(xiàn)[5]。

綜合檔案館在開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用時(shí)，應(yīng)該注重檔案內(nèi)容的品質(zhì)，這樣才能夠滿足檔案用戶個(gè)性化的需求，從而提升檔案資源開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)檔案用戶參與，提高檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平

基于用戶需求的檔案資源開(kāi)發(fā)利用要求綜合檔案館不僅要根據(jù)用戶需求為其提供個(gè)性化的檔案利用服務(wù)，還要加強(qiáng)用戶參與，在檔案用戶和綜合檔案館之間形成一種良性的互動(dòng)，提高檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。

其一，拓寬檔案用戶參與渠道。綜合檔案館一般會(huì)通過(guò)檔案信息網(wǎng)、微信、微博、APP等平臺(tái)上的留言板塊或者電話、郵箱等形式為檔案用戶提供參與檔案資源開(kāi)發(fā)和提供利用的渠道。相比于這些，遼寧省綜合檔案館官網(wǎng)“參與檔案工作”欄目下的“社會(huì)檔案人”板塊，更能使檔案用戶直接有效地參與到檔案資源開(kāi)發(fā)中，在“社會(huì)檔案人”板塊，檔案用戶可以根據(jù)自己的理解對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容的詞條進(jìn)行編輯，這不僅可以豐富和完善相關(guān)詞條的內(nèi)容，還有助于提高綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平[6]。

其二，重視檔案用戶的評(píng)價(jià)與反饋。檔案用戶的評(píng)價(jià)與反饋是衡量綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要指標(biāo)，需要檔案工作人員予以重視。檔案用戶評(píng)價(jià)不能只停留在簡(jiǎn)單描述好壞的淺層面，而是應(yīng)該具體量化評(píng)價(jià)指標(biāo)。青島市綜合檔案館歷史知識(shí)庫(kù)每個(gè)詞條之下都設(shè)有“請(qǐng)您評(píng)價(jià)”板塊，該評(píng)價(jià)以1—5分為評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)范圍，檔案用戶可以對(duì)該詞條進(jìn)行分?jǐn)?shù)評(píng)價(jià)[7]。雖然青島市綜合檔案館歷史知識(shí)庫(kù)用戶評(píng)價(jià)并沒(méi)有將用戶評(píng)價(jià)指標(biāo)具體量化，但用分?jǐn)?shù)進(jìn)行評(píng)價(jià)也是一大進(jìn)步。用戶反饋是提高檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平的一個(gè)重要方式，綜合檔案館通過(guò)用戶反饋可以清楚了解自身檔案資源開(kāi)發(fā)利用的優(yōu)勢(shì)和不足，并進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，從而充分滿足檔案用戶個(gè)性化的檔案需求。

在提供基于用戶需求的檔案資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，綜合檔案館應(yīng)該加強(qiáng)檔案用戶參與，優(yōu)化檔案用戶體驗(yàn)，這有助于提高綜合檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。

五、結(jié)語(yǔ)

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，綜合檔案館應(yīng)該積極開(kāi)展基于用戶需求的檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作，以檔案用戶為中心，增強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，注重內(nèi)容品質(zhì)，提升檔案資源開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案用戶參與，提高檔案資源開(kāi)發(fā)利用水平。綜合檔案館只有以檔案用戶為中心，充分了解用戶個(gè)性化的檔案利用需求，積極提升檔案資源開(kāi)發(fā)利用水平，才能從更深層面上挖掘和實(shí)現(xiàn)檔案的根本價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[6]張倩玉. 21世紀(jì)以來(lái)遼寧省檔案館編研工作現(xiàn)狀研究[D].遼寧大學(xué)，2018.

作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院