檔案管理體系科學(xué)建立的策略分析

馬莉

靖宇縣土地收購儲備中心

檔案管理體系科學(xué)建立，是一項需要不斷積淀，長期發(fā)展的系統(tǒng)性檔案管理工程。因此，企業(yè)相關(guān)管理人員和工作人員，務(wù)必在檔案管理體系科學(xué)建立過程中，謹(jǐn)遵國家法律法規(guī)，嚴(yán)守行業(yè)規(guī)范條例，進(jìn)而使檔案管理工作，更加便捷、高效，可為企業(yè)發(fā)展注入可靠推動力量，同時也可實現(xiàn)檔案資源價值最大化。

一、檔案管理體系科學(xué)建立的現(xiàn)實意義

（一）加快落實科學(xué)發(fā)展觀

新時代，檔案管理工作，是建設(shè)文明企業(yè)乃至建設(shè)文明社會的重要板塊。這是因為，檔案管理工作，不僅涉及企業(yè)經(jīng)濟，同時涉及國家政治和社會文化。 可以說，檔案資源是企業(yè)建設(shè)的見證和社會發(fā)展的縮影，具備深遠(yuǎn)意義和無限價值。做好檔案管理體系科學(xué)建設(shè)，可為企業(yè)制定決策、部署戰(zhàn)略，提供重要參考依據(jù)，更可為時代留存真實記憶。因此，檔案管理體系科學(xué)建設(shè)，是加快落實科學(xué)發(fā)展觀的重要體現(xiàn)[1]。

（二）順應(yīng)行業(yè)發(fā)展新趨勢

新時代，經(jīng)濟市場翻天覆地，科學(xué)技術(shù)飛躍發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，深入推廣。與此同時，檔案管理工作，也逐漸面臨更高要求、更多挑戰(zhàn)，檔案管理工作人員壓力巨大。因此，檔案管理體系科學(xué)建設(shè)，可謂迫在眉睫。實踐表明，通過科學(xué)技術(shù)處理，可有效分類檔案資源，使檔案資源在提取利用過程中，更加便捷、準(zhǔn)確、完整。因此，檔案管理體系科學(xué)建設(shè)，是順應(yīng)行業(yè)發(fā)展新趨勢的必經(jīng)之路。

（三）推動檔案管理信息化

當(dāng)今時代是互聯(lián)網(wǎng)時代、是信息化時代，生活形式、工作方法在信息技術(shù)推動之下，更加多元、更加高效。因此，檔案管理工作，亦需緊跟時代步伐，完成方式轉(zhuǎn)變，使其更加具備科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而可使檔案管理工作在實際管理中，在收集、整理、利用等方面，皆可做到安全保密、詳細(xì)可靠。例如，通過檔案管理系統(tǒng)功能的完善，可使檔案資源的利用者，通過檢索關(guān)鍵詞便可迅速獲得極具完整性的檔案信息[2]。

二、檔案管理體系科學(xué)建立的實施策略

（一）重視檔案管理工作

檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營、運轉(zhuǎn)的重要性不言而喻。目前階段絕大部分企業(yè)對于檔案管理工作皆設(shè)有專項部門。但是，基于傳統(tǒng)管理理念限制，依然有部分管理人員和領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理甚為輕視。因此，新時代要想做好檔案管理體系科學(xué)建立工作，首先需要積極轉(zhuǎn)變觀念意識，加強科學(xué)思想認(rèn)知。這就需要，基于科學(xué)指導(dǎo)之下，促使企業(yè)明確檔案管理并非毫無技術(shù)含量的文件存放和整理，而是更具管理價值和意義的人才信息管理，對于企業(yè)人事架構(gòu)和技術(shù)突破，具有極為重要的輔助作，因而尤其需要企業(yè)決策層、領(lǐng)導(dǎo)層，高度重視此項工作，進(jìn)而產(chǎn)生上行下效，統(tǒng)一轉(zhuǎn)變。在此過程中，需要企業(yè)決策層、領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識人才檔案對于企業(yè)穩(wěn)定建設(shè)、長效發(fā)展的重要作用，進(jìn)而可以合理安排管理崗位，充分發(fā)揮人才潛力，有效利用人力資源，同時還應(yīng)為檔案管理人才，提供更加廣闊的晉升平臺和鍛煉機會，使檔案管理體系科學(xué)建設(shè)，更具有堅實基礎(chǔ)。此外，還需在科學(xué)建設(shè)過程中，注重長效發(fā)展，持之以恒，不斷優(yōu)化，同步為企業(yè)各層級、各部門、各崗位，提供更多工作便利[3]。

（二）開展工作人員培訓(xùn)

檔案管理工作人員是檔案管理工作主體，要想科學(xué)建設(shè)檔案管理體系，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，便需與時俱進(jìn)，銳意進(jìn)取，注重提升檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)。在此過程中，首先基于管理人才聘選階段，便需通過嚴(yán)格選拔，擇優(yōu)而選，選擇高素質(zhì)、高技能管理人才。具體來說，所選人員需要在檔案管理工作方面，具備較強業(yè)務(wù)能力，同時還需具備企業(yè)相關(guān)部門的組織協(xié)調(diào)能力。另外，尤為關(guān)鍵的是，作為檔案管理人員，必須具備過硬心理素質(zhì)和優(yōu)秀道德品質(zhì)，進(jìn)而在實際工作中，對檔案管理工作可以更加負(fù)責(zé)、更加嚴(yán)謹(jǐn)，逐步使檔案管理工作更具專業(yè)性、權(quán)威性、科學(xué)性。因此，有必要對相關(guān)在職人員，以科學(xué)建設(shè)為目標(biāo)，展開系統(tǒng)進(jìn)修與培訓(xùn)，使其緊跟建設(shè)步伐，快速適應(yīng)轉(zhuǎn)變，進(jìn)而在日常工作中，可以更加游刃有余、自信從容，勝任本職工作。此外，還需加強檔案管理工作人員的實踐考察，在此過程中，需要給予工作人員工作流程、組織架構(gòu)、狀況處理等多項要點的檢查與督導(dǎo)，使其在檔案管理工作中，既可提高工作效率，保證工作質(zhì)量，更可充分感受檔案管理工作帶給自身的價值實現(xiàn)和生活樂趣。此外，應(yīng)該堅持以人為本，給予檔案管理人員更多企業(yè)關(guān)懷，有效解決檔案管理體系科學(xué)建設(shè)過程中的諸多困境，使檔案管理工作人員更加具備完成此項工作的信心和決心。

（三）推動信息技術(shù)建設(shè)

毋庸置疑，檔案管理體系科學(xué)建設(shè)，需要重點推動檔案管理信息化建設(shè)。這是因為，檔案管理信息龐雜，任務(wù)艱巨，僅僅依靠人工操作，極易因為主觀因素、客觀因素，造成諸多遺漏和偏差，因而科學(xué)建設(shè)難以成立。只有通過信息化建設(shè)，才可使檔案管理工作，在實際工作之中，更加具備智能化、自動化、系統(tǒng)化，進(jìn)而在人工與智能合力之下，可使檔案管理體系在科學(xué)建設(shè)過程中，逐漸凸顯精準(zhǔn)性、安全性、高效性。因此，需要企業(yè)針對檔案管理信息化建設(shè)，加大資金投入力度，注重基礎(chǔ)設(shè)施更新，設(shè)計開發(fā)功能更加適宜、全備的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，確保信息化建設(shè)，可使檔案管理工作在落實過程中，更加契合、更加實際、更加科學(xué)，進(jìn)而將雜亂無章、堆積如山的檔案管理工作，通過信息化建設(shè)逐步實現(xiàn)無紙化管理模式。通過信息化建設(shè)，不僅可以降低檔案管理工作人員的工作難度和強度，同時也可積極踐行“節(jié)能減排，綠色環(huán)?！钡目茖W(xué)理念。另外，還需企業(yè)在信息化建設(shè)過程中，為檔案管理部門積極引入技術(shù)設(shè)備和技術(shù)人才，有效幫助企業(yè)建設(shè)信息化檔案管理，并且可以有機融合各部門與檔案管理部門的部分職能，實現(xiàn)信息共享、資源整合，實現(xiàn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。因此，可以說信息化建設(shè)，對于科學(xué)建設(shè)檔案管理體系至關(guān)重要，信息化建設(shè)檔案管理，可以節(jié)約物資，也可促使檔案管理人員將處理基礎(chǔ)、瑣碎工作的時間和精力，投入到更加需要人工解決的檔案管理問題中去，進(jìn)而全方位保證檔案管理體系科學(xué)建設(shè)工作的落實[4]。

（四）建立相應(yīng)規(guī)章制度

俗話說，無規(guī)矩不成方圓。檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重要作用，因此為使檔案管理工作人員在實際工作中，分工明確，各司其職，做好本職工作，完成各項目標(biāo)，需要建立相應(yīng)規(guī)章制度，進(jìn)而可在檔案管理工作開展過程中，按照科學(xué)程序、細(xì)化諸項環(huán)節(jié)，有效提高工作人員責(zé)任心和積極性，并且可為工作人員起到指導(dǎo)、約束等作用，促使工作人員端正態(tài)度、規(guī)范行為，有效降低因為人為因素所產(chǎn)生的錯誤和遺漏。因此，企業(yè)還可補充獎懲機制，使檔案管理規(guī)章制度更加完善。這就需要檔案管理部門，將龐大管理任務(wù)，通過目標(biāo)分解，有效落實個人，進(jìn)而在檔案管理工作，成果卓著時，可以明確進(jìn)行嘉獎，在出現(xiàn)問題時，可以明確追責(zé)，幫助改正。此外，還需特別為檔案管理工作，設(shè)定信息化和科學(xué)化指導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)而使檔案管理工作人員在實際工作中，可以不斷提高信息技術(shù)、科學(xué)本領(lǐng)，有效發(fā)揮專業(yè)所長，充分提高檔案管理的利用率，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要紐帶作用，有效增強企業(yè)向心力和凝聚力，促使企業(yè)擁有更加強勁的競爭實力[5]。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理體系科學(xué)建立，具有加快落實科學(xué)發(fā)展觀、順應(yīng)行業(yè)發(fā)展新趨勢、推動檔案管理信息化的現(xiàn)實意義。因此，要想有效完成檔案管理體系科學(xué)建立，需要以重視檔案管理工作、開展工作人員培訓(xùn)、推動信息技術(shù)建設(shè)、建立相應(yīng)規(guī)章制度等為主要策略，精簡機構(gòu)，完善設(shè)施，細(xì)化分工，明確責(zé)任，使檔案管理體系逐漸完成科學(xué)建立的重大轉(zhuǎn)型，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，服務(wù)于社會發(fā)展。本文上述內(nèi)容，因時間和范圍等不可控因素，仍然存在諸多不足，以期在后續(xù)深入探討中逐步完善。