淺談新時期如何做好公安檔案管理工作

黃涵

摘要：公安工作歷史是靠檔案記錄的，檔案材料公安工作就失去了發(fā)展基礎(chǔ)，難向著更廣闊空間發(fā)展。目前，因?yàn)楣矙n案管理人員管理意識薄弱，缺乏崗位職責(zé)和專業(yè)技能水平，對公安檔案安全、規(guī)范管理埋下了隱患。因此，新時期公安檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展不僅要提高公安檔案管理人員的綜合素質(zhì)，還要加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)，構(gòu)建完善檔案管理設(shè)備，完善檔案管理，推動公安檔案管理健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公安檔案;檔案管理;管理觀念;觀念創(chuàng)新

引言：信息時代，公安工作在不斷深入和發(fā)展，各項(xiàng)工作都提出了更高、更嚴(yán)的要求，公安檔案管理工作也面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)公安檔案管理工作存在很多弊端，在新形勢下得到一定程度的強(qiáng)化和改進(jìn)，公安檔案管理工作向著制度化、規(guī)范化、信息網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

一、公安檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

隨著時代的發(fā)展，原始檔案材料的重視程度不斷提升，但是公安檔案管理意識還有待提高，需要不斷加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)。首先，公安機(jī)關(guān)事務(wù)性工作任務(wù)繁重，因?yàn)樯婕绊?xiàng)目多，客觀上因?yàn)闀r間有限在檔案管理領(lǐng)域缺少了解和掌握，造成檔案管理意識薄弱，片面地認(rèn)為檔案就是一堆廢紙，只要不丟失，分類放置就可以。其次，原始紙質(zhì)檔案的不規(guī)范管理是造成原始材料嚴(yán)重?fù)p害的主要原因，其損失不可估量。在檔案管理工作中沒有意識到檔案環(huán)境對檔案的破壞，以及檔案存檔環(huán)境的安全問題，常常因?yàn)槭韬鲈斐蓹n案遭受破壞。最后，雖然近年來，檔案管理不斷升級并計(jì)入考核，但是工作人員僅是被動迎接考核，并沒有從本質(zhì)上重視檔案管理工作。思想覺悟差，普遍存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想，基礎(chǔ)工作做完，沒有仔細(xì)整理校對，很容造成材料保管不善、遺失或漏缺的情況。

（二）工作職責(zé)落實(shí)不到位

公安工作具有特殊性，主要表現(xiàn)為繁雜性、臨時性、突擊性的工作較多，首先，基層單位民警不可能長時間從事檔案管理工作，并且公安的檔案管理崗位變化比較大，經(jīng)常出現(xiàn)警力借調(diào)等問題，不利于檔案管理崗的管理，也不利于檔案管理工作，檔案的管理往往只是應(yīng)對上級的突擊檢查，無法真正做到規(guī)范性和專業(yè)性。其次，公安檔案工作人員沒有進(jìn)行定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，造成檔案管理的人員缺少專業(yè)化技能，檔案整理過程中容易出現(xiàn)書寫不規(guī)范現(xiàn)象，也不能做到按要求分類存放檔案。綜上所述，檔案崗的變動和檔案人員專業(yè)技能的薄弱造成無法明確公安檔案管理責(zé)任，進(jìn)而造成檔案管理工作職責(zé)無法落實(shí)到位。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)低

首先，公安崗位的特殊性，造成公安檔案管理工作人員無法長時間堅(jiān)守崗位，檔案工作總出現(xiàn)一些交接問題，不利于統(tǒng)一組織培訓(xùn)，材料整理時容易造成資料不全，或者缺少項(xiàng)目，以及檔案數(shù)目不一致等問題，直接影響檔案管理的工作質(zhì)量，檔案指導(dǎo)、監(jiān)督工作難以發(fā)揮效用，工作人員業(yè)務(wù)能力不能得到有效提高。其次，缺乏定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，公安檔案管理人員難以跟上社會的發(fā)展，造成專業(yè)技能落后，也不能及時引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理，直接影響公安檔案管理水平。惡性循環(huán)，不能培養(yǎng)好的檔案管理意識，公安檔案管理僅僅是應(yīng)對上級的檢查，無法靜心研究檔案專業(yè)知識，提高檔案管理技能。

（四）檔案管理環(huán)境惡劣

首先，現(xiàn)階段公安檔案管理工作受資金影響，存放檔案的庫房大部分沒有安裝空調(diào)，沒有人為保護(hù)檔案在自然環(huán)境的影響下很容易遭受損害。甚至一些條件更差的派出所辦公條室，公安檔案庫房和查閱室混在一起，更不利于檔案的保護(hù)。其次，公安檔案管理的辦公設(shè)備簡陋，很多檔案辦配置的公用的電腦不全，影響工作質(zhì)量和效率，一些檔案柜的數(shù)量不夠，檔案盒也不規(guī)范，導(dǎo)致檔案擺放不整齊，影響檔案的查閱使用。最后，很多公安單位的檔案存放庫房的防盜、防潮和遮陽問題沒有得到的有效解決，存在很大的檔案管理安全隱患。

二、做好公安檔案管理工作的對策

（一）增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識

面對公安檔案存在問題，要想從根本上得到有效改善，首先要加強(qiáng)檔案管理意識，檔案管理工作是一場持久戰(zhàn)爭，可能幾場培訓(xùn)和學(xué)習(xí)無法在檔案管理工作上凸顯成績，因此公安管理階層沒有將更多注意力放在檔案管理工作上造成公安管理工作難以有效開展。所以，有效提高檔案管理工作質(zhì)量，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視非常重要，只要公安部門自從上而下重視檔案管理，加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，并將檔案管理工作作為一項(xiàng)長久的事業(yè)堅(jiān)持下去，才能從很根本上解決現(xiàn)階段的檔案管理問題。將檔案管理意識的培養(yǎng)貫徹在整個公安業(yè)務(wù)工作中，腳踏實(shí)地的解決公安檔案管理中存在的問題，將其納入日程，擺對位置，在物力、人力加大投入，推動公安檔案管理的健康發(fā)展。

（二）明確檔案管理人員的職責(zé)

維護(hù)檔案的安全和完整是檔案管理人員的首要職責(zé)，明確檔案的職責(zé)，有助于培養(yǎng)檔案管理人員的崗位責(zé)任感，從根本上保障檔案的不壞、不丟、不散、不亂。第一不壞，就要求公安檔案管理者完成崗位任務(wù)，做到保護(hù)檔案完整安全，防止各種因素的破壞，同時做到對已被破壞的檔案及時搶救，降低損失。第二不丟，對檔案安全負(fù)責(zé)，杜絕因自己工作失誤或疏忽遺失、丟失檔案，不僅保證檔案材料實(shí)體安全，也要保障檔案信息安全。第三不散，要求檔案規(guī)范管理，既是指檔案分類存放，也是指檔案材料整理遵循統(tǒng)一規(guī)范，整齊有序。第四不亂，既要檔案管理工作依據(jù)崗位職責(zé)有條不紊工作，也是指檔案存放有章可依，檔案排架整齊規(guī)范。公安檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作，真正落實(shí)崗位職責(zé)，持之以恒，才能給最亮眼的檔案管理效果。

（三）不斷提高自身綜合素質(zhì)

新時期的檔案管理工作人員是檔案最直接的管理者，只有提高自身的綜合素質(zhì)，才能真正做到對檔案保管工作負(fù)責(zé)，保障檔案的安全、完整、規(guī)范等。首先，提高政治素質(zhì)，公安檔案管理者要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，真正熱愛檔案和檔案事業(yè)。其次，強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，跟得上時代的發(fā)展，利用最先進(jìn)的技術(shù)管理檔案，保護(hù)檔案的材料、信息安全。然后，加強(qiáng)文化素質(zhì)水平，檔案管理工作人員只有具備高的文化素質(zhì)，及時總結(jié)和分析工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，才能掌握利用工作規(guī)律提升自己的專業(yè)技能，更好服務(wù)檔案管理工作。最后，具有敏銳的工作能力和觀察能力，可以有效的將先進(jìn)管理理念與檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理工作的質(zhì)量，具備獨(dú)立處理問題的能力。

（四）切實(shí)加強(qiáng)公安檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

新形勢下公安檔案管理工作取得突破進(jìn)展，首先，就要結(jié)合時代發(fā)展趨勢，完善檔案管理制度，將檔案管理列入年終目標(biāo)考評，并制定相應(yīng)的獎懲措施，從制度上激勵上加強(qiáng)檔案管理。其次，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)力量，完善公安檔案管理的計(jì)算等先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)貯存、檢索、利用一體化管理，引進(jìn)數(shù)字化管理，對重要紙質(zhì)材料進(jìn)行電子掃描備案，將公安檔案一些信息聯(lián)網(wǎng)共享，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，發(fā)揮公安檔案的特殊服務(wù)功能，打破形式存檔主義，讓檔案為公安事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

結(jié)語：新形勢下，公安檔案管理事業(yè)的發(fā)展，就要從實(shí)際出發(fā)，解決當(dāng)前公安檔案管理出現(xiàn)問題，加強(qiáng)檔案管理意識的宣傳與培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，真正提高公安檔案管理工作質(zhì)量，從而保證公安檔案的安全、完整、規(guī)范，從而保證公安事業(yè)的健康發(fā)展。

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作者單位：大竹縣戒毒康復(fù)中心