事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策探討

韓煒

摘要：隨著事業(yè)單位管理工作的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作成為單位管理中十分重要的一部分。人事檔案匯編了事業(yè)單位工作人員人事信息，所以只有做好人事檔案信息管理才能推進國家治理能力和事業(yè)單位管理的現(xiàn)代化發(fā)展。本文主要對人事檔案管理工作中存在的問題和新時期人事檔案管理工作的對策進行了分析，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;問題;對策

在事業(yè)單位的各項管理工作中，人事檔案管理是非常重要的組成部分。人事檔案是單位人才信息的主要載體，它是對事業(yè)單位職工的個人履歷、工作經(jīng)歷、業(yè)務培訓、職務晉升、工資變動、工作表現(xiàn)、獎懲情況及所經(jīng)歷的重大事件等的真實記錄，同時也是干部選拔任用、職工選賢舉能的主要參考依據(jù)。為了更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，本文對檔案管理中常見的問題進行總結研究，并提出切實可行、行之有效的解決對策，以便使人事檔案管理能夠朝著制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，做到與時俱進，適應國家各項事業(yè)飛速發(fā)展形勢的需要。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理水平落后。

由于相關負責人對檔案管理的不重視，對工作人員缺乏系統(tǒng)的培訓，管理力量薄弱，管理手段落后造成工作人員的檔案管理水平較低，工作缺少時間觀念，很多檔案沒有及時進行分類與歸檔，工作人員態(tài)度不夠嚴謹，敷衍了事，再加上其他部門配合度低，給檔案管理工作增加了難度，同時造成檔案資料缺失，查找資料困難的現(xiàn)狀。并且大部分檔案人員身兼數(shù)職，導致對檔案整理精力不足，也給檔案管理帶來不良影響。

（二）人事檔案現(xiàn)代化水平低。

隨著現(xiàn)代化信息的快速發(fā)展，科技信息手段在檔案管理工作中得到了廣泛運用，但是，實體管理仍然是部分單位人事檔案管理工作的重心，還存在著大量紙質(zhì)檔案的管理工作，工作人員對檔案電子信息化建設沒有得到重視導致信息化水平低，造成工作效率不高，對人事檔案的利用帶來負面影響。同時，檔案管理硬件設施的缺乏也給工作帶來了諸多不便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多缺點，比如不易保存、極易丟失等。人事資料的記錄、復印、掃描有難度，各種資料不能常年有效保存。

（三）人事檔案管理人員操作水平低。

近年來，許多單位引進了數(shù)字化信息辦公系統(tǒng)，但是工作人員缺乏信息技術操作能力，不會運用現(xiàn)代化信息手段整理資料，硬件設施沒有得到有效利用，致使檔案管理工作困難重重。新的入職人員未經(jīng)專業(yè)培訓就上崗，操作業(yè)務不夠熟練;老員工缺乏管理能力，導致檔案管理工作整體質(zhì)量低下。

二、當前人事檔案管理問題的解決對策

（一）豐富與完善人事檔案內(nèi)容，全方位、準確且真實地體現(xiàn)干部人事人才管理情況。

從單位角度來講，在服務與管理工作人員的過程中，人事檔案發(fā)揮著相當重要的作用，將其作為重要依據(jù)和參照，并且在人力資源方面，一系列個人材料具有最大價值，需要確保其多樣化。在人事檔案中，不僅需要包括各項基本資料，比如年度考核、崗位變動、職稱評定與培訓等等，還需要將個性化材料加入其中，確保這部分材料可以體現(xiàn)個人專業(yè)能力以及整體素質(zhì)等，進一步豐富與完善人事檔案，使其特色更加鮮明。從人事檔案的角度來講，必須確保其真實性，這是最為關鍵的，此項特征是其靈魂，如果喪失真實性，那么人事檔案的意義也就不復存在。應該保證人事檔案中的每一項內(nèi)容與個人實際情況相符，對于人事檔案管理人員而言，一定要在第一時間獲取一系列檔案材料，認真、詳細梳理與整合，保證取之有據(jù)。部分材料違背了歸檔要求，針對這些材料，必須在第一時間處理好，如果材料沒有辦理好每一道手續(xù)，可以將其退回到材料來源部門，也可以由個人補辦。除此之外，從法律法規(guī)角度來講，應該加大制度建設強度，按照相關順序組建人事檔案工作流程，并確保其公正性與公開性。針對檔案資料，以其收集、歸檔等每一環(huán)節(jié)為出發(fā)點，合理制定操作流程，確保其規(guī)范性，并嚴格落實，從而為其真實性以及完整性提供重要保障。

（二）積極轉(zhuǎn)變觀念，以人事檔案管理人員為對象，提高他們的信息化工作技能。

人事檔案管理人員存在一定問題，他們的思想理念較為落后，目前亟須轉(zhuǎn)變，改善與優(yōu)化管理模式，摒棄傳統(tǒng)的手工操作模式，加大對現(xiàn)代管理模式的應用。盡可能在最短時間中從以往傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理模式，針對管理職能部門而言，需要 以檔案管理人員為對象，嚴格遵守相關流程，加強信息化技能培訓，主要是信息化建設知識等。此外，單位還需要創(chuàng)造更多培訓以及考察的機會，更好地服務于人事檔案管理者，使其在第一時間明確檔案發(fā)展方向等，從整體上提升他們的專業(yè)技能，強化其思想認知。

（三）集中統(tǒng)一管理人事檔案，不斷提高檔案服務效率。

從人事檔案社會化管理模式的角度來講，應該以人事檔案為對象，針對其以單位性質(zhì)以及人員身份為依據(jù)開展管理工作的狀況，將其打破，就多頭管理人事檔案的狀況，加大改革力度，充分發(fā)揮專門機構的作用，由其統(tǒng)一管理人事檔案，將集中管理以及分級管理的原則落實到位，從整體上開發(fā)人事檔案，并在全社會范圍內(nèi)實現(xiàn)共享的目的，在制度方面創(chuàng)設良好環(huán)境，使其更加寬松與人性，進而為人才流動以及成長提供更好的服務，在聘用人才以及選拔干部等過程中，促使人事檔案的作用得到充分發(fā)揮，將其作為重要依據(jù)及參照。開展人事檔案管理工作時，應該清楚了解與掌握檔案職能部門所需承擔的責任，制定完善的配套措施。與此同時，促使管理人員所扮演的角色發(fā)生轉(zhuǎn)變，成為服務人員，弱化自身被動性，在服務過程中充分發(fā)揮檔案的社會價值，進一步提高服務效率。此外，隨著時代的高速發(fā)展，信息技術越來越先進，應加大對其應用強度，構建與完善人事檔案管理系統(tǒng)，確保其便捷性以及公開性，在更大程度上提高服務效率。

（四）政府應加大投資，只有這樣才可以有效處理棄檔、死檔的問題。

為防止棄檔與死檔問題出現(xiàn)，政府需要提高自身認知，以人事檔案為對象，明確其所有權，以維護國家利益為起點，使人事檔案管理費成為財政支出預算的一部分，針對檔案代理者，讓他們享受無償服務。另外，向發(fā)達城市借鑒，充分應用先進的人才流動管理模式，構建完善的流動人員檔案信息庫，將社會化管理工作落到實處，從整體上開發(fā)檔案。

三、總結

綜上所述，在我國事業(yè)單位不斷發(fā)展中，人事檔案管理發(fā)揮越來越重要的作用。所以，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要不斷提高檔案管理網(wǎng)絡化應用水平，建立信息化的人事檔案管理方式，從而更好地提升工作效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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