現(xiàn)代信息技術(shù)視域下檔案館功能強(qiáng)化與轉(zhuǎn)型探究

張笑瑋

一、生存需求：新興技術(shù)下的轉(zhuǎn)型

檔案館立足于社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織及個(gè)人的檔案統(tǒng)一管理活動(dòng)，伴隨技術(shù)革命的縱深開展及文化輻射的持續(xù)擴(kuò)大，檔案館需要革新技術(shù)能力與管理觀念來保持基本的生存需求，當(dāng)下的文檔特點(diǎn)與管理環(huán)境的主題是依靠新興信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館的過渡，如何實(shí)現(xiàn)電子文件等新型載體檔案的有效保存與管理，化解有限館藏空間與資源的矛盾成為需要關(guān)注的問題。

（一）存儲(chǔ)與運(yùn)維手段運(yùn)用——區(qū)塊鏈技術(shù)

為了解決歸檔數(shù)據(jù)的快速增長以及數(shù)據(jù)格式和類型的復(fù)雜性和多樣性的問題，需要訴諸于區(qū)塊鏈技術(shù)。現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的區(qū)塊鏈系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要通過分布式方式來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，很大程度上解決了數(shù)據(jù)分發(fā)或者分布式系統(tǒng)中的容錯(cuò)及處理大數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)冗余等問題。隨著檔案信息化的推進(jìn)，檔案數(shù)據(jù)的形式已經(jīng)從原始的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募鸵曨l之類的多媒體形式。數(shù)據(jù)量越來越大，所需的存儲(chǔ)空間也越來越大。通過將許多服務(wù)器組合在一起形成一個(gè)服務(wù)器群集，它可以處理高達(dá)PB級(jí)別的數(shù)據(jù)，可以很好地節(jié)省數(shù)據(jù)資源。

（二）數(shù)據(jù)處理與運(yùn)算能力改善——云計(jì)算

云計(jì)算的應(yīng)用是基于Internet技術(shù)實(shí)現(xiàn)的，它結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的過程全部或大部分轉(zhuǎn)移到Internet中來，并依靠配置虛擬網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享提供資源和實(shí)時(shí)更新的服務(wù)，管理和維護(hù)成本的主要承擔(dān)者也轉(zhuǎn)變?yōu)樵朴?jì)算技術(shù)外包運(yùn)營商，減少了歸檔的相關(guān)費(fèi)用，云計(jì)算對(duì)用戶終端的配置要求不高，無需頻繁更新。即使要進(jìn)行更新，它也是一種低成本的終端更新，極大地降低了更新成本。節(jié)省了財(cái)力資源和人力資源。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理和孤立存在網(wǎng)絡(luò)模式相比，區(qū)塊鏈與云計(jì)算將會(huì)有效改善檔案館的生存方式。區(qū)塊鏈技術(shù)為檔案的存儲(chǔ)與維護(hù)提供了更加堅(jiān)實(shí)的保障，云計(jì)算則為檔案館節(jié)省出相當(dāng)?shù)娜肆?、物力資源，促使檔案館以更多的管理資源和精力配置到其他相關(guān)工作的研究中，實(shí)現(xiàn)了檔案館財(cái)產(chǎn)資源的合理配置。

相關(guān)的新興技術(shù)還有P2P網(wǎng)構(gòu)建技術(shù)，5G高速通訊技術(shù)等，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理也必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。加大新興技術(shù)在檔案館中的推廣應(yīng)用，不斷提升檔案管理的時(shí)效性和共享性，以提高檔案館的社會(huì)服務(wù)水平。

二、安全需求：生存需求的維系

安全需求是一切檔案相關(guān)管理活動(dòng)開展的前提條件與基本原則，它關(guān)乎檔案館生存需求的維系，同時(shí)也是更高層次的需求滿足的基礎(chǔ)條件。進(jìn)入信息時(shí)代，萬物互聯(lián)與網(wǎng)絡(luò)互通對(duì)檔案館的安全提出了新的挑戰(zhàn)。

（一）數(shù)字簽名技術(shù)的運(yùn)用

數(shù)字簽名技術(shù)是基于信息加密技術(shù)，其核心是使用加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字簽名的加密和解密算法系統(tǒng)。簡而言之，所謂的數(shù)字簽名是附加到數(shù)據(jù)單元的某些數(shù)據(jù)，或者是對(duì)數(shù)據(jù)單元進(jìn)行的密碼轉(zhuǎn)換。通過此數(shù)據(jù)或轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)單元的接收者可以確認(rèn)數(shù)據(jù)單元的來源和數(shù)據(jù)單元的完整性并保護(hù)數(shù)據(jù)，從而防止其他人偽造。[1]許多學(xué)者肯定了數(shù)字簽名在電子文檔認(rèn)證中的作用，并對(duì)其在電子檔案傳播利用中的作用持肯定態(tài)度。一些學(xué)者認(rèn)為，發(fā)件人將其數(shù)字簽名嵌入要發(fā)送的電子文件中，只有指定的收件人才能對(duì)其解密。 這確保了電子網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)恼鎸?shí)性和存檔信息的完整性。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)與區(qū)塊鏈技術(shù)的互補(bǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在挖掘時(shí)需要諸如服務(wù)器之類的高硬件，在非常大的吞吐量環(huán)境中，數(shù)據(jù)丟失很容易發(fā)生。對(duì)于數(shù)據(jù)挖掘中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全問題，區(qū)塊鏈技術(shù)提供了全新的解決思路。大部分區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)采用云端存儲(chǔ)，可以自動(dòng)處理結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并且不需要通過數(shù)據(jù)中心，從而解決了文件節(jié)點(diǎn)損壞的問題。此外，現(xiàn)有的區(qū)塊鏈技術(shù)協(xié)議可以通過構(gòu)建新的識(shí)別共享架構(gòu)在幾秒鐘內(nèi)實(shí)現(xiàn)海量信息內(nèi)容的存儲(chǔ)、傳輸和交換，并通過可擴(kuò)展的數(shù)據(jù)模型來減少操作負(fù)荷。區(qū)塊鏈本身的技術(shù)特征還大大降低了節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)的丟失對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)的完整性的消極影響，因?yàn)檫€有其他節(jié)點(diǎn)可用于恢復(fù)。區(qū)塊鏈技術(shù)解決了海量吞吐量的信息環(huán)境中的數(shù)據(jù)丟失問題，保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩耘c完整性，確保了檔案資源數(shù)據(jù)挖掘的準(zhǔn)確性，解決了最關(guān)鍵的檔案安全問題。[2]開放性，分散性，信息交換雙方的匿名性，區(qū)塊鏈技術(shù)的不可篡改和可追溯性等特性不僅提高了數(shù)字文件管理的便利性，同時(shí)也提高了數(shù)字文件的安全性并確保了數(shù)字文件的真實(shí)性，化解了數(shù)字檔案本身的前端管理數(shù)據(jù)、原始數(shù)據(jù)以及信息數(shù)據(jù)分離的問題。

（三）發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)的安全優(yōu)勢(shì)

云計(jì)算技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)是提升了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，它降低了服務(wù)器出錯(cuò)的可能性，以確保服務(wù)器可以持續(xù)穩(wěn)定地工作。在云計(jì)算服務(wù)中，計(jì)算機(jī)是聯(lián)合使用的。當(dāng)某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，可以將相關(guān)受處理數(shù)據(jù)安全地傳輸保存到備用服務(wù)器，以確保數(shù)據(jù)安全和服務(wù)不受影響。

三、社交需求：突破館際的局限

檔案館的社交需求指其作為社會(huì)文化機(jī)構(gòu)與文化享用者或其余相近文化機(jī)構(gòu)之間的溝通能力的提升，能否有效地接近社會(huì)文化利用者、能否與其他文化事業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行社會(huì)交往并保持良好的互動(dòng)關(guān)系，關(guān)乎檔案館機(jī)構(gòu)屬性的實(shí)現(xiàn)與文化參與能力的拓展提升。

提升檔案館的社交能力包括兩個(gè)方面：

一是改善檔案管理的方式方法，建構(gòu)檔案與社會(huì)利用群體之間的通途。首先，在檔案的收集與整理階段，注重與形成者聯(lián)系的建立與維系。這里所說的聯(lián)系不是單純意義上傳統(tǒng)的來源聯(lián)系，而是為后期檔案“重歸”社會(huì)文化環(huán)境做出的鋪墊，例如利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)建立檔案與形成者之間的唯一性連接。其次，改變以往的利用方式，推動(dòng)檔案管理制度與開放制度的變革，最重要的是把握檔案鑒定這一黃金節(jié)點(diǎn)。在鑒定工作中，對(duì)于確定銷毀的檔案，通過縮微與復(fù)制技術(shù)將檔案內(nèi)容完整顯示出來，及時(shí)通知其所有者或法定代表人前往檔案保管機(jī)構(gòu)在明確身份的基礎(chǔ)上認(rèn)領(lǐng)其復(fù)制品。若為企事業(yè)單位或集體所有的檔案，可以按照其內(nèi)部組織構(gòu)成或職能等級(jí)劃分進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)，認(rèn)領(lǐng)時(shí)需確定其認(rèn)領(lǐng)內(nèi)容是否與所劃范圍吻合，同時(shí)由檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)提供復(fù)制件;對(duì)于確定長期或永久保存的檔案，在檔案鑒定工作的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確判定內(nèi)容的密級(jí)，即確定檔案的哪部分可以被利用，哪部分鑒于保密要求不準(zhǔn)許開放，若有不確定準(zhǔn)確范圍的檔案一律整體不開放。確定開放范圍后可以利用多種技術(shù)對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，保證對(duì)檔案原件的尊重。同時(shí)要填寫檔案復(fù)制表，準(zhǔn)確登記復(fù)制卷宗與內(nèi)容、復(fù)制時(shí)間、操作人等詳細(xì)信息，此后可通知形成者認(rèn)領(lǐng)。

二是推進(jìn)檔案館與其他文化機(jī)構(gòu)間的互聯(lián)互通。檔案館作為當(dāng)下公眾與檔案發(fā)生聯(lián)系頻次最高的場所，要充分發(fā)揮其作為“中介”地位，推動(dòng)檔案價(jià)值多維度、全視角實(shí)現(xiàn)。不僅僅要將有利用需求的社會(huì)公眾“引進(jìn)來”，在館內(nèi)盡量滿足其特定的檔案利用需求，更要在保證檔案工作原則和要求的前提下推動(dòng)檔案“走出去”，積極促進(jìn)檔案館與圖書館、博物館等的互聯(lián)互通，打破單份檔案“孤本”價(jià)值發(fā)揮的壁壘，兼濟(jì)以圖書、文物、史料等多維度的歷史文化產(chǎn)品，輔助以多種類型、不同受體的文化活動(dòng)。同時(shí)打破傳統(tǒng)的局限于實(shí)體利用服務(wù)的落后模式，積極引入新興傳媒技術(shù)與傳播載體，如與社會(huì)公眾接觸較為密切“微信公眾號(hào)”、“微博”、“電子閱覽物”等，助力擴(kuò)大檔案館參與社會(huì)文化建設(shè)的廣度與深度。

四、尊重需求：提升檔案質(zhì)量與編研層次

檔案館基于生存與安全需求的滿足，通過社交活動(dòng)確立其在社會(huì)文化生活中的地位，并獲得一定程度的話語權(quán)就是尊重需求的基本內(nèi)容。

我們?nèi)绾胃纳茩n案館的文化和學(xué)術(shù)地位？首先，有必要加強(qiáng)館藏建設(shè)，豐富和優(yōu)化館藏。檔案是檔案館的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案的狀態(tài)和級(jí)別在很大程度上取決于檔案及其價(jià)值。不僅文檔數(shù)量應(yīng)該很高，而且文檔質(zhì)量也應(yīng)該很高，這可以最大程度地滿足社會(huì)各方面的需求。這就要求我們通過各種方式不斷地將具有地方特色的檔案收集到檔案館中，以實(shí)現(xiàn)記錄和反映該地區(qū)名人的重大事件和活動(dòng)的所有檔案和資料，并成為一個(gè)國際性的檔案館、名副其實(shí)的“保管基地”“利用中心”。

豐富的館藏資源是我們服務(wù)社會(huì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。但是要將資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為文化優(yōu)勢(shì)，這就要求檔案館要有一群擅長研究的學(xué)者。周恩來同志呼吁檔案工作者了解司馬遷，他要求我們努力成為積極參與檔案研究的檔案工作者。比如陜西省檔案館的李玉虎被評(píng)為“中國十大杰出青年”，他在檔案保護(hù)研究方面的成就獲得了國家科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)。

檔案館只有按照文化事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)體制和運(yùn)行機(jī)制來運(yùn)作和經(jīng)營，才能符合檔案館的性質(zhì)和法律。其主要任務(wù)不僅是廣泛地收集和保存對(duì)黨和國家具有科學(xué)研究和長期研究價(jià)值的檔案和資料，而且要采取多種方法開展具有多種內(nèi)容的科學(xué)研究工作，包括檔案和歷史資料的編輯工作，參與歷史記錄的匯編，對(duì)與檔案有關(guān)的一些歷史問題進(jìn)行研究和驗(yàn)證，從而在當(dāng)?shù)卮_立檔案的文化和學(xué)術(shù)地位。[3]

五、自我實(shí)現(xiàn)：社會(huì)記憶與文化的寶庫

自我實(shí)現(xiàn)是檔案館最高層次的需求，在生存、安全、社交與尊重需求得到滿足之后，檔案館必然會(huì)追求自我實(shí)現(xiàn)：即以高昂的學(xué)術(shù)姿態(tài)、獨(dú)立的文化地位、得天獨(dú)厚的資源參與到社會(huì)文化生活中去，積極發(fā)揮效力使其成為真正意義上的社會(huì)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

一是檔案館成為推進(jìn)檔案資源與文化需求對(duì)接的中介。任何文化產(chǎn)品都必須滿足當(dāng)今的社會(huì)和文化需求，檔案文化也是如此。面對(duì)快速、分散和輕量化的社會(huì)需求，檔案館應(yīng)該系統(tǒng)地、科學(xué)地組織館藏的檔案資源。擴(kuò)大檔案館的公開利用范圍，為公眾提供相對(duì)廣闊的利用空間，重視社會(huì)文化需求的快速傳播，及時(shí)開發(fā)檔案資源，加快傳播途徑，擴(kuò)大傳播范圍傳輸，提高檔案服務(wù)效率。

二是檔案館成為提升檔案資源傳播活力的加工者。參與社會(huì)和文化建設(shè)的檔案館必須打破傳統(tǒng)的落后模式，即僅限于實(shí)體服務(wù)的運(yùn)用。要實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)文化建設(shè)的全方位、廣域和多維滲透，我們必須依靠更加多樣化的通訊和傳播技術(shù)的支持——現(xiàn)代媒體和信息技術(shù)的迅速發(fā)展提供了切實(shí)可行的技術(shù)為此保證。檔案館在參與社會(huì)文化建設(shè)中，應(yīng)積極引進(jìn)與公眾保持密切聯(lián)系的新媒體技術(shù)和傳播載體，如“微信公眾號(hào)”、“微博”、“電子閱讀材料”等，并幫助其擴(kuò)大傳播效力。妥善地處理文件機(jī)密性與文件開發(fā)之間的關(guān)系，將傳統(tǒng)媒體與現(xiàn)代媒體相結(jié)合，將物理環(huán)境與虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相結(jié)合，形成檔案參加社會(huì)文化的規(guī)范化機(jī)制。

三是檔案館成為凈化維持文化環(huán)境的利器。社會(huì)文化需求的迅猛增長以及文化環(huán)境開發(fā)程度的提升使社會(huì)文化環(huán)境魚龍混雜。因此，檔案館在參與社會(huì)文化建設(shè)時(shí)，將審查文化環(huán)境中存在的糟粕文化元素作為己任，以弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀為行動(dòng)導(dǎo)向。與其他文化載體相比，無論載體的形式或信息內(nèi)容如何，檔案資源擁有無可置疑的真實(shí)性和原創(chuàng)性。這種真實(shí)性和獨(dú)創(chuàng)性使檔案館具有“堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)”和民族特色，對(duì)于維護(hù)民族特色與社會(huì)記憶大有裨益。面對(duì)當(dāng)前復(fù)雜多樣的社會(huì)和人文環(huán)境，檔案館應(yīng)以各種方式參與社會(huì)文化環(huán)境的建設(shè)，以幫助檔案館發(fā)揮作用，充分發(fā)揮檔案館的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)檔案館在社會(huì)文化交流中的話語權(quán)。[4]