慧智檔案軟件在基層檔案室的開發(fā)與利用分析

黃錦

摘要：基層檔案室的主要作用體現在各機關單位的檔案儲存和管理，作為最基層的單位，接觸到大量的信息。隨著城市的經濟水平不斷發(fā)展，智慧性城市的建設要求也不斷地增加，對于慧智檔案軟件的開發(fā)和應用提供了硬件幫助，在發(fā)展的過程中抓住機會，提高檔案管理工作效率，對于基層檔案室的發(fā)展有著重要的意義。本文作者從自己的實際工作情況出發(fā)，對于慧智檔案軟件的開發(fā)和應用進行了全面的分析，并提出優(yōu)化檔案管理工作的具體措施。

關鍵詞：慧智檔案軟件;基層檔案;建設開發(fā);對策分析;

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，科學水平也得到了提升，在智慧型社會高速發(fā)展的今天，檔案工作面臨著多樣性和復雜性的考驗。這樣的情況就需要基層檔案室通過慧智檔案軟件進行管理，幫助基層檔案室完成自己信息儲存的社會任務，而且智慧型系統的搭建，對于合理高效地進行檔案管理工作有著重要的意義。

一、慧智檔案軟件對于基層檔案室工作的重要性

（一）為檔案管理工作提供便利

慧智檔案管理軟件的開發(fā)和建設依賴社會上的云計算等各種網絡服務平臺技術，形成規(guī)律的模式和系統，在檔案的管理中采用實名制的方式，基層檔案室的工作人員只要掌握正確的檔案軟件使用方式，就能夠高效全面的對于整體檔案進行管理。而且可以規(guī)避一些傳統工作方式的弊端，比如在實際的工作中不用挨個翻看檔案標注的信息，極大的節(jié)約了工作時間。因此全面合理的運用慧智檔案管理軟件對于基層檔案管理工作有著重要的意義，為檔案管理工作提供了便利。

（二）保護檔案信息的安全

在實際的檔案管理工作中容易出現一些紕漏，造成檔案的丟失，當這樣的情況發(fā)生的時候，可以通過慧智檔案管理軟件進行定位追蹤，并且設置相應的加密效果，這樣的話即使在別人手里也沒有關系，無法被打開來看，所以慧智檔案管理軟件的開發(fā)和利用對于基層檔案的信息安全保護能起到重要的作用。

（三）對于檔案管理的發(fā)展有著很大的幫助

檔案管理工作對于機關單位來說是十分重要的工作，檔案內容在實際的工作當中涉及面廣，記錄各種活動內容和其他重要內容，是重要的信息資源和知識資產，一定要給予相應的重視和保護。所以慧智檔案管理軟件的應用對于檔案管理的整體流程都有著重要的作用，尤其是對基層檔案室的持續(xù)發(fā)展提供全面的支持。

二、檔案管理在基層工作中面對的問題

（一）傳統檔案管理方式結構混亂

傳統的檔案管理方式不能科學系統的對于檔案進行管理，通過多元化等清晰的方式對于檔案進行歸類和保存，導致在使用的過程中十分麻煩，不能馬上找到所需的檔案內容，降低了檔案的使用效率，而且對于整理和保存工作也帶來了很大的難度。

（二）沒有形成一個高效嚴格的檔案監(jiān)督系統

由于檔案的數量十分龐大，在工作中不能對其進行很好的監(jiān)管和利用，所以需要一個高效嚴格的檔案保護監(jiān)督平臺，對于檔案的情況能夠實時掌握，使得管理工作計劃的制定有據可依，對于傳統的工作流程進行全面優(yōu)化和改善，避免對于檔案情況掌握不清的情況出現。

（三）檔案的安全不能得到保證

傳統的檔案的管理方式不能保證檔案的安全，檔案存在著損壞甚至于丟失的情況，丟失的檔案很難找回[1]。因為基層檔案館里存放著大量重要的檔案信息，對于這類檔案的安全一定要嚴抓，一旦發(fā)生問題對于相關部門來說是巨大的損失。破損的檔案的修復問題，對于檔案保護來說十分重要，不能因為檔案部分的破損導致整篇的檔案內容無法考證。

三、慧智檔案管理軟件在基層檔案室應用的具體措施

（一）檔案歸類脈絡清晰管理智能

隨著城市建設的不斷優(yōu)化，許多設施都受到智能化的影響，基層檔案室的智能化建設也是大勢所趨，通過慧智檔案軟件的使用，來改善傳統檔案管理的問題。檔案負有記錄信息和保護信息的重要社會使命，作為憑證供需要的人進行參考。而基層檔案室對于有關部門來說是重要的工作幫手，為機關部門提供必要的信息支持，因為基層工作的特性，所以保存的檔案數量多而且內容繁瑣，所以需要慧智檔案軟件的開發(fā)和利用，提高檔案管理工作效率和質量。在設施上通過社會上科技成果的引進，在云計算等自動化技術的基礎上搭建智能檔案管理軟件，提升管理部門對于檔案的處理能力和效率，雖然檔案存在著復雜繁多的現實，但是可以通過智能化的軟件來對檔案進行數字化的分析和整理，分層分批的給檔案進行歸類，讓使用人員和管理人員都能清晰的對檔案脈絡進行了解，極大的提升檔案的管理效率，并且縮減了檔案管理的工作流程，讓工作人員能夠通過簡單的方式更全面的掌握檔案情況。

（二）建立慧智軟件管理和監(jiān)督系統

對于檔案的智慧型管理，就要形成一個合理有效的檔案監(jiān)督系統，通過保護、管理、監(jiān)督三個重要的方面對于檔案進行全面的把控。對于有關單位來說，檔案管理部門也是重要的工作機構，需要最新的科技成果的介入，來提高工作效率和優(yōu)化工作流程。檔案資源在發(fā)展的過程中，必須要堅持嚴密的保存和妥善的安排，和其他重要的資源一樣給予同樣的重視。通過慧智檔案管理軟件實現軟件監(jiān)督系統，對于基層的檔案管理工作有著重要的意義[2]。在線的檔案監(jiān)督系統搭建能夠完善檔案的監(jiān)督模式，給檔案的管理人員提供管理的便利條件，通過軟件就可以對所有的檔案進行監(jiān)督和管理，可以在線上對于檔案的借出和歸檔進行指導，對于檔案的質量進行實時監(jiān)控，在出現問題時可以馬上進行解決，通過慧智軟件的建設和使用形成的監(jiān)督系統，對于基礎檔案的智能化工作有著決定性的作用。

（三）慧智檔案管理軟件提高檔案的安全性

對于檔案管理來說，最重要的就是安全的將檔案保存下來，避免發(fā)生檔案破損和丟失的問題，基層檔案室是保存信息的重要地方，有些檔案十分重要，不僅僅涉及到個人的信息保密，還直接影響到機關單位的發(fā)展，所以保護信息的安全性一定是工作的重中之重?；壑菣n案軟件的開發(fā)和應用就可以為整個基層檔案庫設置密碼，大大增加了檔案的安全性，而且就算是檔案信息遭到了損壞，檔案管理軟件也能通過實際條件進行修復，通過慧智檔案管理軟件的加入，對于檔案安全性的提升有著巨大的幫助，檔案如果發(fā)生丟失的現象可以及時地進行報警，讓有關的工作人員馬上進行處理，將損失降到最小。就算是丟失的檔案無法馬上被找回，還可以依賴加密系統，檔案的內容被加密之后，就算是丟失也不能被別人獲取其中的內容，極大的提升檔案內容的安全性[3]。對于檔案的管理工作而言，通過軟件的監(jiān)督和報警，能夠提高檔案保護工作的效率和質量，在智能化社會的要求下，對于檔案信息安全必須要通過科學技術的引進來實現高水平的保障，檔案是重要的信息資源，檔案的安全無論是對于部門還是對于個人來說都必須給予嚴密的保護，推動基層檔案建設的發(fā)展。

四、結語

隨著社會科技水平的不斷提高，給整個檔案管理工作帶來了革新的機會。智慧性社會的建設，對辦公自動化程度要求也越來越高，而檔案管理從工作的各個方面都要結合社會的實際情況，通過對于日常工作的不斷地思考和總結，在基層的崗位上不斷提升自己的工作能力，為檔案室的發(fā)展做出自己的貢獻。檔案是重要的信息載體，要做好檔案的收集和保存工作，完成其社會任務，對于基層檔案室的高速發(fā)展有著重要意義。

參考文獻：

[1]韓巾惠. 淺析基層檔案室電子檔案管理和應用[J]. 檔案與建設， 2013（S1）：21-21.

[2]顧凌冰. 淺談慧智檔案軟件在基層檔案室的開發(fā)與利用[J]. 中國科技縱橫， 2015， 000（001）：58-59.

[3]張素霞. 智慧型檔案軟件在基層檔案室的開發(fā)與利用探討[J]. 魅力中國， 2017， 000（008）：254-254.