事業(yè)單位檔案管理的電子化與現(xiàn)代化探討

彭惠平

摘要：事業(yè)單位是我國的一類職能單位，具有社會服務(wù)性和公益性特點(diǎn)。作為重要的社會服務(wù)組織，事業(yè)單位承擔(dān)的工作項(xiàng)目很多，涵蓋教育、科技、文化等。而檔案資料是對各項(xiàng)活動的記錄，是開展工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，因此要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子化;現(xiàn)代化;探討

一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化與現(xiàn)代化意義

信息時代的出現(xiàn)，給很多方面的工作帶來巨大的變化。對于檔案管理來說，出現(xiàn)的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據(jù)此，事業(yè)單位作為檔案資料十分豐富復(fù)雜的單位，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化與現(xiàn)代化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動檔案資料的利用和開發(fā)。在新的時代背景下，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案資料的形成、存儲和管理，都需要借助互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。對事業(yè)單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實(shí)現(xiàn)電子化與現(xiàn)代化發(fā)展才能適應(yīng)這種要求，滿足新時期的要求。利用信息技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。

二、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化與現(xiàn)代化措施

（一）實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化保存

這是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化與現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。因?yàn)檫^去事業(yè)單位以紙質(zhì)的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準(zhǔn)備專門的適宜的保存場所。因此要普及電子化與現(xiàn)代化管理，首先需要實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的無紙化保存。事業(yè)單位需要利用新的電子載體，將過去的紙質(zhì)檔案資料以及新出現(xiàn)的檔案資料，以數(shù)字化保存。事業(yè)單位將所有的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便進(jìn)行查閱和共享，提高了工作效率。

（二）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位進(jìn)行檔案電子化與現(xiàn)代化管理，還要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持，需要有較高的建設(shè)水平，提供設(shè)備支撐。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，控制好儲存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風(fēng)的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺，配備數(shù)據(jù)庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨(dú)立性。引進(jìn)專業(yè)軟件和設(shè)施，進(jìn)行檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進(jìn)軟件落實(shí)檔案資料的動態(tài)更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的錄入、分類、目錄建設(shè)、整理，建立科學(xué)的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強(qiáng)對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價(jià)值，擴(kuò)大利用范圍，挖掘潛在的價(jià)值，充分進(jìn)行利用。

（三）優(yōu)化信息服務(wù)功能

事業(yè)單位落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)，需要與多個部門和單位溝通合作，所以事業(yè)單位要積極與這些部門和單位溝通，建立相連的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理，尤其是事業(yè)單位內(nèi)部，需要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，為每個部門開辟單獨(dú)的檔案模塊，并設(shè)置交互式交流模塊，推動單位內(nèi)部檔案信息的溝通和傳輸;同時設(shè)置對外接入的端口，積極與其他業(yè)務(wù)單位相連，獲取全面的信息，比如對某位黨員干部的個人信息，需要與人社局的學(xué)籍檔案信息等相結(jié)合，統(tǒng)一全面的信息，提供個性化服務(wù)。積極借助微博、微信等新媒體技術(shù)，對黨員干部所有工作和活動的情況進(jìn)行實(shí)時交流和資料收集，進(jìn)行實(shí)時跟蹤，保證檔案資料的實(shí)時更新，避免資料丟失和損毀。

（四）完善管理制度建設(shè)

事業(yè)單位要聯(lián)系檔案工作實(shí)際，建立獨(dú)立的管理部門，負(fù)責(zé)對單位的所有業(yè)務(wù)信息監(jiān)督、歸檔和管理;借助信息技術(shù)打造一體化的檔案管理系統(tǒng)，收集全面的檔案數(shù)據(jù)資料;將檔案資料的記錄和歸檔列為績效考核的一部分，嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學(xué)的獎懲機(jī)制，提高工作人員的積極性。單位還需要對檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的分析和判斷，以及強(qiáng)化對業(yè)務(wù)工作的分析，提升檔案管理的效率。同時加強(qiáng)與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規(guī)范性和全面性。事業(yè)單位還需要對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的分析和判斷，以及強(qiáng)化對業(yè)務(wù)工作的分析，提升檔案管理的效率。同時明確檔案信息管理的責(zé)任劃分，將責(zé)任落實(shí)到具體的工作人員，方便進(jìn)行績效考核和出現(xiàn)問題時追責(zé)。同時，因?yàn)闄n案內(nèi)容繁多，容易出錯，而內(nèi)容的意義重大，所以要有專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案信息的收集和整理，并進(jìn)行編目和分類，同時加強(qiáng)與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規(guī)范性和全面性。對于檔案的管理，建立與之匹配的考核機(jī)制，定期評估管理成效，對出現(xiàn)問題的管理人員和部門進(jìn)行懲罰。尤其是在部門進(jìn)行檔案檢查時，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)問題，需要先與檔案管理人員進(jìn)行合計(jì)，查看是否是檔案信息記錄時出錯，以避免出現(xiàn)錯誤操作。

（五）提升檔案管理人員的專業(yè)水平

針對事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)際，為了實(shí)現(xiàn)電子化與現(xiàn)代化管理要求，要定期安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用水平。對此，事業(yè)單位需要安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，避免出現(xiàn)兼職;重視提升管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理理論知識和技能的培訓(xùn)，重點(diǎn)在于利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力的提升;定期組織開展檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，強(qiáng)化思想素養(yǎng)的提升，指導(dǎo)管理人員建立科學(xué)的職業(yè)道德品質(zhì)，提升對工作的責(zé)任意識，強(qiáng)化對相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)識;強(qiáng)化對專業(yè)軟件的操作，進(jìn)行訓(xùn)練和提升，提高信息水平;定期組織開展討論會議，針對檔案工作進(jìn)行分析和評估，挖掘存在的問題，思考電子化管理的途徑;針對這項(xiàng)工作建立科學(xué)的指標(biāo)，將之列入到績效考核中去，配合先進(jìn)的獎懲機(jī)制，提升工作人員的積極性;另外鼓勵對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提出自己的意見和看法;強(qiáng)化檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標(biāo)之一。

（六）整合信息化檔案資源

事業(yè)單位需要加強(qiáng)對檔案信息的收集和整理，進(jìn)行科學(xué)的編目和分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和應(yīng)用。單位要對檔案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，盡量整合資源，提供先進(jìn)的條件進(jìn)行資源的挖掘和分析，發(fā)揮其潛在的價(jià)值。同時進(jìn)行集中管理，也可以避免檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤和漏洞，保證資料的全面性，提升檔案管理效率。因?yàn)閱挝惶峁┑姆?wù)涉及到的對象比較廣泛，來自于天南海北各個地區(qū)，有的還是其他單位聯(lián)合服務(wù)的，所以有時需要從這些地區(qū)和其他單位調(diào)動資料。所以整合檔案資源，一方面將分散在各個地區(qū)和其他單位的資源集中到一起，完善檔案部門落實(shí)基本功能的基礎(chǔ)條件，另一方面按照能夠最大限度地根據(jù)社會對于服務(wù)的要求，進(jìn)行檔案資源的優(yōu)化配備和整理加工。只有通過檔案資源整合，才能把檔案工作真正作為向單位提供利用價(jià)值和信息服務(wù)的工作。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化與現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢已成為時代發(fā)展下對事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。在新的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化與現(xiàn)代化管理。但是在這個過程中，需要保證適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制下的要求，能夠更好的推動事業(yè)單位的發(fā)展。

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