水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程的檔案管理工作

尹健婷

摘要：結(jié)合除險(xiǎn)加固工程檔案管理工作，從建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理意義及作用出發(fā)，通過(guò)建立健全資料管理機(jī)構(gòu)及制度和規(guī)范資料移交歸檔程序等方面來(lái)加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作，希望推動(dòng)檔案事業(yè)又快又好的發(fā)展

關(guān)鍵詞：工程;檔案管理;有效措施

一、工程檔案的作用

（一）工程檔案在建設(shè)維護(hù)過(guò)程中具有增值作用

工程建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案資料能夠真實(shí)的反應(yīng)工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的各種情況，對(duì)水利工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要，是工程建設(shè)的有力保障，它對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用。

水利工程檔案整理過(guò)程中，考察學(xué)習(xí)了相關(guān)檔案整理歸檔方法，檔案室的布置，卷柜的材質(zhì)擺放等，對(duì)于涉及工程建設(shè)檔案內(nèi)容，在將來(lái)再建工程中，積極開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)與利用工作，通過(guò)檔案的利用使其發(fā)生增值，為今后的改擴(kuò)建工程或維修工程項(xiàng)目上可以節(jié)約一定的成本。

（二）工程檔案在建設(shè)維護(hù)過(guò)程中具有指導(dǎo)作用

通過(guò)對(duì)過(guò)去工程檔案的查閱，可以有效減少工作量，確保工程按時(shí)完成，并節(jié)約資金。比如盤(pán)錦市雙臺(tái)子河閘除險(xiǎn)加固工程深孔閘閘門(mén)防腐、船閘維修加固，均查看了老閘區(qū)圖紙，根據(jù)原有圖紙優(yōu)化施工方案設(shè)計(jì)。我們還到盤(pán)錦市河務(wù)管理處查閱糧家站承擔(dān)的排水面積、排水水位等資料，為確定新建排灌站提供了可靠的設(shè)計(jì)依據(jù)。

二、工程檔案的意義

（一）工程檔案在建設(shè)工程中直接形成的資料，對(duì)此后的工程項(xiàng)目新建、改建、維護(hù)都有十分重要的參考意義。

工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種文字、圖表、聲像等形式的檔案資料，它能反應(yīng)整個(gè)工程檔案形成的過(guò)程和真實(shí)面貌，是工程建設(shè)的參考依據(jù)，是科研的可靠資料，是工程管理、運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作決策、設(shè)計(jì)的重要依據(jù)，對(duì)工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要，對(duì)其他工程項(xiàng)目新建、改建、維護(hù)也起著借鑒與參考的作用。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。

（二）工程檔案作為信息資源，是一種無(wú)形的資產(chǎn)，其價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的知識(shí)。

工程檔案資料伴隨著建設(shè)工程的開(kāi)展形成的，不僅記錄了工作活動(dòng)的歷史過(guò)程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，其中包括施工過(guò)程及經(jīng)驗(yàn)，出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方法，是在建工程重要的知識(shí)資源。比如盤(pán)錦市雙臺(tái)子河閘除險(xiǎn)加固工程中所用建筑材料鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測(cè)合格才能使用，這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)，在工程實(shí)施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄，出現(xiàn)問(wèn)題變更說(shuō)明等。

三、促進(jìn)建設(shè)工程檔案管理的有效措施

為了保證工程檔資料的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，盤(pán)錦市雙臺(tái)子河閘除險(xiǎn)加固工程檔案管理采取措施如下：

（一）組織保障

1各參建單位（建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工）設(shè)立檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及成員

（1）建設(shè)單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)1名，檔案管理員1名，會(huì)計(jì)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)1名，檔案管理員1名;設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員各1名;施工單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)1名，檔案管理員7名。

（2）組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)各參建單位（設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）和建設(shè)單位內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)做好檔案的形成積累和竣工文件的編制，由綜合部（檔案部門(mén)）負(fù)責(zé)整個(gè)工程檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和接收工作，建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。

（3）建設(shè)管理局提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案的機(jī)會(huì)，定期派檔案管理人員去省檔案局學(xué)習(xí)，對(duì)已完工、并取得獎(jiǎng)項(xiàng)的國(guó)家重點(diǎn)工程，我們都會(huì)實(shí)地參觀考察，為檔案管理提高吸收、補(bǔ)充新知識(shí)的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的缺陷。完善建設(shè)管網(wǎng)工程竣工檔案的驗(yàn)收移交手續(xù)，保證建設(shè)管網(wǎng)工程竣工資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

2明確各成員職責(zé)：實(shí)行參建單位項(xiàng)目法人責(zé)任制;分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制;檔案管理員崗位責(zé)任制;兼職檔案員責(zé)任制。檔案人員和工程技術(shù)人員密切配合，使檔案的形成、積累、收集、編制、整理、歸檔、移交等工作處于嚴(yán)密的組織控制狀態(tài)。檔案人員要愛(ài)崗敬業(yè)加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，努力提高檔案業(yè)務(wù)水平，自覺(jué)接受檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)與監(jiān)督。

（二）制度保障

1集中統(tǒng)一管理原則

（1）納入合同管理，在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確有關(guān)方面提交項(xiàng)目檔案的套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交時(shí)間，以及對(duì)應(yīng)提交檔案的整理歸檔的責(zé)任。（2）健全工程檔案的形成、積累、整理、歸檔制度，堅(jiān)持“三參加”“三同時(shí)”管理，即：參加工程進(jìn)度例會(huì)等會(huì)議，參加單項(xiàng)或階段竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開(kāi)箱，并形成記錄;下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)同時(shí)下達(dá)歸檔要求，檢查工程進(jìn)度同時(shí)檢查文件形成情況，竣工驗(yàn)收同時(shí)檢查驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，上報(bào)項(xiàng)目評(píng)優(yōu)。

（3）項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)和崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

2明確各參建單位職責(zé)與任務(wù)

嚴(yán)格遵守水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)）的文件要求，明確建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、財(cái)務(wù)部的檔案整理職責(zé)與任務(wù)。

3加強(qiáng)《保密法》教育，提高檔案的保密性

檔案管理人員要嚴(yán)格履行職責(zé)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)、忠于職守，盡心盡責(zé)做好每一件事，嚴(yán)格按照《保密法》的要求進(jìn)行管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱利用制度，一旦涉及到保密內(nèi)容必須依法執(zhí)行，發(fā)生失、泄密事件，及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，并立即追查，視情節(jié)輕重進(jìn)行處理。檔案室要有保密措施，加強(qiáng)檢查，確保安全。

4檔案歸檔要按各級(jí)文件要求歸檔

認(rèn)真貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》，自覺(jué)接受檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)與監(jiān)督。

5確保檔案不壞、不丟、不散、不亂

工程檔案要避免受到其他因素而損壞，一旦發(fā)現(xiàn)損壞立即搶救。不丟就是確保檔案安全性，避免由于工作疏忽等原因?qū)е聶n案丟失，為了防止這類(lèi)事情發(fā)生，我們采取借閱檔案登記表的方式。對(duì)監(jiān)理上報(bào)的文件處理，以前均是手工操作，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，我們采取電子表格方式登記，以方便查找。不亂就是檔案管理工作要做到有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有目可查。對(duì)歷史悠久的檔案進(jìn)行保護(hù)性搶救。蟲(chóng)蛀進(jìn)行滅蟲(chóng)、裱糊等，對(duì)不清楚的進(jìn)行復(fù)制，對(duì)圓珠筆書(shū)寫(xiě)的、復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙等也要進(jìn)行復(fù)印，與原件同時(shí)保存。

四、結(jié)語(yǔ)

要想做好檔案管理工作，各個(gè)參建單位就要充分認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將其作為自己的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，定期檢查和監(jiān)督，同時(shí)加大對(duì)檔案管理人力和資源的投入，采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段提高檔案管理的效率，形成建設(shè)工程檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，確保形成有價(jià)值的檔案資料。

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