大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)初探

摘要：進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作不僅迎來了發(fā)展的機(jī)遇，也面臨著更大的挑戰(zhàn)。這就需要醫(yī)院正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理信息化工作的重要意義，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，采取行之有效的途徑和對(duì)策，全面推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，切實(shí)提高檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院整體發(fā)展中的戰(zhàn)略性位置，使檔案管理逐步向標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化方向邁進(jìn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施、健全制度體系、加強(qiáng)安全管理、配備專業(yè)人才、提升檔案管理工作能力，促使醫(yī)院檔案管理工作走向更高層次，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院健康、穩(wěn)定和長(zhǎng)效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案管理;信息化建設(shè)

一、弊端分析

（一）處于過渡階段，配套制度有待完善

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理已經(jīng)從過去的紙質(zhì)檔案管理模式逐步過渡到電子檔案管理模式，但檔案的歸檔、立卷、保管等方面的細(xì)節(jié)性工作卻極易出現(xiàn)漏洞或者一些人為的失誤，導(dǎo)致檔案資料被盜、丟失、損毀現(xiàn)象頻頻發(fā)生。此外，醫(yī)院只是照搬國(guó)家檔案管理的相關(guān)制度和要求，沒有制定完善的針對(duì)數(shù)據(jù)化時(shí)代的檔案信息化管理制度，導(dǎo)致信息內(nèi)容更新不及時(shí)，與實(shí)際工作脫節(jié)。再者，醫(yī)院的檔案管理受制于分散的體制制約，缺乏信息化建設(shè)的統(tǒng)一整合和統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致作為推進(jìn)檔案信息化重要基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化工作也相對(duì)落后。

（二）檔案人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化管理工作，需要有與之相適應(yīng)的具備一定管理知識(shí)和技術(shù)手段的專業(yè)性人才。但從醫(yī)院現(xiàn)狀來看，現(xiàn)職檔案人員知識(shí)老化問題普遍突出，檔案崗位知識(shí)培訓(xùn)涉及檔案信息化內(nèi)容大多也僅觸及皮毛。缺乏人才、缺乏知識(shí)，檔案部門難以涉足信息化領(lǐng)域。缺少計(jì)算機(jī)和信息化方面的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，也使得管理人員面對(duì)外包專業(yè)公司時(shí)難以掌握話語權(quán)，導(dǎo)致相關(guān)工作檔案部門參與程度不夠。檔案管理人員的知識(shí)更新、能力升級(jí)、管理轉(zhuǎn)型已是當(dāng)務(wù)之急，也是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的必由之路。

（三）信息容易泄露，系統(tǒng)安全存在隱患

大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)安全成為檔案管理工作亟須面對(duì)和解決的問題。如網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、木馬程序的植入等，極易造成檔案被盜，甚至使檔案數(shù)據(jù)庫癱瘓。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫需要接入外網(wǎng)與醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，形成一個(gè)資源共享平臺(tái)，如果檔案數(shù)據(jù)庫存在安全漏洞，網(wǎng)絡(luò)病毒便可通過網(wǎng)址鏈接、郵件接收、軟件下載等方式入侵檔案信息管理系統(tǒng)，醫(yī)院的檔案資料安全性就無法得到保障。而且在檔案信息資源的管理過程中，對(duì)患者的醫(yī)療數(shù)據(jù)可以實(shí)施訪問，如果這些數(shù)據(jù)沒有經(jīng)過安全性處理，被泄露出去也會(huì)給患者帶來很大傷害。

二、信息化建設(shè)策略

（一）建章立制，完善體系

根據(jù)國(guó)家醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)要求，在醫(yī)院原有的檔案管理辦法的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案信息化管理工作的具體要求，健全具有針對(duì)性和可行性的醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中“有法可依、有章可循、有規(guī)可守”。如醫(yī)院在《檔案借閱管理制度》中，除明確借閱權(quán)限、借閱流程外，還增加了線上借閱的審批流程，并要求工作人員在檔案被借閱后或者歸還時(shí)及時(shí)標(biāo)識(shí)借閱狀態(tài)。正確使用借閱操作界面，既能提高醫(yī)院檔案管理工作效率，也為檔案需求者提供諸多便捷服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，著重對(duì)管理人員職責(zé)進(jìn)行明確，并建立監(jiān)督考核機(jī)制;重視構(gòu)建電子化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)機(jī)制，確保規(guī)范操作，不斷進(jìn)行問題匯總與解決，以實(shí)現(xiàn)對(duì)管理運(yùn)轉(zhuǎn)過程的不斷優(yōu)化。從加強(qiáng)內(nèi)部與外部監(jiān)督出發(fā)，形成醫(yī)院檔案管理信息化工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)格局。

（二）整合資源，高效利用

在大數(shù)據(jù)背景下，完善信息化建設(shè)的相關(guān)投入，保證軟硬件條件的改善是醫(yī)院推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的前提和保證。醫(yī)院電子檔案是一種高度集成化的檔案信息資源，深化開展檔案信息收集、歸檔等工作，開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)終端構(gòu)建技術(shù)、網(wǎng)上檔案信息研發(fā)與監(jiān)管技術(shù)。不斷借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和二次利用，從而最大限度發(fā)揮出檔案信息資源的作用。醫(yī)院檔案部門要不斷推進(jìn)精細(xì)化管理，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度挖掘、多層次分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的有效整合。從醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，檔案管理人員應(yīng)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)龐雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析篩選功能，將檔案信息進(jìn)行合理分類，規(guī)范立卷，并標(biāo)識(shí)好每一個(gè)檔案類別的目錄信息，便于數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確識(shí)別信息內(nèi)容，防止在查詢檔案資料時(shí)出現(xiàn)資源重復(fù)的現(xiàn)象，從而達(dá)到對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的綜合高效應(yīng)用。

（三）系統(tǒng)培訓(xùn)，招募人才

大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用最終會(huì)落實(shí)到檔案工作人員身上。因此，醫(yī)院要通過輪訓(xùn)、脫產(chǎn)訓(xùn)練、實(shí)踐教學(xué)等方式，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案學(xué)、人力資源、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息化管理知識(shí)的培訓(xùn)。醫(yī)院須定期通過筆試、口答、網(wǎng)測(cè)、民意調(diào)查等方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與綜合素質(zhì)考核。要不斷提高檔案管理人員對(duì)新型檔案管理模式的認(rèn)知，從而提高其危機(jī)感和緊迫意識(shí)，化被動(dòng)為主動(dòng)，提升自身檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。同時(shí)，從工作實(shí)際出發(fā)調(diào)動(dòng)一切積極因素為醫(yī)院檔案管理工作引進(jìn)更多專業(yè)性的尖端人才。

（四）加強(qiáng)監(jiān)管，提升密級(jí)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，醫(yī)院要加強(qiáng)監(jiān)管力度，對(duì)檔案資料進(jìn)行備份管理，最大限度上減少醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象發(fā)生。為保證醫(yī)院檔案的信息安全，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大檔案信息系統(tǒng)的安全管理力度，使用加密技術(shù)保障醫(yī)院檔案信息安全。通過設(shè)置防火墻以及管理系統(tǒng)的登錄權(quán)限等方法，提升檔案數(shù)據(jù)庫的密級(jí);加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)獨(dú)立性建設(shè)以及外網(wǎng)加密性建設(shè)，提高檔案的安全性，阻止病毒的入侵。尤其在實(shí)際工作中，檔案管理人員使用互聯(lián)網(wǎng)查詢行業(yè)相關(guān)信息資源時(shí)，極易感染DOS病毒、木馬病毒，從而導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)被竊取、刪除或篡改。管理人員應(yīng)當(dāng)提前做好防范措施，結(jié)合檔案資料的查閱權(quán)限，通過指紋認(rèn)證、人臉認(rèn)證、復(fù)雜密碼認(rèn)證等方式設(shè)置各級(jí)醫(yī)護(hù)人員及相關(guān)部門的登錄權(quán)限，這樣能夠有效防止人為操作給系統(tǒng)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語

綜上述，隨著醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量成倍增加，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的難度不斷加大。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為醫(yī)院檔案信息化管理工作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，檔案管理人員可以在原有檔案信息管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)信息量大、資源利用率高、數(shù)據(jù)處理速度快的信息數(shù)據(jù)庫，以推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

姜巖巖，河南省商丘市永城市人民醫(yī)院。

作者單位：河南省商丘市永城市人民醫(yī)院