信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及有效對(duì)策

曹冬梅

四川省內(nèi)江市東興區(qū)雙才鎮(zhèn)便民服務(wù)中心

當(dāng)今時(shí)代是信息高速傳輸?shù)臅r(shí)代，全部依賴紙質(zhì)的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了，逐步采用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)格化來(lái)確保檔案資料的安全保管以及共享，人類因這種模式下在生活和工作的方式以及發(fā)生天翻地覆的變革。人類可以脫離紙質(zhì)資料管理，但是卻不能失去信息化下的檔案時(shí)代。因其有科學(xué)技術(shù)作支撐，在共享檔案數(shù)據(jù)上更加便捷。而受到互聯(lián)網(wǎng)的影響，電子化資料種類豐富，檔案管理變得尤為重要。但是，傳統(tǒng)模式下的檔案管理對(duì)其影響深遠(yuǎn)，在受到新形勢(shì)下的檔案管理方式中出現(xiàn)眾多問(wèn)題，只有解決好相關(guān)問(wèn)題，才能確保檔案管理在信息時(shí)代走得更遠(yuǎn)。

一、信息化檔案管理的重要性

從傳統(tǒng)檔案管理分析，只要全部依靠紙質(zhì)為主，很少采用電子化方式進(jìn)行存儲(chǔ)資料，導(dǎo)致在實(shí)際工作的人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和歸集中，只能依靠眾多重復(fù)性的體力運(yùn)動(dòng)，需要進(jìn)行連續(xù)機(jī)械式的歸集，在整理檔案中要花費(fèi)大量時(shí)間，還會(huì)浪費(fèi)眾多物力和財(cái)力[1]。因其紙質(zhì)資料在存儲(chǔ)上需要大量的空間，而且在整理上面對(duì)的數(shù)量是龐大的，在實(shí)際效率上難以提升。而且，紙質(zhì)資料在保管中需要特點(diǎn)的環(huán)境，必須在干燥環(huán)境中，還要注意防火或防水等，直接受到環(huán)境的影響[2]。要避免類似的情況出現(xiàn)，管理者只能采取更多的人為措施進(jìn)行預(yù)防，還需要經(jīng)常性的對(duì)相關(guān)紙質(zhì)資料進(jìn)行維護(hù)等，在這期間有需要經(jīng)過(guò)很多工作日才能完成，造成人力的二次浪費(fèi)。在后期資料共享中，僅僅通過(guò)分類后的目錄來(lái)尋找相關(guān)的資料，在查閱過(guò)程中速度極慢，阻礙實(shí)際的工作進(jìn)展，在備份中也難以維系，不能經(jīng)常性地進(jìn)行有效備份[3]。但是，一旦大規(guī)模采用信息化檔案管理手段，充分利用好計(jì)算機(jī)，將原有的檔案管理方式全部都用計(jì)算機(jī)經(jīng)常呈現(xiàn)，極大程度上避免了眾多物力和人力的重復(fù)使用，讓歸集和整理工作變得更加輕松，讓后期保管和借閱工作效率極大提升，便于各項(xiàng)檔案資料的備用，也讓檔案管理不受環(huán)境的制約。因此，信息化檔案管理是現(xiàn)有條件下最優(yōu)方式，也是促進(jìn)檔案工作持續(xù)進(jìn)步的有效措施。

二、信息化檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理標(biāo)準(zhǔn)多樣化，未形成有效統(tǒng)一

檔案管理的主要目的是為后期服務(wù)的，方便之后查閱和分析資料的。但是，現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)和制度上進(jìn)行細(xì)分，可以輕易看到各企業(yè)以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案分類相同的標(biāo)準(zhǔn)是不一致的，在從同行業(yè)看也是多樣化管理，未能形成完整統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，導(dǎo)致相較于傳統(tǒng)方式更加缺乏安全性和真實(shí)性。信息化檔案更易被人類所獲取，在借閱和查找上都相對(duì)于容易，但是缺乏有效管理制度，不能確保每一項(xiàng)資料的保管最終是保密的。因此，在一些涉及機(jī)密檔案的管理部門，在資料傳輸上還采用紙質(zhì)進(jìn)行，造成這種現(xiàn)象的主要?jiǎng)右蚴菣n案制度不明確，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在來(lái)分析現(xiàn)有信息化檔案建設(shè)中，實(shí)際的檔案管理者缺乏對(duì)信息化的真實(shí)認(rèn)識(shí)，將淺薄的理念直接進(jìn)行應(yīng)用，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有檔案管理起到促進(jìn)作用，甚至一阻礙檔案管理工作。而且，在落實(shí)信息化建設(shè)布局中，很多單位沒(méi)有根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)和需要進(jìn)行合理構(gòu)建，以至于現(xiàn)有的信息化模式相對(duì)于落后，基本無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)需求。因其缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在不同地區(qū)之間進(jìn)行傳遞中也是不容易的，相互之間包容性極低，無(wú)法確?，F(xiàn)有資料的有效轉(zhuǎn)移以及使用。

（二）共享管理缺乏有效控制

實(shí)現(xiàn)信息化管理之后的檔案，一般呈現(xiàn)為電子化和數(shù)據(jù)化的資料，管理人員需要運(yùn)用特點(diǎn)的安全軟件和共享系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行借閱管理和防盜管理。但是，一般情況下，管理者都是運(yùn)用登錄和驗(yàn)證信息進(jìn)行實(shí)際操作，這種看似便捷化的方式只適用于大眾類型的檔案管理，卻不能運(yùn)用于機(jī)密檔案的管理。運(yùn)用這種方法，如果針對(duì)性的是涉密檔案，那對(duì)不法分子來(lái)說(shuō)就是極大的便利。通過(guò)對(duì)其管理者的電能或者手機(jī)進(jìn)行入侵，來(lái)獲取密碼以及驗(yàn)證信息，并且會(huì)通過(guò)這樣的方式來(lái)將重要檔案進(jìn)行泄露，有的甚至?xí)鷣y修改檔案庫(kù)的資料，從而迫使這些資料失去真實(shí)價(jià)值性，嚴(yán)重會(huì)導(dǎo)致資料庫(kù)崩潰無(wú)法修復(fù)，導(dǎo)致這種現(xiàn)象的發(fā)生只是由于沒(méi)有對(duì)共享機(jī)制進(jìn)行有效控制，沒(méi)有做到留痕和訪問(wèn)管理。

（三）沒(méi)有完善的檔案管理法律

管理模式的突變，讓現(xiàn)有檔案管理法律措施不及，如果僅僅運(yùn)用以前的法律難以調(diào)節(jié)二者之間的矛盾。因?yàn)楝F(xiàn)有的法律適用的層次是紙質(zhì)檔案，然而電子化檔案所呈現(xiàn)的方式具有多元化，難以用之前法律來(lái)衡量。沒(méi)有完善的法律對(duì)信息化下的檔案管理做支撐，就不能讓采用信息化管理的單位或者個(gè)人保護(hù)好權(quán)益，從而產(chǎn)生了現(xiàn)實(shí)和法律相違背的事實(shí)，極大制約現(xiàn)有檔案管理發(fā)展。信息化下本來(lái)就要求法律來(lái)做一個(gè)保護(hù)，需要依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化法律，制定出與現(xiàn)有環(huán)境相適應(yīng)的規(guī)范制度，才能確保檔案管理有序進(jìn)行。但是，現(xiàn)實(shí)中是缺乏的，沒(méi)有強(qiáng)大的制約力來(lái)要求檔案管理，沒(méi)有相應(yīng)的法律來(lái)維護(hù)采取新模式的檔案管理受益者，是不能推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的。

三、提升信息化檔案管理工作的辦法

（一）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

要想檔案管理走向信息化并能逐步完善，是需要制度做輔助的。只能通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)現(xiàn)有檔案管理就業(yè)者依據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理工作。要密切關(guān)注現(xiàn)有市場(chǎng)環(huán)境信息化的發(fā)展情況，將適用于信息化的科學(xué)技術(shù)逐步納入檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中，不能在標(biāo)準(zhǔn)建立后就一成不變，要隨著社會(huì)現(xiàn)狀逐步優(yōu)化進(jìn)行創(chuàng)新。先對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一細(xì)分，促進(jìn)全國(guó)各地檔案?jìng)鬏斢薪y(tǒng)一口徑和邏輯關(guān)系，確保檔案資料可流動(dòng)性，并且不能只做制度要求，而忽視監(jiān)管。要持續(xù)增強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管力度和懲處強(qiáng)度，要明確檔案管理各部門的工作職責(zé)，從而有序促進(jìn)檔案管理有序開(kāi)展。

（三）逐步增強(qiáng)檔案管理安全性

在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中，不能忽視安全的重要性。要清楚認(rèn)知當(dāng)今環(huán)境是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展化，要切實(shí)增強(qiáng)檔案的安全可靠性以及保密強(qiáng)度，只能依靠信息化安全防護(hù)工具，要以網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)檔案管理安全性提升。通過(guò)健全檔案共享機(jī)制以及完善檔案管理系統(tǒng)防護(hù)系統(tǒng)，逐步加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的監(jiān)督與考評(píng)。要明確信息化的雙重性，在加大信息化促進(jìn)安全性的一方面，也要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)流通的便捷性和弊端。要持續(xù)落實(shí)好管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并且常態(tài)化進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)，從而便于提升檔案管理工作的安全性。

（四）建立健全檔案管理法律

沒(méi)有法律支撐的檔案管理工作，是失去監(jiān)督力與執(zhí)行力的手段。只有運(yùn)用法律武器才能確保檔案管理的有序進(jìn)行，要逐步從現(xiàn)實(shí)分析中找出信息化檔案管理的新變化，把握住新變化來(lái)促進(jìn)法律的完善，從而為保障檔案管理提供堅(jiān)實(shí)可靠的法律支撐。在法律規(guī)范中應(yīng)該有更嚴(yán)格的要求，要持續(xù)關(guān)注信息化檔案管理的多元化趨勢(shì)，要確保法律在可變范圍內(nèi)有著不斷完善性，從而有效保障檔案管理者和權(quán)益者的利益。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展起著不可替代的作用，既是歷史資料的留存手段，又是未來(lái)持續(xù)創(chuàng)新的變革動(dòng)力。不僅涉及到企業(yè)和國(guó)家，和社會(huì)每一個(gè)人的發(fā)展息息相關(guān)。信息化檔案管理的趨勢(shì)，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是不斷使用社會(huì)新變化的有力舉措。因此，檔案管理工作中要不斷調(diào)整傳統(tǒng)模式不相容的內(nèi)容，要持續(xù)運(yùn)用現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)推動(dòng)行業(yè)的整體變革，要在信息化中認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的多樣性，逐步增強(qiáng)信息化檔案管理安全意識(shí)，也要明確檔案管理的工作職責(zé)，切實(shí)提升檔案管理的人員素質(zhì)。要從現(xiàn)有法律法規(guī)清楚認(rèn)知，逐步制定出適用于信息化檔案工作的法律，為檔案管理做好服務(wù)工作，從而有效促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。