淺談大數(shù)據(jù)時代智慧檔案館的建設

摘 要：云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應用，為智慧檔案館的建設提供了契機。建設智慧檔案館，可以從根本上改變檔案館信息管理模式和服務模式，推動檔案信息化建設工作的進一步發(fā)展。本文主要分析了智慧檔案館的功能價值，并提出了智慧檔案館的實現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館;功能;實現(xiàn)途徑

大數(shù)據(jù)時代，檔案館藏的數(shù)據(jù)已經(jīng)從TB級躍進到PB級，為檔案信息化建設的各方面都帶來了機遇并提出了挑戰(zhàn)。近年來，關(guān)于智慧檔案館的建設和相關(guān)研究方興未艾，在數(shù)字檔案建設的基礎(chǔ)之上，整合利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，建設智慧檔案館，以實現(xiàn)檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務的工作模式，是檔案信息化建設發(fā)展的高級形態(tài)，也是數(shù)字檔案發(fā)展的必然結(jié)果。

一、智慧檔案館的概念

智慧檔案館是在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，對檔案資源進行智能化、感知化的處理，對利用者進行多元化的服務的檔案館模式。

二、智慧檔案館的功能

1、智慧檔案管理

在檔案數(shù)字信息化的基礎(chǔ)上，智慧檔案館能夠通過智能化設備對紙質(zhì)檔案進行電子標簽化的管理，通過智能化設備對檔案進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，甚至實現(xiàn)自我整理、自我定位和自動盤點等功能，檔案工作者可以了解到每一份檔案的狀態(tài)，更好的對檔案資源進行監(jiān)測，保障檔案的安全。智慧檔案館既可以對下屬檔案機構(gòu)進行前端控制，還可以實時接收上級檔案機構(gòu)的遠程協(xié)助和知道，有利于檔案工作的規(guī)范化管理。通過檔案館智慧化的技術(shù)手段，對檔案館建筑物進行防水、防火、防盜等的安全監(jiān)控;對庫房內(nèi)的濕度、溫度、照明等進行自動調(diào)節(jié);對查閱檔案和利用檔案的用戶要進行信息的登記和安全識別;使檔案館時刻保持在安全的范圍內(nèi)，保證檔案館及檔案的安全。

2、智慧檔案服務

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，社會各方面對信息的需求越來越廣泛、要求越來越高。不同于過去檔案館被動式、方式單一的服務方式，智慧檔案館通過各種智能過技術(shù)對各類信息整合并進行數(shù)據(jù)挖掘處理與分析，在全面立體的檔案信息協(xié)同共享模式下，打通了信息壁壘，為用戶提供全面的檔案信息智力支持，找到數(shù)據(jù)之間的有機聯(lián)系，為社會、企業(yè)和利用人員提供更高效、更精準、更有價值的檔案信息查詢服務。從用戶的角度出發(fā)，對不同信息需求的群體進行專屬服務，滿足用戶個性化的信息需求，并通過互聯(lián)網(wǎng)等多種媒介形式，提供多樣化的查檔服務方式，開展不受時間和空間限制的信息預約查詢、信息咨詢和信息獲取服務，使用戶可以隨時隨地隨需地獲取檔案信息，滿足各類人群的多載體、多空間、多形式的利用需求，提供更為便捷和及時的檔案利用服務，體現(xiàn)了以人為本的理念，縮短了檔案與大眾的距離。

3、智慧檔案開發(fā)

檔案開發(fā)主要依賴于檔案館海量的館藏資源，面對海量的檔案資源和檔案數(shù)據(jù)，基于大數(shù)據(jù)和云計算的智慧檔案館可以針對過往檔案中的各種資料、數(shù)據(jù)、信息進行數(shù)據(jù)分析，總結(jié)經(jīng)驗和教訓，查找不足，對組織的發(fā)展和管理提供歷史依據(jù)，供管理者和利用者進行科學決策。如借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)對于突發(fā)事件和重大事件關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)進行分類聚合和定點分析，將檔案資源中涉及到突發(fā)事件處置的相關(guān)檔案集結(jié)為咨詢報告，并從以往相關(guān)事件的處置過程中預測事件的關(guān)聯(lián)范圍和其發(fā)展走向，供事件處置業(yè)務部門參考并進行決策，以此增加檔案館為社會突發(fā)事件提供智力支持的精準性和可靠度。

三、智慧檔案館的實現(xiàn)途徑

鑒于智慧檔案館無論在檔案管理、檔案利用，還是在檔案服務等各方面，都能更好的為檔案管理者和檔案利用者服務，智慧檔案館的建設是大勢所趨，是檔案館建設模式向更高級形態(tài)的發(fā)展。然而，智慧檔案館的建設是一個智慧化項目應用的綜合應用體系，是一個長期的、復雜的宏達工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，合理配置，逐步推進。

1、科學謀劃，統(tǒng)籌規(guī)劃設計

由于智慧檔案館建設是一個長期復雜的宏大系統(tǒng)工程，要站在國家檔案信息化工作層面上來開展，從國家層面制定保障智慧檔案館統(tǒng)一、持續(xù)發(fā)展的相關(guān)制度體系，在宏觀上對智慧檔案館進行統(tǒng)籌規(guī)劃，形成智慧檔案館的戰(zhàn)略架構(gòu)，對智慧檔案館建設的步驟進行總體的、全方位的設計。利用系統(tǒng)論的方法，規(guī)范和統(tǒng)一檔案館建設中的業(yè)務和技術(shù)，分析和概括影響智慧檔案館建設的各種關(guān)系，圍繞智慧檔案館的目標，對智慧檔案館建設的理論進行統(tǒng)一，對技術(shù)、業(yè)務、管理等方面的標準規(guī)范進行統(tǒng)一，且對所處階段中的建設重點進行分析，明確各階段的建設重點，確保其理論的統(tǒng)一性、標準的一致性、功能的齊全性、結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性、資源的共享性，最后將其建設成為功能齊全、結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、資源共享的智慧檔案館。通過統(tǒng)籌規(guī)劃和頂層框架全面指導，打破檔案工作條塊分割，實行分類指導，促進智慧檔案建設過程中各部門、各項目之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，不斷增強建設智慧檔案的整體合力，確保智慧檔案健康有序推進。

2、統(tǒng)一規(guī)范，加強標準體系建設

規(guī)范體系建設是建設智慧檔案館的基礎(chǔ)和保障。應根據(jù)信息資源目錄體系國家標準，圍繞檔案信息收集、整理、保管、開發(fā)利用等檔案文件生命周期，統(tǒng)一并細化智慧檔案館的標準規(guī)范，包含業(yè)務性標準規(guī)范、技術(shù)性管理規(guī)范和管理性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范涉及檔案信息分類規(guī)范、信息數(shù)據(jù)采集及存儲標準、檔案整理標準等;技術(shù)性標準規(guī)范涉及軟硬件基礎(chǔ)設施建技術(shù)標準、檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡技術(shù)標準和安全體系標準等內(nèi)容;管理性標準規(guī)范則涉及檔案館工作者、利用者管理規(guī)范、設備的使用規(guī)范、檔案信息發(fā)布、信息安全與利用規(guī)范等等。在此基礎(chǔ)上，推廣應用和運行管理智慧檔案建設需要的標準和規(guī)范，重點抓好檔案信息分類標準、標識符編碼規(guī)范、核心元數(shù)據(jù)標準、檔案信息管理與服務平臺、信息安全技術(shù)與應用等標準規(guī)范的制定工作，依據(jù)標準和規(guī)范開展智慧檔案信息的收集、管理、加工和共建共享活動。

3、加強技術(shù)建設，推進檔案信息化建設

計算機技術(shù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等一系列先進技術(shù)，是使檔案館走向數(shù)字化、信息化、智慧化的最主要的動力。借助物聯(lián)網(wǎng)，可以對檔案館的建筑物、設備、資源、用戶進行感知互聯(lián)，為用戶和管理人員之間搭建溝通的橋梁;借助云計算平臺，能有效的對資源進行分類和整合，按照用戶的需求合理分配資源，實現(xiàn)資源配置最優(yōu)化等等。通過提高這些高科技的適用性，并不斷搜集檔案信息化管理資源并對其深層次研究及開發(fā)，構(gòu)建完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，推動檔案信息化的深入發(fā)展，為檔案信息化資源共享及綜合利用提供必要的條件，有助于實現(xiàn)智慧檔案館協(xié)調(diào)運作與信息資源共享。

建設智慧檔案館是一個長期的復雜的綜合性工程，各地各部門檔案館要不斷加強建設智慧檔案館的意識，統(tǒng)籌規(guī)劃，進行全方位、總體的規(guī)劃設計，在重點、難點解決的基礎(chǔ)上，逐步推進，實現(xiàn)新一代信息技術(shù)在檔案管理各環(huán)節(jié)的深入應用，打造具有當?shù)靥厣闹腔蹤n案館應用模式。

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作者簡介：

陳黎（1982-），女，湖北孝感，碩士研究生，講師，研究方向為計算機應用，現(xiàn)任桂林理工大學綜合檔案室主任。